Categories
Promoklip

Over ontwerpen in/van het openbaar bestuur

Kan een ontwerpende aanpak tot een beter bestuur leiden?

Tijdens het evenement Van stuurloos naar stuurkracht, georganiseerd door PONT, vertelde Kustaw Bessems over zijn nieuwe boek Stuurloos. De zaal zat vol geïnteresseerden in de overlap tussen ontwerpen en overheid. Kustaw noemde 4 patronen die moeilijk gaan bij de overheid, en per patroon vertelde een ontwerper over de eigen praktijk in een publieke context en hoe zo’n patroon doorbroken kan worden.

Een van de patronen was bijvoorbeeld dat de overheid opgeknipt is in verschillende specialismen die op hun eigen vierkante centimeter hard aan het werk zijn. Hierdoor is er vaak geen oog voor het geheel en worden problemen vanuit die afzonderlijke hokjes opgepakt. Dat leidt alleen niet tot goede oplossingen voor de grote maatschappelijke problemen.

Een belangrijk principe van mensgericht ontwerpen is juist ‘uitgaan van de gehele ervaring van de gebruiker’ en van daaruit diensten en beleid ontwerpen. Ik vertelde hoe in de casus die ik onderzoek, het programma Clustering Rijksincasso, dit principe toegepast wordt en tot welke nieuwe diensten dit leidt.

Wil je mijn onderzoek volgen, abonneer je dan op mijn maandelijkse nieuwsbrief.

Uit een uitlegvideo van Programma Clustering Rijksincasso

Een duidelijke kloof

‘Hoe kan een ontwerpende aanpak leiden tot een beter bestuur?’ Samen met het publiek bespraken we wat er nodig is om ‘het te laten werken’ en welke ingrediënten er al zijn binnen de overheid. Tegelijkertijd zagen we ook een duidelijke kloof.

In de trein terug zat ik daar nog wat over te peinzen. Niet alleen, want met een aantal ontwerpvrienden bij de overheid die er ook waren, appte ik er nog vrolijk over door.

Ik zie inderdaad ook een kloof. Gelukkig maar, want hij vormt de basis voor mijn promotieonderzoek. Ik zie twee oorzaken.

De ratio botst met de creativiteit

Ten eerste is de overheidspraktijk inderdaad weerbarstig voor ontwerpers. In het openbaar bestuur heerst een hiërarchie waarin feedback van burgers, als gebruikers van diensten, moet concurreren met democratisch besloten beleidsaanpassingen. Dit leidt tot een vrij rationele en technocratische benadering van het maken van beleid en diensten en staat haaks op de empathische en creatieve aard van een ontwerpende aanpak. Dit schrijf ik ook in mijn eerste onderzoekspublicatie van mijn PhD.

Het gevolg hiervan is dat design vaak wordt gezien als een uitzondering: een creatief project, slechts voor het topje van de dienstverlening, of in het ergste geval – maar nu doe ik heel cynisch – als een leuke teambuildingsactiviteit. Veel ontwerpers die bij of voor de overheid werken, zullen dit herkennen. Het voelt soms alsof je tegen de stroom in aan het werk bent.

Naïef over publieke tradities

De tweede oorzaak vind je als je de zaak vanaf de andere kant bekijkt. De ontwerpende aanpak, zoals hij op veel designuniversiteiten en kunstacademies onderwezen wordt, houdt geen, of in ieder geval veel te weinig, rekening met essentiële bestuurlijke tradities zoals democratie en de rechtsstaat.

Ontwerpers zien zichzelf nog te vaak als visionairs en ook onder collega-ontwerpers in Nederland hoor ik regelmatig opmerkingen over ‘die ambtenaren’ en ‘die overheid’. Ik voel dan altijd wat cringe omdat juist ontwerpers een diep begrip van deze tradities nodig hebben om hun kwaliteiten te kunnen bieden aan die overheid. Als je als ontwerper bij de overheid iets wilt doen, en je weet niet wat de AwB is, dan ben je eigenlijk al af, vind ik.

Je begrijpt vast hoe blij ik was toen vorig jaar, tijdens een gastcollege voor eerstejaars studenten Industrieel Ontwerpen in Delft, een groepje de Wet op de Studiefinanciering erbij pakte voor hun groepsopdracht over de uitwonenden beurs controle van DUO.

Wil je een spoedcursus rechtsstatelijke tradities? Lees dan vooral de eerste hoofdstukken van Kustaws boek Stuurloos.

