Categories
Promoklip

Een dag mee met een gerechtsdeurwaarder

Een paar jaar geleden belde iemand dichtbij me “wat moet je doen als een deurwaarder langs komt?” Dat wist ik ook zo niet. Pas op de 3e pagina tijdens het stress-googlen kwam ik op een linkje naar de Ombudsman met wat je kunt doen en vragen. En wat je eigenlijk kunt verwachten.

Deze week liep ik mee met Hans van Dijk, gerechtsdeurwaarder bij GGN Zwolle en zag ik de andere kant. Het CJIB regelde een meeloopdag voor me bij mij in de buurt. In deze blog wat ik meemaakte en leerde.

Photo by Florencia Viadana on Unsplash

Ik heb geen foto’s gemaakt tijdens de meeloopdag. Voor deze blog gebruik ik foto’s van willekeurige deuren van fotosite Unsplash met de zoekopdracht door AND dutch.

Hoe de dag eruit zag

Kwart voor 9 stond ik langs de snelweg, eerst koffie. Wat gaan we precies doen vandaag? Hans liet in de auto een bak vol gekleurde mapjes zien. In elk mapje een brief of officieel document die we persoonlijk langs gingen brengen bij iemand. Soms was het een aankondiging en soms was het om beslag te leggen op iemands bezittingen of salaris. Bovenop lag een iPad met een app geopend met meer achtergrondinformatie over het dossier achter de brief. Met de communicatie tussen de debiteur en GGN bijvoorbeeld, en of er ook meer vorderingen bekend waren.

We gingen rijden, kris kras door de stad. Tussen bezoeken door kreeg ik uitleg over wat de verschillende soorten brieven betekenen en wat Hans als gerechtsdeurwaarder meemaakt. Ik vertelde over mijn onderzoek en we dachten na hoe overheidsdiensten beter konden voor de mensen die we bezochten.

Photo by Quaid Lagan on Unsplash

Een van de eerste adressen bezorgden we iemand enorme schrik. De partner was niet thuis. Daar was de brief voor beslaglegging eigenlijk voor. Het ging om een grote schuld. “Ik weet daar niets van, hoe moet dit nu?” De brief achterlaten, later op de dag via de 06 alsnog contact. “Kom met een goed voorstel hoe je dit zou kunnen afbetalen. Denk er even over na.” En ook: “Heb je hulp om hier mee om te gaan?” “Nee, ik probeer het eigenlijk zelf weer op een rij te zetten.”

“We praten niet over geld in Nederland,” ging het gesprek tussen ons in de auto verder. “Ook de andere kant op, als je iemand vraagt ‘hoeveel verdien je?’ zeggen we altijd ‘niet genoeg’ en maken een grapje.”

We reden een straat in: “Hier ben ik bij iedereen al wel een paar keer langs geweest.” We stapten uit en liepen naar het adres op de brief. Een verkeersboete die inmiddels opgelopen was tot 3x het bedrag. “Voor deze kinderen is het normaal dat de deurwaarder langs komt. Ze groeien hiermee op, het is lastig om het zelf dan anders te doen later.”

Wat betekenen, beslaglegging en regelen is

In korte tijd leerde ik een nieuw jargon. Wanneer een vordering bij de gerechtsdeurwaarder terecht komt, heeft ‘ie al een lange weg afgelegd.

Bijvoorbeeld een vordering omdat je je zorgverzekering niet betaalt. Stel, je slaat 1 of meer maanden over. Dat kan allerlei redenen hebben. Dan stuurt eerst de verzekeraar een herinnering of aanmaning naar je. Wanneer je 6 maanden achterloopt, gaat er een seintje naar het CAK en word je een zogenoemde ‘wanbetaler’. Hiermee gaat de schuld ook van een private verzekeraar naar de overheid. Bij het CAK gaat je zorgpremie omhoog. Je kunt hier een regeling treffen dat je de schuld afbetaalt en je weer teruggaat naar je eigen zorgverzekeraar en de normale premie weer betaalt.

Wanneer je dit niet doet, kijkt het CAK of je werkgever de premie direct aan hen kan betalen. Lukt dit allemaal niet, dan dragen zij de vordering over aan het CJIB. Dit is het incassobureau van de overheid en zij sturen je opnieuw brieven om te proberen de vordering te innen. Tot hier heet het allemaal ‘de minnelijke fase’.

Photo by Florencia Viadana on Unsplash

Wanneer ook het CJIB geen succes heeft, gaat de vordering naar een gerechtsdeurwaarder. Die brengt eerst een brief om bekend te maken dat er een dwangbevel aan komt. Twee dagen later mag de gerechtsdeurwaarder met het dwangbevel langskomen. Dit heet ‘betekenen’. Na 2 dagen nog niet betalen, mag de deurwaarder beslag leggen op spullen die je niet nodig hebt.

Je kunt dan nog ‘regelen’. Dat houdt in dat je een manier om te betalen afspreekt. De deurwaarder kijkt dan naar de hoogte van de schuld en de uiterlijke aflosdatum. Maar die kijkt ook naar jouw situatie. Lukt het je om sneller af te lossen zodat je er eerder vanaf bent? Dat is ook in het belang van de schuldeiser. Is dat allemaal geen houdbare situatie, omdat er al andere beslagen lopen, dan kijkt hij samen met jou wat er mogelijk is. Soms adviseert die zelfs de schuldeiser om af te zien van het (hele bedrag) vorderen.

Wanneer het de gerechtsdeurwaarder niet lukt om een regeling te treffen of er geen beslag gelegd kan worden, dan kan die ook beslag leggen op je inkomen bij je werkgever. Dit heet ‘derdenbeslag’. Wanneer meerdere schuldeisers dit willen doen, neemt de deurwaarder die het eerst beslag heeft gelegd de coördinatie op zich voor hoe het geld verdeeld wordt tussen hen.

Deze dubbele beslagen zijn best ingewikkeld. In een eerdere blog schreef ik hoe betrokken partijen de bestaande situatie willen verbeteren en hoe een mensgerichte ontwerpaanpak hier bij kan helpen.

Sinds een paar jaar brengt de gerechtsdeurwaarder bij schulden bij de overheid eerst een huisbezoek om de situatie aan te kondigen en in gesprek te gaan. Soms kan je dan direct tot een oplossing komen. Gebeurt dat niet, dan volgt alsnog het proces van betekenen, dwangbevel, beslaglegging en derdebeslag.

Een trein of rivier?

Wanneer ik het zo opschrijf, lijkt het een proces met een begin en een eind. Een soort trein met stations waar je in principe elk moment uit zou kunnen stappen. Als je maar in actie komt en de deur opent. Op elk moment kun je in theorie betalen, in 1x of via een regeling.

Photo by Margaret Polinder on Unsplash

Terwijl we van adres naar adres reden, realiseerde ik me dat het helemaal geen trein is. De meeste adressen waren herhaalbezoeken. “Vorig jaar heb ik beslag moeten leggen op zijn auto.” “Een paar maanden geleden was ik hier ook, maar toen bij de moeder.” “Hij heeft net alle vorderingen betaald, maar dit is weer een nieuwe beslaglegging. En ik zie dat er ook al weer 1 aankomt, hm, die had hier eigenlijk in mee moeten gaan.”

Voor de meeste mensen leek schuld meer een rivier die maar blijft stromen.

Iemand opende de deur, nam de brief aan: “Ja, komt goed, ik geef hem wel aan de gkb.” De gemeentelijke kredietbank. Toen ik vorige week bij mij in de stad kennismaakte met iemand die daar werkte, zei die juist: “We proberen vooral te helpen met vroegsignalering en coaching, zodat mensen zelf grip krijgen op hun situatie.”

Photo by Ilnur Kalimullin on Unsplash.

De vragen die ik meeneem

Wat voor diensten kan de overheid nu (her)ontwerpen om deze rivier te minder hard te laten stromen of zelfs in te dammen? Tijdens de lunch bespraken we hoe aan de ene kant sommigen volledig de grip kwijt zijn op hun financiën. Wat hebben zij nodig?

Sommige schulden voelden voor mij ook zo zinloos. Een boete met ophogingen waarvan je al 3x je auto had kunnen verzekeren. Of maanden achterlopen met het afbetalen van je studieschuld terwijl je ook jokerjaren kan inzetten. Je moet het net weten en kunnen regelen. Hoe kun je in je dienstverlening hiervoor ontwerpen?

En aan de andere kant is een volledige eenzijdige focus op debiteuren ook onterecht. Verkeersboetes zijn bedoeld als prikkel voor de verkeersveiligheid. Het afbetalen van je studieschuld is een verplichting naar de maatschappij. Het betalen van je zorgverzekering maakt dat we allemaal toegang tot zorg hebben. Het lijkt soms zo tegenstrijdig. Ik schreef eerder al over die twee kanten opkijken als het gaat om overheidsdiensten.

Photo by Antonina Bukowska on Unsplash

Een collega bij het CJIB zei in diens interview: “Het hoeft niet tegenover elkaar te staan. Het lijkt een tegenstelling, maar dat is het niet. In een handhavende taak kun je ook dienstverlenend zijn. Daar heeft iemand recht op.”

Als het geen tegenstellingen zijn maar elkaar juist kan aanvullen, hoe ziet dat eruit? Wat voor diensten maak je dan? Helpen diensten eerder in het proces, zoals een app met overzicht op schulden, om een dam in de rivier te maken? Kan de overheid grenzen stellen op een manier die jou als debiteur ook helpt om de regie vast te houden?

