Met een stapeltje papieren naast zich als bewijs vertelde Jasper van Kuijk hoeveel gedoe het was om zijn auto van Zweden mee te verhuizen naar Nederland. Ik keek de thema-uitzending Innoveer je dienstverlening waar hij samen met Maarten Schurink, secretaris-generaal van het ministerie van Binnelandse Zaken en Esther de Leeuw, Algemeen Directeur Klantinteractie & -services bij de Belastingdienst te gast was.

De overheid weet niet wat ik aan het doen ben en stuurt mij nog steeds langs alle loketten zoals dat vroeger ging in de fysieke wereld. De burger was toen degene die de formulieren meesleepte. Waarom zit er niet op de website een knop: “U wilt uw auto importeren uit het buitenland? Hoe? Verhuisgoed? We gaan u meenemen, dit is de volgende stap. Dit halen we vast voor u op. Dit moet u doen.”

Jasper van Kuijk in het panelgesprek

Wat volgde was een fijne discussie waarin Schurink aangaf dat hij dit niet het beste voorbeeld vond omdat het niet zo vaak voorkwam en dat er op de releasekalender van de RDW ongetwijfeld belangrijkere prioriteiten zijn. Waarop Van Kuijk reageerde dat dit niet zo moeilijk was om te verbeteren en het symbool was voor de kwaliteit van de dienstverlening van de hele overheid.

Een tijd geleden schreef ik op dit blog dat we een Poolster nodig hebben bij de overheid. Wat is de begripvolle toekomst voor burgers en overheid? Hoe willen we dat het is? De komende weken ga ik hiermee aan de slag. In dit blog een begin.

De 95% mythe

Moeten burgers digitaal vaardiger worden, of moeten de systemen van de overheid mensvaardig worden?

Uit deze blog van Victor van Zuydweg

Ik sprak van de week 2 collega’s bij de overheid over hoe we gebruikers online kunnen herkennen die niet digitaal vaardig zijn om vervolgens met experimenten hen te helpen.

Ik vroeg: “Hoe zie je het verschil tussen iemand die niet digitaal vaardig is of een formulier dat ruk is waardoor de gebruiker vastloopt?” We moeten burgers toch geen cursus geven om met de overheid te leren omgaan?

“Wat ik hoop,” zei ik later, “is dat jullie met je onderzoek de 95% mythe de-bunken.” Als we over digitale dienstverlening praten bij de overheid hoor ik dit vaak. ‘Voor 95% van de gebruikers werkt het goed, maar 5% heeft maatwerk en dus menselijkheid nodig.’

Ik geloof dat niet. Voor de overheid is een dienst misschien generiek, voor een burger is het altijd maatwerk. Altijd persoonlijk en altijd uniek. Mijn studiefinanciering, mijn belastingaangifte, mijn afvalpas of mijn auto uit Zweden.

Software om diensten te leveren moet mensvaardig zijn. Bij het maken hiervan moeten we beginnen bij de mens, en niet bij de techniek. Dat geldt voor 100% van de gebruikers.

Eerst even: als we het over dienstverlening van de overheid hebben, wat zijn dit voor diensten dan? Ik denk dat het terug te brengen is naar 4 onderwerpen:

  • toestemming. Voor een dakkapel of om auto te mogen rijden.
  • geld. Studiefinanciering of AOW. Of aangifte inkomstenbelasting doen.
  • hulp of begeleiding. Bij het vinden van werk of een bewindvoerder.
  • identiteit. Adres doorgeven bij verhuizing, een geboorte of overlijden.

Mis ik nog een onderwerp? Let me know. Dit soort diensten lopen voortdurend door elkaar om een doel te bereiken, maar worden uitgevoerd door verschillende organisaties. Bijvoorbeeld: je bent 18 en wilt auto rijden. Dat is je hoofddoel, maar daarvoor ga je misschien wel langs deze overheidsdiensten:

4 diensten en dus 4 loketten met 1 doel: lekker broezzen op de weg (zo noemen we dat bij mij thuis).