Sterker nog…

We doen de overheid eigenlijk te kort door te doen alsof de ontwerpende aanpak nieuw is en dat ze dat moet leren. Ontwerpen is haar kerntaak en dat doet ze al sinds jaar en dag. De overheid maakt continu strategieën, beleid en diensten om elke dag een betere samenleving te creëren. Ze werkt samen en betrekt verschillende perspectieven. Kortom: ze ontwerpt. Alleen doet ze dat vanuit een andere logica, maar dit is net zo goed een ontwerpende logica. Dit stelt Geert Brinkman, promovendus aan de faculteit Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit.

De kloof is misschien veel kleiner dan we denken.

Ik denk daarom dat het tijd is om een ander verhaal te vertellen over dit onderwerp. Een verhaal waarin de expertise van ambtenaren en ontwerpers beide gelijkwaardig wordt omarmd. Een bescheiden verhaal over wat zij elkaar kunnen bieden en vooral veel nieuwsgierigheid naar de kwaliteiten over en weer. Een verhaal waarin we samen op zoek gaan naar hoe onze werkwijzen aangepast moeten worden, die van de overheid én die van ontwerpers.

Samen met Geert host ik een panel tijdens de wetenschappelijke NIG Conferentie in Gent op 6 en 7 februari 2025 om dit nieuwe verhaal te verkennen. Meld je aan voor ons panel 13 om mee te doen.

We zijn op zoek naar hoe die gecombineerde ontwerpbenadering eruit kan zien en zijn benieuwd naar andere wetenschappers die hier onderzoek naar doen. Je kunt ook meedoen als je met een onderzoeksidee rondloopt en daar feedback op wilt. Wie weet wil je ooit ook nog eens zo’n PhD-avontuur aangaan! Meld je dan zeker aan.

Verder lezen?

  • Het proces vertrouwen is niet genoeg. De eerste inzichten uit mijn eigen promotieonderzoek.
  • Bessems, K (2024). Stuurloos. Wegwijzers voor een land op drift. Das Mag Uitgeverij.
  • Brinkman, G., van Buuren, A., Voorberg, W., & van der Bijl-Brouwer, M. (2023). Making way for design thinking in the public sector: a taxonomy of strategies. Policy Design and Practice6(3), 241-265.
Categories
De begripvolle ambtenaar Geen onderdeel van een categorie

Hoe te reflecteren

De vakgroep Ambtelijk vakmanschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken vroeg of ik vanuit mijn onderzoek naar De begripvolle ambtenaar wat van mijn ontwerpen op een rij kon zetten die andere ambtenaren kunnen helpen met reflecteren. Dat doe ik graag, en waarom dan niet ook voor jullie?

https://open.spotify.com/episode/3OhKIjeCX4tNxxo5EbU6gL?si=9WsxcLwXQrix3yzpvvOw0Q

De begripvolle ambtenaar is een zelfonderzoek bij de Dienst Uitvoering Onderwijs naar welke rol begrip voor burgers speelt in onze estafette van wet naar loket. Ik vroeg mijn collega’s of ik hen mocht fotograferen als begripvolle ambtenaar. Dat leverde openhartige gesprekken op. Mijn collega keek door mijn camera naar zichzelf. En samen keken we naar alle portretten en wat we daarvan leerden. Zijn we blij met wat we zien in de spiegel? Of willen we het anders, en hoe dan?

Het foto-interview is niet het enige reflectieve experiment dat ik ontwierp. In dit blog een rijtje welke ik nog meer deed, waar ze op gebaseerd zijn (zodat iedereen zelf ook aan de slag kan) en door wie ik geïnspireerd werd.

Waarom reflecteren belangrijk is, lees je in mijn essays over De begripvolle ambtenaar. Of bekijk je in deze korte film over het onderzoek.

Methoden en experimenten die ik ontwierp

Vanuit een centrale vraag ontwierp ik experimenten om deelvragen samen met participanten te onderzoeken. Deze grote vraag was: hoe kan de digitale overheid een begripvolle verbinding hebben met burgers.

Deze manier van onderzoeken heet design research. Op dit blog hield ik de aanpak en de voortgang bij. Alle experimenten en bevindingen schreef ik uit en ik deelde het materiaal zodat een andere organisatie er ook makkelijk mee aan de slag kan. Alle blogs over de totstandkoming van het onderzoek zijn in het archief.

In mijn ontwerpen speelt reflectie een grote rol. De experimenten om te reflecteren verdeel ik ruwweg over 4 categorieën.