En wat heeft je team en je organisatie nodig om dit te kunnen doen? Dat is uiteindelijk mijn onderzoeksvraag. Abonneer je op mijn nieuwsbrief om daar de komende tijd antwoorden op te krijgen.

Verder lezen?

Categories
Hoe doe je onderzoek? Promoklip

Praktijkcasus bekend

Ik ben inmiddels dik anderhalf jaar bezig met mijn promotieonderzoek en inmiddels ook bezig met het praktijkdeel. In deze blog een update.

Je leest over wat ik onderzoek, hoe ik de casus kies en welke het is geworden. Aan het eind een tijdlijn hoe de komende tijd eruit ziet. Om in het reisthema te blijven: de route is nu redelijk uitgestippeld.

Status quo van overheidsdiensten

Vaak laat ik onderstaand plaatje zien om uit te leggen hoe de overheid nu diensten maakt, en wat ik dus wil veranderen met mijn actieonderzoek. Het is een versimpelende weergave van een maand uit mijn eigen relatie met de overheid.

Ik hield bij wat ik meemaakte met de overheid en wat daar bij de overheid allemaal bij komt kijken. Het viel me op dat de meeste organisaties overheidsdiensten maken en aanbieden alsof ze 1 op 1 een relatie met een burger hebben, maar in de praktijk is dat niet zo. Iemand is continu met verschillende organisaties aan het schakelen om van alles te doen. En de uitkomst van de ene dienst heeft vaak impact op een andere dienst. De vraag is of de collectieve waarden waar we bovenin mee beginnen nog wel zo uitwerken in de praktijk van het individu. Het antwoord: nou, nee.

Ik schreef er deze blog over die het startschot voor mijn promotieonderzoek vormde.

De status quo als het gaat om diensten die de overheid maakt voor mensen.

Hoe kan dit anders? En hoe kunnen we dat leren als overheid?

Om te kunnen onderzoeken hoe de overheid zich ontwikkelt in het maken van diensten die goed zijn voor mensen, vind ik het belangrijk om zo dicht mogelijk op zo’n dienst te zitten. Ik wil het niet in theorie of in een geïsoleerd innovatielab onderzoeken. Nee, zo dicht mogelijk bij de praktijk, met de poten in de modder, middenin de status quo. Dáár moet het gebeuren.

Door in te zoomen naar 1 dienst van de overheid, kan ik onderzoeken hoe de betrokken organisaties zichzelf ontwikkelen in het mensgericht ontwerpen daarvan. Sinds februari loop ik daarom mee met het Programma Clustering Rijksincasso (CRI). Zij zijn de status quo rond de schuldenproblematiek aan het herontwerpen. Het motto: één burger, één afloscapaciteit, één overheidsincasso. Dit filmpje laat zien hoe ze dat doen.

Hoe kies je een casus?

Eigenlijk weet ik pas een paar weken dat CRI en het aflossen van schulden echt mijn casus wordt. De eerste paar weken dat ik bij het programma rondliep was ik bezig om de praktijk te verkennen en vanuit de literatuur casus criteria te formuleren. In kwalitatief onderzoek is het belangrijk dat je dat heel goed selectief doet en kunt onderbouwen.

Uiteindelijk kwam ik tot de volgende criteria:

  1. De organisatie/ het team herontwerpt een overheidsdienst, in dit geval ‘je schuld(en) aflossen’.
  2. Deze dienst wordt door meerdere organisaties geleverd (service bundling).
  3. Deze dienst is in het sociale domein en is typisch voor een nationale semi-gedigitaliseerde overheidsdienst.
  4. Er is ruimte om bestaande structuren, rollen en processen (en organisaties) aan te passen. 
  5. De dienst wordt herontworpen op basis van mensgerichte ontwerpprincipes (of daar is ruimte voor). 
  6. Ik mag als actie onderzoeker meedoen.
  7. Het team gaat ‘full circle’: maatschappij, politiek, beleid, uitvoering en burger zijn betrokken. 
  8. Er is organisatorische en politieke wil voor verandering. 
  9. De organisatie/ het team steunt en doet mee in een open aanpak. 
  10. Er is financiering voor de casus.

Ik moet eerlijk bekennen dat ik ook een beetje vals heb gespeeld. Het programma kende ik namelijk al en intuïtief wist ik: hier gebeurt iets interessants. Ik maakte daarom een lijst waarom ik echt geloofde dat dit de casus moest worden. Ik veranderde vervolgens CRI overal in ‘de organisatie’.

Ik eindige met bovenstaande lijst die veel ambitieuzer was dan ik had kunnen hopen voor een overheidscasus waar ik als onderzoeker toegang tot zou krijgen. Als ik niet wist dat dit bestond, had ik niet geweten dat dit kon, zeg maar. En toen zei mijn promotor, “Nou, Maike, in de wetenschap heb je ook zoiets als ‘opportunity’, dus ga ervoor!”

Als ik de status quo aanpas naar hoe dat in de CRI-logica eruit zou zien, krijg je deze artist impression:

Breed onderzoeken hoe organisaties samen diensten kunnen maken die goed is voor mensen. Diensten waarmee burgers grip op hun schuld(en) kunnen krijgen en kunnen voorkomen dat deze schulden oplopen.

Ik heb nu 22 weken een dagboek bijgehouden met observaties. Samen met een reeks interviews ga ik ze deze zomer analyseren. Dat vormt de opzet voor een tweede onderzoekscyclus die ik vanaf september met het team vormgeef. Binnenkort zal ik een blog schrijven hoe ik tot nu toe de data verzameld heb en wat mijn analysestrategie is.

Focus!

In de eerste maand van mijn PhD legde mijn begeleider me uit dat je met grote plannen begint die steeds kleiner worden, tot je nog maar een postzegeltje over hebt. En daar promoveer je dan op. Hij stuurde me deze strip die het perfect illustreert. Nu vond ik dat in het begin maar vervelend want ik ging natuurlijk alle problemen van de overheid oplossen, toe even.

Inmiddels heb ik wel behoefte aan focus en daarom besloot ik in juni om mijn hele promotie te wijden aan het maken van diensten rond dit thema: een schuld aflossen aan de overheid.

Dit betekent niet per se dat ik dit ook de hele tijd vanuit het programma CRI ga onderzoeken. Het liefst kijk ik dit jaar breed vanuit dit programma en wissel ik ergens in de loop van 2025 van perspectief. Dan wil ik dieper inzoomen op een overheidsorganisatie die onderdeel is van die brede schuldenaanpak. Zo zou dat er schematisch uit kunnen zien:

Verdieping op het perspectief van 1 overheidsorganisatie: hoe kan die zich ontwikkelen om vanuit het geheel diensten te maken die goed zijn voor mensen?

Het betekent wel dat ik niet meer ga switchen naar andere diensten die de overheid ook maakt. Mijn inzichten over hoe de overheid goede diensten kan maken zullen wel van toepassing zijn op die andere diensten, maar het geeft mij rust om de zomer in te gaan met een steeds concretere postzegel in het vooruitzicht.

Ben je ook bezig met diensten rond ‘schuld aflossen’ en deel je graag je inzichten met mij? Yes, please! Stuur mij een bericht via maike@klipklaar.nl. Ik deel het dan ook met het programmateam CRI.

Tijdlijn

Het onderzoek krijgt dus steeds meer vorm. En dat moet ook, want in oktober ben ik – qua tijd – halverwege. Zo ziet mijn tijdlijn er op dit moment uit:

De piketpaaltjes staan in de grond. Lekker!

Wil je het onderzoek volgen en niets missen? Abonneer je dan op mijn maandelijkse nieuwsbrief.

Categories
Promoklip Werken met beeld

Anders denken, nieuwe oplossingen?

Wanneer je al lang bezig bent met taaie vraagstukken is het soms moeilijk om een doorbraak te vinden. Het kan lijken alsof een probleem gewoon niet opgelost kan worden. Dit soort ‘wicked problems’ zijn complex en continu in beweging. Er zijn allerlei partijen bij betrokken die vaak ook nog tegengestelde belangen hebben.

Bij de overheid hebben we genoeg van dit soort taaie zaken. In mijn onderzoek naar hoe we bij de overheid diensten kunnen maken die goed zijn voor mensen kom ik ze regelmatig tegen. Op dit moment onderzoek ik hoe de overheid diensten maakt voor mensen met schulden.

In mijn onderzoek kijk ik met name naar de overheid zelf. Hoe leert zij en hoe ontwikkelt ze haar eigen doenvermogen om burgers beter te helpen? Wil je dit onderzoek volgen, abonneer je dan op mijn maandelijkse nieuwsbrief.

Kees Dorst, hoogleraar in Sydney, schreef het eerste designboek dat ik 8 jaar geleden las als beginnend ontwerper bij de overheid: Frame Innovation. Hij beschrijft een aantal stappen die je kunt nemen om voor taaie vraagstukken nieuwe oplossingsrichtingen te zien. Dit doe je door anders te denken: door het probleem te reframen.

In dit blog lees je hoe ik samen met teamleden met wie ik dit jaar meewerk deze methode toepas. Het onderwerp: hoe legt de overheid beslag op iemands loon wanneer diegene een schuld niet betaalt? Deze maand organiseerden we een samenwerkingsdag waar zo’n 40 mensen bij waren. We zitten nog midden in het project, dus dit blog is een reflectie op de aanpak tussendoor. Wat leer ik over het toepassen van deze designmethode in de publieke context?