De overheid is niet te doen

In 2017 deed ik een jaar onderzoek naar de Wet Inburgeren. Ik meldde me aan bij een eetclubje in mijn wijk met oude en nieuwe Groningers. Ik bezocht taalscholen en kwam bij vluchtelingen thuis. Mijn onderzoeksopdracht ging over het digitale loket van DUO, maar na elk interview kwam er steevast een stapel papier op tafel ‘of ik daar nog even mee kon helpen’. Ik kreeg appjes met vragen over de energierekening, brieven over uitkeringen, huurtoeslag en oké, ook de laatste Game of Thrones aflevering.

Hoe kunnen we van nieuwe Nederlanders verwachten dat ze braaf hun zaken regelen in de juiste digitale overheidsloketten wanneer ze het overzicht kwijt zijn en verdwalen in al die loketten?

De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid noemt dit doenvermogen. Passiviteit bij de burger hoeft niet op onwil te duiden, de oorzaak kan ook onvermogen of overbelasting zijn. Sommige mensen hebben nu eenmaal meer moeite met de informatiesamenleving dan anderen. De overheid houdt hier nu nog onvoldoende rekening mee. We kijken te weinig naar het totaal aan keuzes, verleidingen en veronderstelde acties dat iemand heeft te verstouwen. We stapelen onze boodschap er gewoon rücksichtslos bovenop.

Zomaar wat logo’s van organisaties waar inburgeraars in het eerste jaar in Nederland mee te maken krijgen

Asielzoekers hebben het eerste jaar in Nederland met allerlei organisaties te maken. We hebben allemaal ons eigen loket, waar we graag willen dat je je zaken – het liefst zelf – online regelt. Nieuwe Nederlanders zijn niet de enigen die moeite hebben met deze loketjesdoolhof. Arjan Widlak van de Kafkabrigade brengt deze doolhoven in kaart door alle loketten die de burger langs moet op een tijdlijn te zetten. Dwaal zelf mee door zijn tijdlijnen, bijvoorbeeld deze over de casus van Hasan.

Het heeft weinig zin om het doenvermogen van mensen te stimuleren met meer informatie. Helaas is dat wel de standaardreactie van veel overheidsinstellingen als de burger niet het gewenste gedrag laat zien. We sturen een brief, een e-mail of posten iets op sociale media. Of we voegen een filmpje toe aan bestaande content op onze website. Dit alles met goede bedoelingen, maar het resultaat is dat we de informatiestress van de klant nog groter maken.

Het moet anders.

De puzzeltjes van de overheid

De overheid maakt deel uit van een digitaal ecosysteem: een systeem dat zich niet beperkt tot de eigen organisatie en klanten, maar alle aanwezige elementen met elkaar verbindt. Een organisatie is geen gebouw van ijzer en beton, maar bevindt zich op het internet, in voortdurend contact met de rest van het ecosysteem.

De overheid functioneert nog niet goed als onderdeel van dit digitale ecosysteem. Het systeem is voortdurend in beweging en het is voor de overheid niet eenvoudig om te anticiperen op veranderingen. We gaan te langzaam. Onze digitale dienstverlening is niet (of nauwelijks) ontwikkeld als onderdeel van een ecosysteem, maar als digitale monocultuur met een grillig karakter. In onze uitvoeringsprocessen proberen we dagelijks onze doelgroepen te sturen met informatie. En als dat niet lukt met informatie over de informatie.

Daarom betekent digitaal bij de overheid vaak: openbare websites tjokvol algemene info, beveiligde portalen met brakke formulieren en lijvige helpdesks waar je in de wacht staat. Maar dat is te beperkend, dat maakt ons weinig wendbaar. En het is veel te duur. Daar komt nog bij dat burgers inmiddels beter zijn gewend. Hun sociale leven speelt zich af op Instagram en Facebook, ze kopen hun spullen bij Coolblue, Bol.com en Zalando en ze betalen met een app van de bank. Ze verwachten dit serviceniveau ook van de overheid, maar die geeft alleen maar puzzeltjes terug.