  • Je verhouden tot de ander. Bijvoorbeeld in de touwgesprekken tussen studenten en ambtenaren. Of het experiment Verhalen voor ambtenaren waarin ik wetteksten over het persoonlijke verhaal van een student afspeelde en hier collega’s op liet reageren. Of het rollenspel de drama-driehoek dat ik met een klas studenten en een paar collega’s deed.
  • Luisteren hoe de ander zich verhoudt tot jou. Bijvoorbeeld door samen te werken met studenten en hen de regie te geven hoe zij hun relatie met DUO willen onderzoeken. Of toen ik zelf de confrontatie aanging met voorbijgangers op de markt in Rotterdam. Ik verzamelde kaartjes van studenten voor collega’s.
  • Je verhouden tot jezelf. Dat gebeurde in het foto-interview natuurlijk. En ook in het experiment Een tijdlijn waar collega’s nadachten wanneer ze wel of niet een begripvolle ambtenaar konden zijn. Deze tijdlijn heb ik later nog regelmatig met een groep ambtenaren gedaan, en het leidt altijd tot mooie gesprekken.
  • Je verhouden tot het geheel. Na elke blog die ik schreef over een begripvolle ambtenaar, kwamen er collega’s met elkaar in gesprek. Op het Rijksportaal, in de lift, bij de koffiehoek. Van alle foto’s samen maakte ik een expositie. Ik organiseerde ook veel semi-publieke ontmoetingen waar iedereen verhalen kon uitwisselen, vaak ook met studenten erbij. Begripvolle ambtenaar Gabe vertelde een jaar na zijn foto-interview (voor mijn examen :)) hoe hij al deze gesprekken heeft ervaren.

Gabe: ‘het impliciete expliciet maken’.

Mijn inspiratie en invloeden uit het werk van anderen

Alle bronnen en invloeden uit het onderzoek vind je netjes op een rij. Ik licht er een paar uit.

Het boek Reflective practitioner, how professionals think in action van Donald Schon uit 1991 is de bijbel, een taaie weliswaar, maar niettemin de bijbel. Voor mij is trouwens dit blog waar ik hardop denk en met collega-ambtenaren in gesprek over kan gaan een manier om te reflecteren-in-actie zoals dit boek beschrijft.

Het boek Moreel leiderschap van Alex Brenninkmeijer. Organisaties, leiders maar ook ieder individu, hoe klein je deel in het geheel ook is, iedereen kan en mag moreel leiderschap tonen. In zijn betoog valt hij terug op de ingrediënten uit de redenaarskunst van Aristoteles: logos, pathos en ethos. Ik schreef er over in het essay ‘Ruimte voor onze eigen menselijkheid‘.

Op de website Hidden Design vind je de strategie en stappen die ik nam om mijn design research op te zetten. De strategiecirkels en de manieren waarop ik een experiment opzette en analyseerde. Ze bieden trouwens ook masterclasses om deze manier van ontwerpen eigen te maken.

Ik gebruikte de toolkit Ethics for Designers van Jet Gispen om samen met collega’s een aantal producten van DUO’s dienstverlening te ontleden en te reflecteren op onze rol.

Joost en Britt tijdens de beoordeling van mijn expositie op de Willem de Koning Academie.

Het werk van mijn klasgenoten Joost van Wijmen en Britt Hoogenboom is verweven met De begripvolle ambtenaar. Joost gebruikt confrontatie en ervaring in Encounter, zijn onderzoek naar het veranderd lichaam. Hij laat je dingen voelen en helpt je om je lichaam daarbij te gebruiken. De tijdlijn die ik ambtenaren liet maken is een copy paste van zijn tijdlijn die hij ouderen laat maken over hun veranderend lichaam. Britt onderzocht hoe ze beelden kon inzetten om mensen elkaar beter te helpen begrijpen. In haar ontwerpen gebruikt ze bewustwording, vertraging, empathie en verbinding. Ideale ingrediënten voor een goede reflectie. Zij ontwierp de foto-expositie voor me, zodat hij ambtenaren verleidt tot een flinke portie eigen reflectie bij een bezoek. Daarnaast sprak ik om de week op dinsdagavond met hen af in een kroegje en zaagden we elkaars research door. Dat samen kritisch reflecteren helpt ook wel 🙂

En Astrid Poot. Ik kende haar nog niet toen ik De begripvolle ambtenaar maakte, zij startte haar onderzoek naar ethiek toen ik net klaar was. Maar hou op, wat doet ze dat tof. Volg haar voortgang en bevindingen, want zij is nog lang niet klaar. (Ik mocht eerder dit jaar ook in haar podcast waar we een tof gesprek hadden over ons beider research, fijne luistertip – if I may say so myself).