Het taaie probleem

Veel mensen die een schuld bij een overheidsorganisatie hebben, lukt het niet om die te betalen. Daar kan iemand allerlei redenen voor hebben. In het proces van terugbetalen, of het inningsproces zoals dat aan de kant van de overheid heet, zitten allerlei stappen. Een van die stappen is dat de overheid uiteindelijk beslag legt op je inkomen. Dat is heel ingrijpend.

Om burgers te beschermen is de regel dat je door zo’n beslaglegging nooit onder het bestaansminimum mag komen. Toch gebeurt het. De overheid is namelijk legio; verschillende overheidsorganisaties weten niet van elkaar of en wie al beslag heeft gelegd. Het kan dus voorkomen dat jij wel onder het bestaansminimum gedrukt wordt omdat de overheid met zichzelf concurreert om een schuld te innen.

Op grote borden schreven of tekenden alle deelnemers de inzichten vanuit hun organisatie(s).

Dit probleem oplossen blijkt heel taai. Er zijn allerlei verschillende partijen bij betrokken die anders in elkaar zitten en andere belangen hebben. Dat is deels ooit zo bedacht en deels zo gegroeid. Dan zijn er nog allerlei andere regels die het moeilijk maken om dit probleem op te lossen, bijvoorbeeld de regels over het delen van gegevens van burgers tussen organisaties. En het probleem verandert ook continu. De laatste jaren zijn we als samenleving anders over schuld gaan denken. Van ‘mensen willen niet betalen’ naar ‘mensen kunnen niet altijd betalen’.

Hoe kijk je anders?

Om dit soort problemen te begrijpen en aan te pakken bedacht Kees Dorst een aantal stappen die hij de reframing methode noemt.

Stappen om tot nieuwe oplossingsrichtingen te komen voor taaie problemen.

Als team hebben we in de weken voor de samenwerkingsdag zoveel mogelijk bij elkaar gelegd wat er tot nu toe gedaan is om dit vraagstuk aan te pakken. Om het probleem goed te begrijpen, probeerden we vooral boven tafel te halen wat het zo moeilijk maakt. Vaak komen er dan allerlei paradoxen langs. Zaken die op het eerste gezicht een tegenstelling zijn waardoor iets niet lukt, maar dat helemaal niet hoeven zijn. We hebben ook de betrokken partijen bestudeerd. Wat maakt ze nu zo verschillend, en waar is overlap?

Op de samenwerkingsdag gingen we aan de slag met het benoemen van belangrijke thema’s en kijken of we een aantal nieuwe frames konden bedenken. Hoe zouden we anders naar het vraagstuk kunnen kijken?

Tijdens de samenwerkingsdag gebruikten we dit overzicht van de stappen. Deze fase is het meest abstracte moment in het proces.

Zo’n nieuw frame bedenken is altijd best een uitdaging. Als je hem eenmaal hebt, denk je ‘ja, logisch’. Maar zie er maar eens op te komen. Je moet hiervoor eerst het probleem goed begrijpen en vanuit verschillende invalshoeken onderzoeken. Een goed frame helpt je om daarna een goede ontwerpvraag te kunnen formuleren. Daar kun je weer oplossingsrichtingen bij bedenken die je weer kunt uitwerken.

Een voorbeeld. Een paradox bij het oplossen van dit vraagstuk is dat de mensen die het aangaat niet betrokken worden. We gaan ervan uit dat zij zo weinig doenvermogen hebben, ze kunnen hun schulden immers ook niet aflossen, dat ze ook niet mee kunnen denken over de oplossing. Zo zetten we hen onterecht buitenspel. Een nieuw inzicht is dat voor een goede oplossing we juist de ervaringen van deze doelgroep hard nodig hebben. We moeten veel beter begrijpen hoe zaken die bedacht worden in de praktijk uitpakken.

Een goed frame is dan: de ervaringsexpertise van de doelgroep is de sleutel tot het begrijpen van het vraagstuk. Een ontwerpvraag die daarbij past is dan: hoe kunnen we deze mensen in positie brengen zodat zij hun expertise kunnen inzetten?

Opzet van de dag

De samenwerkingsdag begon met een rollende start. Overal door de ruimte hadden we grote borden neergezet waar de eerste stappen van de methode op gevisualiseerd waren. Deelnemers konden ze aanvullen met hun eigen expertise. Die inhoud was de stof waar we de rest van de dag mee aan de slag gingen.

’s Ochtends ging elke groep bezig met een deelperspectief. Kijk je door het perspectief van de gebruiker, de maatschappij, de organisatie of de techniek? Als je alleen door die lens kijkt, wat zie je dan? Wat maakt het moeilijk en welke mogelijkheden zie je?

’s Middags gingen we met die mogelijkheden verder en bedachten daar ideeën bij. Die ideeën werkten we ook weer in groepen uit met behulp van een werkcanvas. Hier gaan we de komende weken mee verder als team.

Wat kan ik hiervan leren voor mijn onderzoek?

Een van de deelnemers kwam met een prachtige uitspraak. “Wij kijken door een rietje, maar bij de burger komt alles samen.” Doordat overheidsorganisaties in allerlei losse functies en teams zijn ingedeeld staan overal schotten tussen. Er zijn weinig mensen die echt overzicht hebben op hoe zaken in elkaar steken en wat de gevolgen in de praktijk zijn. Dat maakt zo’n vraagstuk ook zo complex. Waar leg je de knip? Moet je het vraagstuk groter maken? Zo groot dat het niet meer te hanteren is? Maar ja, dan moeten ook veel meer mensen betrokken worden, want ieder deelissue heeft zijn eigen beleidsmedewerkers en product owners. Tegelijkertijd hebben wij de luxe om het op te knippen, iemand met schulden heeft dat niet.

Deze paradox is niet nieuw voor mij. In eerdere onderzoeken, nog voor mijn promotieonderzoek kwam ik dit ook vaak tegen. Ik schreef er eerder al een essay over ‘Is er iemand met overzicht?‘.

Met de groep bespraken we alle inzichten vanuit meerdere perspectieven.

Daar komt bij: de druk om geen fouten te maken is groot bij de overheid. Falen is geen optie, want de gevolgen zijn groot. Voor individuele burgers, en er volgt ook een maatschappelijke, politieke afrekening. Toch falen we regelmatig, juist omdat we geen schot in de zaak krijgen bij dit soort taaie problemen. Deze paradox leidt tot het vermijden van risico’s. Experimenteren lijkt soms een vies woord.

Bij de overheid moet je groot denken, maar klein doen. Dat is een andere benadering dan hoe de overheid meestal te werk gaat. De reframing methode, en eigenlijk elke ontwerpmethode omarmt juist het maken, uitproberen en het testen aan de praktijk, en dat zo vroeg en zo vaak mogelijk.

Hoe kun je dit vormgeven bij de overheid? Daar gaan we in het klein, in dit onderwerp, de komende tijd mee aan de slag. En in het groot: wat betekent dit voor het toepassen van design methodes bij de overheid? Daar heb ik gelukkig nog een paar jaar de tijd voor om dat verder uit te zoeken.

Meer lezen?

  • Dorst, K. (2015). Frame innovation: Create new thinking by design. MIT press.
  • Schaminée, A. (2018). Designing with-in public organizations: Building bridges between public sector innovators and designers. Bis Publishers.
  • De eerste resultaten uit mijn eigen onderzoek over design bij de overheid vatte ik in deze blog samen: Het proces vertrouwen is niet genoeg.
Categories
Hoe doe je onderzoek? Promoklip

Een proces onderzoeken

In mijn onderzoek speelt tijd een belangrijke rol. Of beter gezegd: processen die zich door de tijd afspelen. Om hier beter grip op te krijgen, volgde ik onlangs de cursus Process Research aan de Vrije Universiteit van Amsterdam.

In dit blog vertel ik hoe ik deze manier van kijken naar data en kennis wil gebruiken in mijn onderzoek. Ik zie daar 3 mogelijkheden voor en die werk ik de komende tijd uit.

Acties en processen

Maar eerst: wat is proces onderzoek? Als je dit blog al langer volgt, dan denk je misschien: “hey, maar je deed toch actie onderzoek?” Jazeker. Die twee kun je namelijk perfect combineren.

Als je iets wilt begrijpen, moet je het veranderen. Dit is een bekende uitspraak van Kurt Lewin, de grondlegger van actie onderzoek. Met actie onderzoek werk je samen met participanten in echte situaties. Samen probeer je iets te veranderen en reflecteer je hierop. Zaken gaan alleen zelden van de ene op de andere dag van A naar B, dat kost tijd. Deze verandering kun je op 2 manieren onderzoeken.

  1. Een varianten aanpak kijkt naar de verschillen tussen A en B ware het 2 aparte foto’s en verklaart zo de verandering.
  2. Een proces aanpak kijkt hoe A tot B geworden is. Dit is het bewegende beeld, de hele film. Juist het fluïde proces tussen A en B is hier interessant. Met deze proces lens kun je de mechanismes die de verandering mogelijk maken beter begrijpen.

Actie- en proces onderzoek gaan er allebei van uit dat organisaties bestaan uit verandering en dat je dit het beste kunt onderzoeken vanuit het perspectief van de binnenkant. Dat past perfect bij mij, als ambtenaar die wil onderzoeken hoe uitvoeringsorganisaties veranderen in dienstverleners.

In de cursus Process Research leerde ik over de theorie achter deze manier van onderzoeken. En op welke manier je data kunt verzamelen en met een proces lens kunt analyseren om tot kennis te komen. Ik vond het super interessant! Als je hier graag meer over wilt weten, of leestips zoekt, stuur me dan een berichtje.