Maar we zijn toch van de overheid? Ze moeten toch bij ons zijn? Dat hoor je wel eens als je begint over het middelmatige serviceniveau van de overheid. En inderdaad, die monopoliepositie zorgt er voor dat veel overheidsinstellingen hun plek in het ecosysteem verwaarlozen.

Matige service betekent voor een overheidsorganisatie niet dat je failliet gaat of ophoudt te bestaan. Maar matige service zorgt er wel voor dat je maatschappelijk steeds meer onder vuur komt te liggen. De druk neemt toe. Een kritisch rapport van de Ombudsman hier, Kamervragen daar. De Raad van State laat in een ongevraagd advies weten dat ‘de burger in de knel zit’ en de burger zelf deelt dagelijks zijn ongenoegen via sociale media. De monopoliepositie blijft, maar het wordt steeds moeilijker voor een bestuurder om zijn werk te doen. Om verantwoording af te leggen. Conclusie: dagelijks spelen wij onze rol in de digitale wereld en als die door andere spelers als onvoldoende wordt ervaren, zullen ze ons dat steeds luidruchtiger laten weten.

Leidend in het digitale ecosysteem is het gevoel van de burger. Onze burger ervaart pas échte klantgerichtheid als de verschillende contactmomenten volledig op elkaar zijn afgestemd: berichten, e-mail, telefonie, sociale media, openbare websites, portalen. Het ecosysteem plaatst de burger centraal met de diverse kanalen in perfecte integratie daaromheen.

Met, uiteraard, altijd de optie om gewoon even te bellen als je dat fijner vindt of met een kop automatenkoffie aan een tafeltje het erover te hebben, samen.

Het overheidsloket van de toekomst

De komende weken staan al mijn klussen in het teken van dit vraagstuk.

  • De afgelopen maanden hebben overheidsorganisaties samengewerkt aan het onderzoek Werk aan Uitvoering. Uit dit onderzoek zijn 6 grote actiepunten gekomen. Dat betekent 6 werkgroepen die dit uitwerken voor de formatie van het nieuwe kabinet in 2021. Het eerste punt, waar ik in bijdraag, gaat over 1 overheidsbrede visie op dienstverlening. Alle neuzen dus dezelfde kant op.

Over tien jaar kan de burger rekenen op een overheid die op eenvoudige wijze toegankelijk is voor iedereen. Naast de verdere opmars van de digitale dienstverlening zal de burger een beroep kunnen doen op persoonlijk contact met de overheid. Begrijpelijke taal, eenvoudige(re) procedures en waar nodig dienstverlening op maat. De burger verwacht een deskundige, eerlijke en begripvolle overheid, die open met hen communiceert, helder aangeeft wat verwacht mag worden en in staat is om snel antwoorden te geven.

Uit actiepunt 1 uit het rapport Werken aan Uitvoering, fase 2: Handelingsperspectieven
  • Terwijl ik aan de corona-app werkte deze zomer, maakten mijn collega’s bij DUO een aantal provocatypes voor toekomstige dienstverlening. De komende weken ga ik die concepten hier delen ter inspiratie en discussie.
  • En ik ga voor DUO aan de slag met het maken van het Handboek diensten. Een praktische gids hoe wij dienstverlening maken en hoe je daarmee als ontwikkelteam aan de slag kan zodat je die visie waar kunt maken.

Ik denk aan Bill Gates die in de jaren 60 zei dat ‘er over 30 jaar op elk bureau een computer staat’ of Nixon die zei ‘dat we dit decennium nog een man op de maan gaan zetten’. Not because it’s easy, but because it’s hard. We kunnen groot dromen, en als we hard werken, lukt het ook.

Denk met me mee en gooi je tips op me 🙂

Show CommentsClose Comments

Ik ben benieuwd naar je reactie...