Ik gebruik steeds vaker schema’s, tekeningen en infographics wanneer ik iemand interview. Sinds corona interview ik vaak digitaal. Dit vond ik eerst heel onhandig en onpersoonlijk, maar ik ontdekte ook de voordelen. Juist omdat het digitaal is kun je heel makkelijk samen tekenen en informatie schematisch ordenen.
In deze blog wat voorbeelden hoe ik het visueel interviewen aanpak en wat tips om zelf aan de slag te gaan. Het lijkt me leuk om eens een workshop of meetup hierover te organiseren, dus ik hoor graag of daar animo voor is.
Samen tekenen
‘Ik kan helemaal niet tekenen’ is de eerste zin die bij veel mensen eruit rolt als ik deze werkwijze voorstel. Tot we aan de slag zijn en de geïnterviewde loskomt en steeds makkelijker vertelt en meetekent. En aan het eind: ‘nu is het voor mezelf ook veel duidelijker’.
Ik noem het visueel interviewen, samen tekenen, een schematisch gesprek, beeldpraten… bedenk een leuke naam. Het houdt in dat we terwijl we praten direct visualiseren hoe het in mekaar zit. Dat kan bijvoorbeeld door samen een mindmap te maken, een tijdlijn of een andere handige ordening. Tijdens het gesprek zet je alle informatie direct op de juiste plek en dat helpt beide gesprekspartners om tot de kern te komen en direct te zien of het verhaal compleet is.
En ja, je mag ook gewoon tekst gebruiken tijdens het tekenen.
Een paar voorbeelden
Janet Ramesar en ik maakten samen een tijdlijn. Die ging tien jaar terug tot nu. Op de tijdlijn plaatsen we haar ervaringen met de kinderopvangtoeslag. Je zag het overtijd steeds ingewikkelder worden. Door het zo op een rij te zetten zag je heel duidelijk oorzaak en gevolg. Het gaf ons houvast om in korte tijd het verhaal globaal te kunnen vastleggen. De hele tijdlijn maakten we in een zoomsessie van 1 uur. Janet vertelde, ik deelde mijn scherm en plaatste wat zij vertelde direct op de tijdlijn. Als ik het verkeerd plaatste, corrigeerde ze me: ‘nee, dat moet eerst. Die moet meer naar rechts’. Het gaf ons allebei houvast.
De tijdlijnopzet gebruikte ik later zelf toen ik een maand uit mijn relatie met de overheid in kaart bracht. En ik paste hem toe in een project voor Werk aan Uitvoering waar ik samen met Maureen Hermeling iemand van Loket Geldzaken van de Gemeente Den Haag interviewde (op mijn blog noemde ik hem Puzzelaar Patrick). Met z’n drieën brachten we zo complexe casuïstiek rond schulden in kaart.
Bij de Ombudsman gebruikte ik tijdens een serie interviews met collega’s niet een tijdlijn maar een tekening van de organisatie. De hamvraag was ‘hoe moeten we onze eigen activiteiten organiseren om meer effect te hebben op de overheid?’ In elk interview maakten we samen een nieuwe tekening van onze ideale organisatie. Tijdens het maken van die tekening stelde ik steeds waarom-vragen. Wat ik leerde van die gesprekken beschreef ik in de blog over een professionele luisterstandaard. Dit is de basistekening die ik gebruikte als start voor de gesprekken (dus voordat iedereen ermee begon te schuiven en een nieuwe tekening maakte):
Aan het begin van de coronacrisis mocht ik een tijdje meewerken met het team dat de corona-apps maakte bij het ministerie van Volksgezondheid. Van Jasper, mijn man had ik toen net een Ipad gekregen. Ik nam hem mee tijdens mijn bezoeken aan de GGD en schetste samen met GGD-medewerkers het bron- en contactonderzoek en de knelpunten die ze ervaarden. We maakten bijvoorbeeld dit soort schetsen:
Laatste voorbeeld, ook bij de Ombudsman. In een korte brainstorm over signalen en klachten als input voor onderzoeksonderwerpen tekenden we ze zodat je direct de omvang van de signalen kon zien en de overlap met de rest van de onderwerpen. Dit was een eerste schets die we later konden uitwerken.
Waarom het werkt
Samen tekenen werkt gewoon lekker. Ook in gesprekken op locatie heb je zo een flipover erbij gepakt: ‘zal ik het even uittekenen?’ en de spraakverwarring verdwijnt als sneeuw voor de zon.
Digitaal kan dat net zo makkelijk. Je deelt je scherm, je tekent hoe je het voor je ziet en de ander kan direct reageren: ‘nee, je hebt het helemaal verkeerd, het moet juist zo’.
Samen maken betekent samen ordenen en samen structuur aanbrengen aan het verhaal. Het is direct tastbaar. Je ziet het voor je. Je vangt de woorden in beeld voordat ze wegglippen.
De input is de output. Je hebt direct na het gesprek de basis voor het resultaat en de documentatie al klaar staan. Na het gesprek met Janet had ik zelf nog maar een uurtje extra nodig om alles netjes te maken en de steekwoorden uit te schrijven. Na een check van haar was het af.
Digitaal praten is op deze manier veel minder onpersoonlijk. Je bent samen aan de slag. Je hoeft elkaar helemaal niet per se te zien, want je deelt je verhaal evengoed en bent samen creatief bezig. Dat activeert ook al zit je beide achter een scherm op afstand. En als extra bonus hoef je na afloop niet nog eens een stapel post-its of flip-overs uit te tikken.
Dit heb je nodig
- een digitale tekentool. Ik gebruik Miro, maar je kunt bijvoorbeeld ook je Ipad aansluiten op je laptop, meetekenen en je scherm delen. Of een ander digitale tool gebruiken, er zijn er zat.
- een basisarchitectuur. Bedenk van te voren hoe je het gaat opzetten. Maak je een tijdlijn? Een schematische opzet van de organisatie? Een mindmap van vragen en antwoorden? Of nog iets anders? In Miro heb je handige kant-en-klaar templates die je kunt gebruiken.
- Skills om te schetsend visualiseren. Het hoeft niet in 1x perfect. Hardop nadenken ‘hmm hoe zal ik dit uitbeelden’ is prima. De ander helpt dan ook mee, en je geeft de ander de kans om samen te maken. In een masterclass van Stefanie Posavec (bekend van Dear Data) leerde ik de basistechnieken om visueel te werken. Ik schreef er deze blog over en gaf later deze workshop erover bij DUO.
- programma om te videobellen en je scherm te delen
Voor gevorderden:
- de ander ook bewerkrechten geven in je programma. Neem dan tijd voor een korte intro en leg uit hoe het tekenprogramma werkt. Ik trek hier zeker 10 minuten voor uit en oefen samen wat. Soms is het lastig en werkt het makkelijker als ik zelf teken en vragen stel. De ander denkt dan mee en geeft mij tekeninstructies. Daarom noem ik het ook visueel interviewen, want je helpt de ander zijn verhaal in beeld of schematisch te vertellen.
Aan de slag
Enthousiast om ook samen te tekenen met je collega’s of degene die je interviewt? Ik hoop dat je hier wat aan hebt. Leuk om te zien hoe jij het aanpakt, dus deel je resultaat ook met mij (en anderen!).