Mijn onderzoek bestaat uit 3 lagen en op elke laag denk ik dat ik deze proces aanpak goed kan gebruiken. Ik kijk naar wat goede diensten zijn, hoe organisaties ze maken en hoe ik, in dit onderzoek, hierover leer samen met jullie.

Een goede dienst is een proces

Lou Downe schrijft in het beste boek over goede dienstverlening dat ik ooit las dat een goede dienst een werkwoord is. Vaak noemen we bij de overheid onze dienst een register, een portaal of – nog erger – een afkorting waardoor niemand eigenlijk meer weet wat de persoon aan de andere kant, de burger, ermee wil bereiken. Wat die wilde doen.

Ik heb ‘m zelf als poster thuis!

Een goede dienst is een proces met allerlei acties erin. Dit visualiseren we in een klantreis. Je kunt hier de processen van de organisatie ook aan koppelen. Dat heet een service blueprint. Zo zie je door de tijd hoe iemand een bepaalde overheidsdienst ervaart en wat jouw organisatie daarvoor doet en organiseert.

Ik kijk in mijn onderzoek naar wat goede dienstverlening is. Dat doe ik dit jaar in een casus bij het CJIB, bij het programma Clustering Rijksincasso. Hier kijk ik hoe een goede dienst eruit ziet voor mensen die een schuld aan de overheid moeten betalen.

Ik kijk ook een laag hierboven. Ik kijk hoe de overheid deze dienst herontwerpt en daardoor verandert.

Een dienst herontwerpen is ook een proces

Ik werk mee in het team dat deze dienst(en) wil verbeteren. Dat doe ik omdat ik wil leren hoe organisaties beter worden in het maken van diensten die goed zijn voor mensen.

Om de groei bij de overheid hierin te kunnen volgen, leg ik de gebeurtenissen vast in de tijd. Samen met het team dat ik volg reflecteer ik aan de hand van gebeurtenissen in het verleden. Laatst maakten we bijvoorbeeld allemaal een tijdlijn van de belangrijke momenten in het project. In interviews vraag ik vervolgens hoe mensen te werk gingen rondom die gebeurtenissen. Wat de strategie is, wat ze belangrijk vinden en hoe ze keuzes maken. Over deze methode heb ik eerder geblogd: visueel interviewen.

Ik maakte ook mijn eigen tijdlijn, want ik ben zelf ook onderdeel van het team en denk/ werk mee hoe de dienst beter kan. Dit is de mijne, nagetekend.

Tekening van mijn tijdlijn bij het CJIB

Ik ben nog aan het uitproberen hoe ik de data goed kan anonimiseren, maar dit is een beetje teveel van het, denk ik, haha.

Straks leg ik de tijdlijnen en verhalen naast elkaar en kun je vanuit meerdere perspectieven zien hoe de dienst tot stand komt en de organisatie(s) groeien. Samen kunnen we dan kijken welke mechanismes hierbij een rol spelen. En ik hoop natuurlijk dat ik lessen kan trekken die ook op andere plekken kunnen werken.

Mijn promotie is ook een proces

Dit onderzoek kun je goed volgen. Ik laat regelmatig zien hoe het er achter de schermen uitziet. Dat doe ik via dit blog en via een maandelijkse nieuwsbrief. Ik krijg regelmatig feedback van jullie op wat ik doe en dat vind ik heel waardevol. Deze open manier van werken, ik noem het open actie onderzoek, is ook een proces en dit is de derde laag in mijn onderzoek.

De manier waarop ik leer, data verzamel en analyseer en samen met jullie input tot nieuwe kennis kom, kan ik ook als een proces uittekenen. Ik ben nu een artikel aan het schrijven over mijn conceptueel framework voor het onderzoek. Stiekem staan allerlei bouwblokken hiervan allang op dit blog. Soms heb ik dat zelf niet eens door. Met terugwerkende kracht kun je het hele denkproces, de kennis in wording, hier teruglezen. Dit proces ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Schematische weergave hoe ik van idee tot uitkomst ga door de open aanpak.

De komende tijd werk ik deze aanpak verder uit en ga ik, samen met het team en samen met jullie, de eerste bevindingen analyseren. Ik ben heel benieuwd wat we ervan gaan leren!

Verder lezen?

  • Coghlan, D. (2019). Doing Action Research in Your Own Organization. SAGE.
  • Langley, A. (2007). Process thinking in strategic organization. Strategic Organization, 5(3), 271–282.
  • Tsoukas, H., & Chia, R. (2002). On Organizational Becoming: Rethinking Organizational Change. Organization Science, 13(5), 567–582.
Categories
Hoe doe je onderzoek? Promoklip

Full circle onderzoek

Gisteren kwamen meer dan 100 onderzoekers die bij de overheid werken bij elkaar in Utrecht. De overheidsbrede onderzoekscommunity hield samen met Gebruiker Centraal haar eerste evenement in het echt, en de organisatie moest aan deelnemers vragen of er echt maar 5 mensen per overheidsorganisatie kwamen. Als je mij 10 jaar geleden dit had verteld, had ik je niet geloofd. Er werken inmiddels al zoveel onderzoekers bij de overheid. Super.

In dit blog deel ik mijn presentatie: over de context waarin wij werken en waarom onderzoekers nodig zijn voor goede dienstverlening. We blikken terug op hoe ver we zijn gekomen, en ook vooruit: wat is er nodig om de leefwereld van burgers leidend te laten zijn bij het maken van overheidsdiensten? Ik noem dat full circle onderzoek doen.

Elke maand een update in je mailbox over mijn onderzoek? Abonneer je op mijn nieuwsbrief.

De cirkel van democratie en dienstverlening

In mijn onderzoek gebruik ik een indeling tussen de systeemwereld en de leefwereld, met zowel een collectieve als een individuele kant. Hierdoor ontstaan er 4 kwadranten. Aan de collectieve kant geeft de zittende macht samen met volksvertegenwoordigers vorm aan hun visie op de samenleving. Deze visie wordt vervolgens vertaald naar wetten, beleid en dienstverlening voor individuen. Pas na interactie tussen burgers en de overheid wordt dit werkelijkheid in de context van de mensen zelf, oftewel de leefwereld. Ook in de leefwereld groeperen individuen zich en proberen zij hun ideeën over de samenleving te verwezenlijken, waardoor de cirkel rond is.

Tekening van de cirkel van democratie en dienstverlening
Tekening van de cirkel van democratie en dienstverlening.

Van deze cirkel ervaren de meeste mensen vooral de individuele kant. “Mensen ervaren geen beleid, ze ervaren diensten,” zegt onderzoeker Sabine Junginger (2016). Dat betekent dat de taak van overheidsdienstverleners is om collectieve waarde te vertalen naar individuele ervaringen die ook waardevol zijn.

Wil je meer weten over deze collectieve en individuele kant? Lees dan de blog Uitvoerder én dienstverlener.

Dat is niet makkelijk. De praktijk van de systeemwereld is nu vaak een grote waterval. Het gaat met de klok mee in een cirkel, van beleid naar dienstverlening en stort zich uit over burgers en de samenleving. Als je het er niet mee eens bent, kun je dat laten merken in je stemgedrag.

Het kan anders zijn als we de ervaringen van burgers verzamelen en, tegen de klok in, in de systeemwereld introduceren. Die ervaringen kunnen bepalend zijn voor hoe we diensten aanbieden en hoe we überhaupt diensten ontwerpen. Voor het beleid dat daarvoor wordt vastgesteld, en ja, misschien ook voor de wetgeving en de bijbehorende ideeën over interventies in de maatschappij en het effect dat dit met zich meebrengt.

We moeten het helemaal omdraaien. En dat kunnen we, omdat dat precies ons vak is als onderzoekers bij de overheid.

Wij halen ervaringen op uit de leefwereld van mensen. We hebben verschillende methoden en technieken om dit goed te kunnen doen. Bovendien zijn we in staat om deze verhalen op een zodanige manier binnen onze organisaties te delen, dat collega’s erdoor gemotiveerd worden om actie te ondernemen.

Dat hebben we de afgelopen 10 jaar wel laten zien.

Hoe het begon

In de meeste organisaties begon het met het testen van schermen. Voor mij ook. Ik ben in 2013 begonnen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs. Een van de eerste dingen die ik leerde, was hoe je een gebruikstest moest opzetten en uitvoeren. Ik bezocht scholen met mijn laptop onder de arm. Op kantoor liet ik filmpjes zien aan collega’s en vertelde ik hoe studenten of medewerkers van scholen onze digitale diensten ervaarden.

Kijk zo cute: mijn eerste stappen in de onderzoekswereld.

In 2017 begon ik met mijn blog. Ik deelde wat ik leerde en wat we bij DUO uitprobeerden. Jullie stuurden me ook steeds vaker jullie ervaringen.

Ik zag dat we als onderzoekers groeiden. We gingen van het testen van schermpjes naar het onderzoeken van hoe alle interactiemomenten met de overheid verbeterd konden worden. We leerden nieuwe onderzoeksmethoden en bedachten creatievere manieren om de inzichten te delen binnen onze organisaties. We gingen holistischer te werk en probeerden ook de persoon achter de gebruiker te leren kennen.

We werkten slimmer. Om op te schalen gingen we onze inzichten bundelen en archiveren. We gingen ons beter organiseren en er kwamen ook onderzoeksfuncties voor die logistieke kant.

En toen begonnen sommige van ons af en toe telefoontjes te krijgen van verdwaalde beleidsambtenaren die een doenvermogentoets moesten uitvoeren. “Ik kreeg je naam door, misschien kun je mij helpen?” Dat kunnen we zeker.