Mag reflectie gevolgen hebben?

Tijdens het onderzoek De begripvolle ambtenaar bleef ik bij het reflecteren zelf, de methodes die ik daarvoor ontwierp en wat ik uit deze eerste set reflecties leerde. Alle spin-offs die ontstonden in de organisatie (en daarbuiten) had ik niet echt onder controle. Dat liet ik al vrij vroeg los, ik vond het prima dat het boven me uitsteeg, graag zelfs.

Maar ik vond het nu soms weleens lastig, dat ik niet echt goed kan uitleggen wat De begripvolle ambtenaar nu heeft veranderd. Hoe meet je dit? Soms hoor ik flarden van keuzes die in andere organisaties gemaakt zijn, omdat ze geïnspireerd waren door, of iets lazen op dit blog.

Met haar onderzoek ontwerpt Astrid ook een taal om over reflectie en tot welke veranderingen dit leidt te praten. Dit geeft mij weer houvast om de flarden die ik opvang beter te onderzoeken en te kunnen plaatsen. Astrid gebruikt in haar ethiekonderzoek bijvoorbeeld deze ladder. Reflecteren zou ik in het eerste of tweede bolletje plaatsen.

Reflecteren is het begin. Als je hiermee begint, kan er van alles gebeuren. Dat is spannend, en super. Hier moet ruimte voor zijn. Die ruimte kun je zelf nemen, en als genoeg mensen dat gaan doen, dan veranderen er dingen.

Bijvoorbeeld Jean, de analist uit de fotoserie zuchtte in zijn foto-interview dat hij niet zoveel kon met empathie als ambtenaar. Na deze ervaring ging hij aan de slag om zijn analyses vorm te geven vanuit het perspectief van de burger en niet alleen van de organisatie. Hij schreef een memo aan de directie hoe we het doenvermogen van burgers een concrete rol kunnen geven in beleid. Later werd hij uitgenodigd om hierover te vertellen bij de Academie voor Wetgeving.

Jean begon geïnteresseerd. Hij hielp al vanaf het begin mee aan het onderzoek, eerst op de achtergrond later deed hij actief mee. Hij begon zijn eigen aanpak te veranderen en ging aan de slag om een nieuwe standaard te maken zodat bij analyses het burgerperspectief vanaf het begin goed meegenomen wordt.

Van al mijn collega’s die meededen kan ik zo’n soort verhaal vertellen. Of ze nu meededen aan het foto-interview en in volle glorie op mijn blog stonden, of in een ander experiment, of zelfs meelezer en prater waren, zo’n collectieve reflectie doet wat met je. En dat moet ook!

Mijn doel was, ik zal er geen doekjes om winden, een overheidsbrede reflectie op gang te brengen over onze relatie met burgers. En welke impact iedere individuele ambtenaar hierop heeft, waar je in de estafette van wet naar loket ook zit.

Als ik even vastliep, keek ik dit filmpje.

Kun je bij ons ook ‘een begripvolle ambtenaar’ doen?

Ik heb weleens gespeeld met het idee een toolkit te maken van alle experimenten. Ze staan op deze blog tenslotte allemaal al, de meeste zelfs met handleiding en downloads. Maar reflecteren is niet plug and play. Een tooltje hier, een gesprekje daar. Daarmee maak ik het te plat, en doe ik mijn eigen onderzoek te kort.

Reflecteren op de relatie tussen burger en overheid, op je rol als ambtenaar daarin, dat is iets dat continu moet gebeuren en gefaciliteerd moet worden. Het is een cultuurverandering. Dat lukt niet met een keer een leuke workshop. Wat mij betreft kies je dus niet een leuk experiment uit de lijst, nee, kies ze allemaal. Want samen hebben ze effect.

Of nog beter: ontwerp zelf samen met collega’s manieren om te reflecteren met elkaar. Nodig je doelgroep daar ook bij uit. Ha, dan gaat het ergens over!

Ik sloot mijn essays over het onderzoek af met drie woorden: open, eerlijk en samen. Dat is wat mij betreft de kern van de reflectie die bij de overheid op gang moet komen. Open(baar), eerlijk en samen met burgers.