En zo gingen we met de inzichten uit de leefwereld steeds dieper de systeemwereld in.

Laten we dan ook even verder dromen. Waar gaan we heen? Wat gun ik ons vakgebied?

Meer kwaliteit

Om de hele leefwereld beter te begrijpen, zowel het individuals het collectief, moeten we ons werk verbeteren. Hiervoor hebben we meer diversiteit nodig in onderzoeksrollen. Het veld is zo groot dat niemand goed is in alle onderzoeksmethoden die we nodig hebben. Dat is ook niet nodig. In het verleden hadden we onderzoeksteams bestaande uit één persoon die alles deed, maar dat is niet langer mogelijk. Een goed onderzoeksteam bestaat uit gebruikersonderzoekers, strategische onderzoekers, klantreis-experts, gedragswetenschappers en nog veel meer. We moeten het volledige scala aan onderzoeksmethoden omarmen.

Scholieren uit Sneek denken na over studiefinanciering
Scholieren uit Sneek denken na over studiefinanciering

Diversiteit zegt ook iets over wie wij zelf zijn. Ik zie nog steeds te vaak een hele homogene groep als ik om me heen kijk. Juist wij, die de bias van de overheid willen toetsen, moeten ook onze eigen bias kennen. We hebben veel te weinig mensen van kleur in onze teams. Eén op de 5 mensen heeft een zichtbare of onzichtbare beperking, maar als ik nu rondkijk, is dat vrijwel onzichtbaar. Onze teams zijn niet divers en dat is een probleem. Daardoor hebben we te veel blinde vlekken die invloed hebben op hoe we ons werk doen.

Mensen spreken

Dan moet mij iets van het hart. Het mag echt geen probleem meer zijn om respondenten te spreken. Echt. Kom op. Dit is nog veel te vaak een probleem in organisaties. “Wat beloof je ze dan?” “Nee, de AVG.” “Het moet wel efficiënt zijn.” Menselijk contact is per definitie niet efficiënt, sterker nog: het wordt beter naarmate het minder efficiënt is. We kunnen ons werk alleen doen als we echt contact mogen hebben met burgers. We moeten dit gedoe niet meer accepteren.

Opschalen

Als we de dienstverlening aan burgers echt willen verbeteren, moeten we onze activiteiten uitbreiden. Het is geweldig dat steeds meer ontwikkelteams gebruikstesten willen doen in een sprint, maar stel je nu voor dat alle teams in je organisatie in elke sprint een gebruikstest willen doen? Hoe gaan jullie dat voor elkaar krijgen?

We moeten dus meer investeren in de organisatorische kant. Het contact met mensen hoeft niet efficiënt te zijn, maar we kunnen ons onderzoekswerk wel efficiënt organiseren. Dit vraagt voor de meesten van ons om een andere aanpak. De creatieve en menselijke kant is sterk vertegenwoordigd bij de meesten van ons, maar nu is het tijd om ook de ambtelijke blauwe kant weer te omarmen.

Beleid en diensten samen maken

Ik zie steeds meer samenwerking tussen beleid en uitvoering, en onderzoek vormt daarvoor de basis. Ik hoop dat dit de standaard manier van werken wordt bij de overheid. Zodat beleid wordt gebaseerd op inzichten van gebruikers en dat het samen met het ontwikkelen van diensten steeds wordt getoetst bij burgers.

Hiervoor moeten we stoppen met die waterval. Ik weet dat ik hiermee een bekend punt aankaart, en dat we er vaak over klagen. Maar we staan niet machteloos aan de zijlijn. We kunnen helpen om de waterval te stoppen.

Inzichten delen = open werken

Wat mij betreft is de beste manier om de waterval te stoppen, door je werk te delen. Deel de verhalen van burgers. Deel hoe je je werk doet en wat het oplevert. Deel ook de momenten waarop het niet goed gaat. Vooral verhalen over onderzoeksinzichten die vastlopen in een log proces of op een systeem dat al af is, helpen ons om te begrijpen hoe we anders moeten werken.

Vaak schiet het erbij in om ook nog een goed deelbaar verhaal te maken. We zijn al zo druk. Ter illustratie: ik ben al jaren ongeveer 1 dag per week kwijt aan dit blog en het geven van en delen van presentaties. En ook nu, op vrijdagmiddag, ben ik bezig met het uittypen van mijn presentatie van gisteren. Ik doe dit omdat ik weet dat het onze vakgroep verder helpt. Doe met me mee en draag bij. Ik weet immers alleen maar wat ik toevallig meemaak en zie in Groningen hier. Samen kunnen we veel meer leren.

Het is pas echt als het echt is

Het is geweldig dat we pilots, proeftuinen en experimenten uitvoeren. Maar pas wanneer een burger daadwerkelijk een betere dienstverlening ervaart, kunnen we koffie halen. Daarom is het niet vreemd om net zoveel tijd te besteden aan het delen van je werk en het volgen van wat ermee gebeurt, als aan het daadwerkelijke onderzoek. Wat heb je eraan als je al die moeite doet en er vervolgens niets mee gebeurt?

Laten we streven naar full circle onderzoek doen. We beginnen bij de leefwereld, bij de burger, uiteraard. Met de inzichten gaan we onze organisatie in en klimmen we op in de waterval. Dat kunnen we. We werken samen met anderen om de processen en systemen aan te passen, om beleid en, indien nodig, wetgeving aan te passen. Vervolgens onderzoeken we opnieuw hoe we die aanpassingen kunnen vertalen naar individuele ervaringen.

Full circle onderzoek begint en eindigt in de leefwereld.

Full circle onderzoek doen begint en eindigt bij de burger.

Toen ik ambtenaar werd, zei mijn toenmalige manager Theo: “Maike, het gaat heel lang duren voordat je iets kunt veranderen bij de overheid. Maar als het je lukt, heb je echt iets bereikt.”

Dus laten we beginnen doorgaan.

Verder lezen?

Dit blog staat vol met tips hoe je onderzoek doet en je organisatie meekrijgt. Bijvoorbeeld:

Categories
Hoe doe je onderzoek? Promoklip

Vingers op het toetsenbord

Het schrijven van een wetenschappelijk artikel over overheidsdiensten is heel anders dan het schrijven van een blog. Dat heb ik inmiddels wel gemerkt. Zojuist heb ik het concept van mijn tweede artikel naar mijn promotor gestuurd en dat voelt geweldig.

Tijdens het schrijven had ik veel aan andere researchers die op Instagram, Youtube of op hun blog deelden hoe zij het aanpakken. Dus doe ik iets terug natuurlijk.

In deze blog laat ik mijn schrijfproces zien, hoe ik me voorbereid en welke hulpmiddelen ik gebruik.

Elke maand een update in je mailbox over mijn onderzoek? Abonneer je op mijn nieuwsbrief.

Andere koek

Ik schrijf geen boek, blog of artikel in de krant, maar een wetenschappelijk artikel. Dat is een zeer functionele tekst en heel anders dan ik gewend ben. Je schrijft altijd voor je lezer en in dit geval wil mijn lezer zo snel mogelijk weten: “welke kennis staat er in dit stuk en kan ik het gebruiken voor mijn onderzoek?” Er zijn regels verbonden aan het schrijven van een wetenschappelijk artikel, die ook nog kunnen verschillen per onderzoeksveld.

Artikelen hebben bijvoorbeeld een vaste structuur: introductie, onderzoeksvraag en -doel, methode, bevindingen, discussie en conclusie. Hier moest ik in het begin erg aan wennen. Als ik een mooie anekdote deelde in de discussie, verplaatsten mijn promotoren die genadeloos naar de bevindingen, of erger nog, ze schrapten ze volledig uit het artikel. Als ik al een klein tipje van de sluier oplichtte bij de bevindingen en wat je ermee kon, werd dat verplaatst naar de discussie. Maar nu ik zelf veel artikelen doorploeter, ben ik dankbaar voor die logische indeling.

Foto van bovenaf genomen van mijn bureau met laptop en allerlei aantekeningen op papier
Aantekeningen klaar, tikken maar

In april 2023 schreef ik, op basis van de data die 7 jaar bloggen mij opleverde, een empirisch artikel. Nu ben ik bezig met een conceptueel stuk. Ik heb nu iets meer vrijheid om het artikel vorm te geven, maar dat maakt het ook meteen moeilijker. De argumentatie voor mijn conceptueel kader bepaalt de structuur van het artikel, dus die argumentatie moet uitstekend zijn.

Ik gebruik twee artikelen als leidraad voor hoe je zo’n conceptueel stuk opbouwt. Ik maak een theoretische synthese van concepten die te vinden zijn in de vakgebieden design, services en bestuurskunde (Jaakkola, 2020). Deze concepten breng ik samen als een soort architect die een huis bouwt (MacInnis, 2011).

Argumenten opbouwen

Een promotieonderzoek is eigenlijk een opleiding: bij elke stap die je neemt, moet je eerst leren hoe je die neemt. Ik volgde daarom twee cursussen om me te helpen met schrijven.

  1. Wetenschapsfilosofie aan de Erasmus Universiteit. Ik leerde wat een goed argument is en hoe je kunt controleren of de opbouw goed is. We moesten teksten van anderen analyseren en volledig ontleden.
  2. Creatieve technieken voor wetenschappelijk schrijven. Bijvoorbeeld hoe je overzicht creëert voor jezelf, hoe je de hoofdboodschap uit een alinea haalt en ernaartoe schrijft en hoe je de lezer meeneemt in een tekst en de aandacht vasthoudt. En ook: hoe je kunt voorkomen dat je van die wetenschappelijke zinnen schrijft die een gedrocht lijken. Zodat, ondanks dat er veel kennis in staat, het ook een beetje leuk is om je artikel te lezen.

Mijn schrijfproces

Na al deze voorbereidingen hield niets me meer tegen om mijn vingers op het toetsenbord te houden. In januari had ik drie weken de tijd, non-stop. Ik was ook nog mijn stem kwijt, dus ik kon echt niets anders plannen.

Tijdens de tweede cursus schreef ik de introductie van het artikel, waarin ik de onderzoeksvraag, het doel van het artikel en de aanpak om tot antwoorden te komen beschreef. Deze introductie besloeg ongeveer 500 woorden en ik besprak hem uitgebreid met mijn promotoren. Na wat schaven stuurde ik hem ook naar Servsig, een serviceconferentie in Juni. Het zou leuk zijn als ik daar een presentatie over het stuk mag geven, dat hoor ik later in het voorjaar.

Ik had al veel gelezen en aantekeningen gemaakt. Als bibliotheek voor wetenschappelijke artikelen gebruik ik Zotero, dat ook handig is om referenties tijdens het schrijven bij te houden. Ik las al mijn aantekeningen nog eens door. Vervolgens maakte ik een visuele outline in Miro met de belangrijkste argumenten en de figuren die ik zou gaan gebruiken, evenals de flow van het ene naar het andere punt.

Foto van mijn scherm met alle figuren terwijl ik er een smakelijk kopje koffie voor houdt zodat je niet alles kan lezen
Uitgebreid Mirobord met alle figuren

Het echte schrijven begon dus heel functioneel. Ik begon met de belangrijkste onderzoeksvragen en bouwde het antwoord stap voor stap in blokjes op. Ik voegde de belangrijkste bronnen toe.

Daarna werkte ik de blokjes puntsgewijs uit. Elke zin plaatste ik op een aparte regel met een nummertje ervoor. De zinnen waren kort en staccato. Het belangrijkste was dat de argumentatie duidelijk was en als dat het geval was, markeerde ik de belangrijkste regel. Dat was het punt dat ik wilde maken. Ik schoof nog wat heen en weer en keek kritisch of alle zinnen opbouwden naar die conclusie. En dan ging ik verder naar het volgende blokje.

Ik wil in een Engelstalig tijdschrift publiceren, maar ik denk nog niet echt in het Engels. Ik begon daarom in het Nederlands en vertaalde de zinnen naar het Engels als ik tevreden was met de opbouw. Ik gebruikte Deepl als vertaalassistent om me te helpen.

Mooie zinnen maken

Nu was het tijd om te doen wat ik vroeger schrijven zou noemen: mooie zinnen maken. Ik verwijderde de nummers en schreef de zinnen aan elkaar. Sommige zinnen voegde ik samen. Andere zinnen werkte ik uit en werden wel drie zinnen. Ik verdeelde de informatie over alinea’s en markeerde opnieuw de belangrijkste boodschap per alinea, opbouwend naar de conclusie van het hele blokje. De zinnen waren veel minder staccato, maar droegen volwaardige informatie. En ik voegde natuurlijk alle referenties toe van de bronnen waarop ik me baseerde.

Voor het redigeren van de tekst gebruikte ik Edit.gpt. Voornamelijk voor de Engelse grammatica, maar ook om de algehele flow te verbeteren. Sommige aanpassingen nam ik over, andere niet. Daarna controleerde ik of de zinnen soepel liepen en of ze niet te lang waren. Ik deed dit door de tekst hardop voor te lezen.

Als dat allemaal klaar was, ging ik verder naar het volgende blokje. Na het voltooien van alle blokjes binnen een segment, las ik alles een paar keer door. Ik keek naar de overgangen van het ene punt naar het andere. Ik controleerde of alle onderzoeksvragen beantwoord waren en of het geheel uitnodigde om verder te lezen.

En zo schreef ik afgelopen maand maar liefst 8000 woorden.

Foto van mijn bureau en het raam, met mijn benen languit in het raamkozijn
8000 woorden later

Dit schrijven is heel anders dan het tikken van een blog. In het begin moest ik enorm wennen. En het vroeg ontzettend veel discipline. Bij een blog wacht ik meestal op inspiratie, maar het schrijven van een artikel ging stap voor stap. In december nam ik me voor om elke dag een stap te zetten, of zeg, 300 woorden, zodat ik eind januari een conceptversie klaar zou hebben. En dat lukte. Zelfs op dagen zonder inspiratie.

Nu gaat wat ik schreef ‘de mix’ in. Dat betekent dat ik feedback ontvang van mijn promotoren. Ze zullen veel vragen stellen over de argumentatie en dingen weer herschikken. Sommige blokjes moeten ook nog wel beter uitgewerkt worden, maar na 8000 woorden had ik een toasty brein. Ik ben heel benieuwd waar ze mee terugkomen.

En over de inhoud zelf, want ik begrijp dat jullie daar ook razend benieuwd naar zijn, komt later ook nog wel een blog :).

Verder lezen?

Ik schrijf vaker blogs over hoe ik onderzoek en wat mijn methoden zijn. Bijvoorbeeld:

Referenties

Jaakkola, E. (2020). Designing conceptual articles: Four approaches. AMS Review, 10(1–2), 18–26.

MacInnis, D. J. (2011). A framework for conceptual contributions in marketing. Journal of Marketing75(4), 136-154.

Categories
Promoklip

Achter de schermen terugblikblog 2023

Rond de jaarwisseling schrijf ik meestal een terugblik op het jaar. En dit jaar gaat die natuurlijk over het promotieonderzoek.

De terugblikblog van 2022 ging over hoe ik mijn onderzoek naar overheidsdiensten die goed zijn voor mensen had opgezet. Sinds dit jaar deel ik elke maand een update met een leuke groep lezers hoe het er achter de schermen aan toe gaat. Dat maakt het schrijven van dit blog eigenlijk alleen maar moeilijker, want ik heb nu zoveel materiaal. Death by data noemen ze dat op de universiteit. Goed, we gaan aan de slag!

Wil je ook elke maand een update in je mailbox over mijn onderzoek? Abonneer je dan op mijn nieuwsbrief.

Op een bierviltje

Elk promotieonderzoek begint met een verkenning van wat we al weten, om daar op door te bouwen. In het voorjaar bedacht ik samen met mijn begeleiders een strategie hiervoor. De beste strategie staat op een bierviltje, maar vooruit, een servetje is ook goed.

De onderzoeksstrategie van jaar 1 op een servetje uit de kantine
De onderzoeksstrategie op een servetje

Het plan is om een theoretische verkenning te doen én een praktijkverkenning. Die laatste is bonus. Ik heb al veel praktijkervaring en toevallig ook netjes gedocumenteerd op dit blog. Zonde om daar niets mee te doen. Die twee verkenningen versterken elkaar en vormen samen de basis voor het verdere onderzoek.

In maart zagen we dat er in het najaar een hele interessante conferentie was waar mijn praktijkervaringen perfect bij pasten. Alleen de deadline was al in april! Het kan zijn dat ik toen in vier weken leerde hoe je een wetenschappelijk artikel schrijft en ik moet er eigenlijk nog steeds een beetje van bijkomen. Maar het lukte en het artikel werd ook geaccepteerd. In oktober presenteerde ik hem in Milaan en ik schreef over de resultaten uiteraard ook een lekker blogje voor jullie: Het proces vertrouwen is niet genoeg. ✅

Dan de theorie

Daar had/ heb ik wel langer dan vier weken voor nodig. En dit is een understatement. Wow, wat vind ik dit pittig. Gelukkig hou ik erg van lezen en schrijven, maar het is echt andere koek dan wat ik gewend ben.

In mei volgde ik een cursus Wetenschapsfilosofie voor PhD-studenten. Ik leerde dingen die mijn zusje al tijdens haar bachelor op de universiteit leerde, maar als hbo’er was het voor mij nieuw. De vraag ‘wat is kennis’ stond centraal en de cursus hielp me enorm om teksten kritischer te lezen en mijn eigen argumenten beter te onderbouwen.

Over deze eerste stappen in de wetenschap schreef ik een aantal blogs:

In de zomer was ik samen met mijn promotor Maaike Kleinsmann drie dagen op bezoek bij de Universiteit van Karlstad, waar Jasper van Kuijk, co-promotor woont en werkt. Hier besloten we onze strategie voor de theoretische verkenning aan te passen. We knipten hem in twee delen.

Deel 1: omdat mijn onderzoek zich eigenlijk in drie vakgebieden bevindt, is de literatuur die ik wil gebruiken ook versnipperd (en veel!). We gaan eerst een aantal goede werkdefinities maken en het fenomeen dat we bestuderen, overheidsdiensten, goed conceptualiseren vanuit die vakgebieden. Dat doe ik met dit onderzoeksraamwerk:

Onderzoeksraamwerk
Vanuit drie vakgebieden zoom ik in op ‘mijn’ fenomeen.

Deel 2: daarna gaan we vanuit die binnenste cirkel een goede zoekopdracht doen naar alles wat vóór mij al onderzocht is. Ik ga kijken naar verschillende bronnen:

  • casus onderzoek over het verbeteren van overheidsdiensten,
  • onderzoek óver de praktijken van ambtenaren die overheidsdiensten maken en leveren, en
  • zogenaamde ‘practitioner self-reports’, je weet wel, van die idioten uit de praktijk die een blog bijhouden over hun werk ;). Maar ook organisaties die eens een blog hebben gedeeld, een casus in hun jaarverslag, etc. Het zijn (nog) geen wetenschappelijke bronnen, we noemen het grijze literatuur, maar er staat wel waardevolle info in die ik er graag bij wel hebben.

Om dit allemaal te verzamelen ga ik samenwerken met master studenten. En met jullie natuurlijk, hoe?, dat horen jullie nog wel. Maar ho ho, dit is 2024 al, ik ben bezig met een terugblik.

Een officiële GO

In oktober had ik het 12-maanden-gesprek, zoals we dat in Delft noemen. Na het eerste jaar presenteer je wat de voortgang in het eerste jaar is en laat je de potentie van je onderzoek zien aan een commissie van de universiteit en een externe expert.

Het was een superleuk gesprek, met kritische vragen over het project en aan het eind een unaniem advies om verder te gaan ✅.

In november en december werkte ik aan het conceptuele kader over overheidsdiensten, en gaf ik een serie presentaties bij mijn werkgever: de Dienst Uitvoering Onderwijs. Ik mocht namelijk afgelopen jaar dit onderzoek doen vanuit DUO, en dat vond ik echt bijzonder 🧡.

Als adviseur dacht ik mee hoe DUO van uitvoerder naar dienstverlener kan groeien. Ik hielp bij een aantal concrete projecten zoals hoe we de controle op de uitwonenden beurs anders kunnen opzetten. En ik sloot het jaar af met een workshop over mijn onderzoek voor het bestuur en tactisch management. Ik gaf ook een super korte samenvatting op het medewerkersevenement die je hier kunt teruglezen: Uitvoerder én dienstverlener.

Open werken

Dan vind ik het nog leuk om iets te zeggen over het ‘open werken’ in dit onderzoek. Als je mijn blog al langer leest, dan weet je dat ik veel deel. Dat vind ik superleuk en het helpt me ook met nadenken.

Ik merkte afgelopen jaar dat de lijnen in de wetenschap veel langer zijn dan in de praktijk. Vaak zat ik te peinzen wat ik nu weer moest schrijven, want ja, je bent nu eenmaal weken en maanden met hetzelfde bezig. Daarnaast wil je ook niet teveel van je inzichten op je blog weggeven als ze nog in een wetenschappelijk artikel moeten. Maar ik wil ook geen gatekeeper zijn van interessante inzichten, want die hebben we juist nodig bij de overheid.

Ik vind het af en toe een lastig spanningsveld maar ik heb het nu zo opgebouwd:

  • Dit blog voor korte gedachtengangen en om iets eens wat meer uit te werken zodat ik daar aan jullie feedback op kan vragen. En natuurlijk komt het op de blog zodra ik iets kan delen dat af is.
  • De nieuwsbrief, waar ik nog makkelijker vragen kan stellen aan jullie, losse flarden deel en vooral over de voortgang communiceer.
  • Mijn tweede brein in Notion, waar delen van openbaar zijn en die ik via mijn nieuwsbrief deel. En waarvan delen ook lekker niet openbaar zijn omdat het nog niet af is, ik vrij kan denken en omdat het af en toe ook gewoon crap is wat er staat.

Het open werken vind ik moeilijker dan toen ik met bloggen begon. Dat komt omdat dit het moeilijkste project is wat ik tot nu toe deed en daarom spannend om tussenstappen die ook kunnen mislukken te delen. En omdat er veel meer mensen meelezen. Soms mis ik de tijd toen ik nog in een hoekje van het internet zat aan te klooien zonder dat iemand het merkte en er iets van vond.

Maar door het open werken leer ik ook veel van jullie. Ik kreeg afgelopen jaar meer dan ooit van jullie reacties hoe bepaalde dingen in jullie organisaties gaan, vragen die er leven en inzichten uit de praktijk én van andere wetenschappers (hallo, nieuw publiek). Dat is super handig voor mijn onderzoek, dus ik ga in 2024 door met deze aanpak ✅.

Hoe het verder gaat, ja, daar moet je mijn nieuwsbrief voor volgen of geduldig wachten tot er weer eens een blog online komt.

Een goed 2024!

Categories
Promoklip

Uitvoerder én dienstverlener

Zijn overheidsorganisaties zoals de Dienst Uitvoering Onderwijs een uitvoerder of een dienstverlener? In dit blog vertel ik dat we beide zijn. En dat we moeten leren om die twee rollen met elkaar te verbinden.

Vorige week organiseerde de directie bij DUO waar ik werk, voor de kenners de directie Onderwijsvolgers, een event voor medewerkers om dit soort vragen te onderzoeken. Het was een superleuk programma en ik mocht over mijn onderzoek vertellen. In deze blog de korte speech die ik hield tijdens het ochtendprogramma. En ik stond tijdens deze speech natuurlijk op een podium dus je moet je even inbeelden tijdens het lezen dat ik dan ook links en rechts over dat podium liep tijdens de speech.

Stel je eens een lijn voor. 

We beginnen hier links aan de zijkant. Dit is de kant van het collectief. Helemaal rechts, daar aan de andere kant, is het individu. 

Wat het collectief waardevol vindt, is niet altijd hetzelfde als wat een individu waardevol vindt. Daar zit spanning tussen.

De kant van het collectief

Hier links vindt het gesprek tussen de politiek plaats. Politieke partijen maken samen met het kabinet wetten hoe we de samenleving voor ons zien. We hebben net weer gestemd, toen hadden we allemaal invloed op hoe we vertegenwoordigd worden als collectief. Hier wordt bedacht dat we het onderwijs toegankelijk willen houden. Maar dat het ook niet te duur moet zijn. De meerderheid van de Tweede Kamer vond het leenstelsel destijds een goed idee. En afgelopen jaar vond de meerderheid van de Tweede Kamer dat de basisbeurs toch weer terug moet. 

Die aanpassingen worden vertaald naar wetten en naar beleid, door ministeries. Bijvoorbeeld bij ons ministerie, van Onderwijs. En die wetten en dat beleid moet vervolgens naar de burger gebracht. 

Dat doen wij. DUO. 

Als je het zo bekijkt, is het simpel om te zeggen: wij voeren wetten uit. We zijn een uitvoerder. 

De kant van het individu

Laten we eens naar die andere kant gaan. De rechterkant. Dit is de kant van het individu. Bijvoorbeeld een student. Die komt uit een bepaald nest, met ouders, broers en zussen. Heeft een bepaalde achtergrond, cultuur, sfeer thuis, op school, bepaalde opvoeding. Ze kiest een vervolgstudie. Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht, of sport aan het Alphacollege, hier in Groningen. Misschien studeert ze wel rechten in Leiden.  

Wat we in ieder geval bijna zeker weten is dat ze stufi aanvraagt. Op duo.nl, inloggen met DigiD, de aanvullende beurs ook maar. Na een jaar ook de uitwonendenbeurs, want ze gaat uit huis. 

Wij zien dit soort studenten eigenlijk als burgerservicenummers. Ze gaan vlotjes door onze systemen. Ze regelen zelf hun stufi, hun lening, wijzigen hun ov-recht. We spreken ze zelden, misschien als ze eens bellen. Maar dat doen ze pas als de shit aan is. En soms zelfs dan niet. 

Ik ben al 10 jaar jullie collega. In de afgelopen jaren werkte ik als gebruiksonderzoeker en onderzocht ik hoe studenten ons ervaren. Een paar jaar geleden maakte ik een fotoserie van collega’s. Ik onderzocht hoe wij onze keuzes maken en hoe je daarbij een begripvolle ambtenaar kunt zijn. Nu doe ik sinds een jaar wetenschappelijk onderzoek samen met de Technische Universiteit Delft naar hoe je overheidsdiensten maakt die goed zijn voor mensen. 

De waarde van studiefinanciering

De wetenschap zegt over organisaties als DUO dat we een serviceorganisatie zijn. Een dienstverlener. 

Studiefinanciering is een dienst. Iets waarmee een student waarde kan creëren. Wat is die waarde eigenlijk? Ik zou zeggen: jezelf ontwikkelen als persoon. Uit huis gaan. Reizen. Het leven ontdekken en ontdekken wat jouw plek daarin is. Onderwijs is daarin super belangrijk. Dat is het doel. En dat is onze missie: ontwikkeling mogelijk maken. 

Maar de wetenschap zegt ook dat zo’n dienstverlenende organisatie zichzelf dan van buiten naar binnen moet organiseren. Dus helemaal om moet: gefocust op de gebruiker, op de student dus aan die rechterkant. Continu luisteren en je afvragen: hoe waardevol vindt de student onze diensten? Wat kunnen wij verbeteren?

De organisatie moet dan ingericht zijn met duidelijke verantwoordelijkheid over deze ervaringen. Klantervaringen zijn dan geen sluitpost of nice to haves. Geen gouden kranen maar ze zijn juist het beginpunt. Eigenlijk nog voor beleid, en nog voor ICT-wijzigingen. Sterker nog: dat beleid en die ICT-wijzigingen komen voort uit het verhogen van ‘klantwaarde’. 

De overheid heeft twee buitenkanten

Maar de overheid kun je niet helemaal vergelijken met een gemiddelde service organisatie. Want wij hebben die stroom van links ook nog, weet je nog. Dat is ook een buitenkant. En die stroomt heel sterk in onze organisatie. Dat is hoe we nu eigenlijk ingericht zijn, gefocust op die linkerkant om wetgeving uit te voeren. En dat is ook terecht, want het collectief is ook de burger. 

Jullie herkennen die stromen vast. We zitten er allemaal middenin. De een zit wat dichter bij de collectieve stroom. De ander ervaart juist meer die individuele kant. Het is maar net waar je zit in de organisatie. 

Maar de spanning tussen dat collectieve, wat de wet voorschrijft, en het individuele, hoe het uitpakt voor die ene student… die spanning voelen we allemaal. 

Dat is de grote taak de komende tijd. 

Hoe kunnen we wat het collectief waardevol vindt, in onze democratie, vertalen naar individuele ervaringen die studenten óók waardevol vinden?

Hoe moeten we omgaan met die spanning? Het levert moeilijke vragen op:

  • Wat betekent dit voor hoe we de stufi aanbieden? Moet lenen bij DUO makkelijk of moeilijk zijn? Super toegankelijk, want er mogen geen drempels zijn om iets te regelen bij de overheid, of juist moeilijk, want de lening levert een studieschuld op en daarmee een pechgeneratie?
  • Hoe moeten we controleren of iemand misbruik maakt van de stufi? Bijvoorbeeld van de uitwonendenbeurs? Dan doen we in het belang van het collectief. Maar kan die controle ook een waardevolle ervaring zijn voor het individu of schaden we hen met de manier waarop we dat doen er eigenlijk alleen maar mee?
  • Hoe moeten we meten op klanttevredenheid? Is wachttijd op het KCC daarvoor echt de belangrijkste KPI of moeten we juist meer kwalitatieve metingen hebben? 
  • Hebben we eigenlijk wel echt goed zicht op de hele ervaring van de klant? En krijgt die stroom überhaupt wel genoeg ruimte?
  • En als je iets ziet als medewerker dat niet goed gaat bij een student, of een groep studenten, kun je dan wel tegen die stroom in?
  • Durf je dat wel?

Nodig: Begripvolle ambtenaren

In mijn fotoserie interviewde ik collega’s hoe ze een begripvolle ambtenaar zijn. En ook, waarom ze het soms niet kunnen zijn. De foto’s en de verhalen kun je bekijken op debegripvolleambtenaar.nl

Ik wil er eentje uitlichten van Mirjam. Zij was accountmanager toen ik haar fotografeerde. Ze zit eigenlijk best wel dicht bij die collectieve kant in haar werk.

Mirjam, accountmanager bij DUO in de fotoserie De begripvolle ambtenaar
Portret van Mirjam uit de fotoserie De begripvolle ambtenaar

Mirjam zegt: “DUO moet een verbinder zijn.” Bij het ministerie, bij de collectieve kant dus, staan voor de student. Als een soort ambassadeur. Dat kan alleen als die stroom van het individu sterk stroomt in de organisatie.

“En bij de student pal staan voor het beleid.” Dus hier rechts die collectieve stroom laten zien. 

Dan denk je misschien, pff, dat wordt chaos. Die chaos moeten we maar omarmen. En elkaar daarmee helpen.

Daarvoor moeten we nieuwe dingen leren. 

Het begint met beide stromen als gelijkwaardig te zien. En onze rol scherp te hebben. Uitvoerder en ook dienstverlener. En vooral verbinder van die beide rollen. 

Meer weten?

Op dit blog denk ik hardop hoe we overheidsdiensten kunnen maken die goed zijn voor mensen. Ik onderzoek dit samen met de Technische Universiteit Delft en publieke dienstverleners zoals DUO.

  • Studiefinanciering is een dienst, en de waarde daarvan zit in de klas. In dit blog leg ik uit wat dit betekent voor een andere manier van werken bij de overheid.
  • Dat de overheid niet een typische service organisatie is, maar twee buitenkanten heeft, leg ik uit in het blog Het proces vertrouwen is niet genoeg.
  • Wil je mijn onderzoek volgen, abonneer je dan op mijn nieuwsbrief.
Categories
Promoklip

Het woud van groeimodellen

We zijn bij de Nederlandse overheid op het moment allemaal bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Super natuurlijk, maar hoe weet je of je daar beter in wordt?

Voor de Dienst Uitvoering Onderwijs zocht ik een aantal volwassenheidsmodellen om deze groei te meten op. Jullie hielpen me daarbij door allerlei tips te sturen via dit bericht op LinkedIn. In dit blog een overzicht van een aantal modellen die je helpen om je groei te meten, en wat tips hoe je ze kunt inzetten.

Wil je mijn onderzoek over hoe je overheidsdiensten maakt die goed zijn voor mensen volgen? Abonneer je dan op mijn nieuwsbrief.

Doel: een goede dienstverlener zijn

De eerste vraag die je moet beantwoorden is: wat wil je eigenlijk weten/ meten? Er zijn allerlei modellen om organisatiegroei te meten, en ook om groei naar een mensgerichte dienstverlenende organisatie te meten. Maar wat is het einddoel? Waar groei je heen?

Een goede dienstverlener maakt goede dienstverlening. Dat klinkt logisch, maar het betekent dat je alleen kans maakt om te groeien naar een goede dienstverlener als je dus je dienstverlening beter maakt.

Wat goede dienstverlening is, daar zijn allerlei standaarden voor. Bijvoorbeeld de ISO-standaard voor excellente dienstverlening. De Nederlandse overheid heeft zelf een visie ontwikkeld op wat burgers mogen verwachten van de dienstverlening van de overheid. En anders kun je altijd te rade gaan bij wat de Nationale Ombudsman behoorlijk vindt.

Een bewezen aanpak om goede dienstverlening te maken, is mensgericht ontwerpen. Dit blog staat er vol van. In het vakjargon kom je al snel uit op engelse termen zoals human centered design (HCD), user experience (UX), customer experience (XC), design for excellent services (DfES). Ook hier vind je ISO-standaarden bij, en ook allerlei volwassenheidsmodellen om je hierin te ontwikkelen. 

Gemene deler in modellen

MacDonald et al (2021) verzamelde 21 van dit soort modellen om te kijken wat de gemene deler is van al deze aanpakken om UX-capaciteit in je organisatie te meten. Ze deden ook literatuuronderzoek en interviewden UX-experts. Ze noemen 6 onderdelen waarin je als organisatie kunt groeien, die bij veel modellen terugkomen:

  1. Mensen: hoe zijn de teams gestructureerd, hoe functioneert het management, welke vaardigheden hebben medewerkers en hoe is professionele groei georganiseerd?
  2. Resources: hoe zijn budgetten en financieringsconstructies opgetuigd, hoe is de infrastructuur in de organisatie en welke standaarden worden gebruikt? 
  3. Manier van werken en processen: hoe is de ervaring van gebruikers opgenomen in de werkwijze, hoe wordt er gepland en geprioriteerd in de organisatie, welke UX-methoden worden gebruikt en welke activiteiten vinden plaats?
  4. Kennis en kunde in de organisatie: hoe goed begrijpt het management het perspectief van gebruikers, is er strategische support, hoe worden gebruiksinzichten gedeeld in de organisatie, zijn medewerkers betrokken bij UX-activiteiten?
  5. Besluitvorming: zijn gebruikersinzichten leidend bij strategische beslissingen (of niet), wie is verantwoordelijk voor beslissingen die invloed op gebruikers hebben, is er ambassadeurschap voor de gebruiker in de organisatie en op welk niveau?
  6. Voordelen: worden producten en diensten steeds beter, geldt dit ook voor processen en, uiteraard, gaat de tevredenheid van de gebruiker omhoog?

Modellen: een inventarisatie

Vooruit, dan ook een lijstje modellen. 

  • Het gebundelde UXCAF-model van MacDonald et al (2021), zoals hierboven beschreven. 
  • De ISO-standaard 24082 voor excellente dienstverlening. ISO biedt ook standaarden voor het maken (ISO 23592) en meten (ISO 23686) van excellente dienstverlening. In de standaard onderscheiden ze 4 niveaus, waarbij het hoogste niveau excellente dienstverlening is. 
  • Het UX maturity model van de Nielsen Norman Group. Jakob Nielsen heeft meerdere academische artikelen en boeken gepubliceerd over UX en UX maturity. Voor de handigheid hier het startpunt op de website van de NN Group over het UX maturity model dat hij ontwikkeld heeft. De UX Academy heeft materiaal voor een workshop voor het NN-model ontwikkeld om in een groepssessie te gebruiken. 
  • Het CXPA volwassenheidsmodel is gebaseerd op het CX-raamwerk van Forrester Research. Deze wordt door een aantal Nederlandse overheidsorganisaties gebruikt, onder andere door leden van de CX community van Gebruiker Centraal. Zowel het raamwerk als het groeimodel zijn door de internationale CX Professionals Association (CXPA) geadopteerd en tot standaard gemaakt met een CXPA-certificering.
  • Gebruiker Centraal publiceerde deze volwassenheidsscan een paar jaar geleden. Ze faciliteert nu de CX-community die het CXPA-model verder aan het uitwerken is.
  • Service Design Maturity Model door Koos, gepubliceerd in The Service Design Network (een internationaal netwerk van service designers). 
  • Ik heb zelf op basis van een intern organisatieonderzoek bij de Nationale Ombudsman een kader voor een standaard voor professioneel luisteren geschreven. Nog niet verder gevalideerd, maar dit onderzoek geeft wel input voor mijn promotieonderzoek.

Leuk zo’n lijst, maar hoe kies je nu?

Bovenstaande modellen hebben overeenkomsten en verschillen. De lijst van modellen in omloop is natuurlijk veel langer dan ik hier op dit blog deel. Hoe kies je nu wat je wilt gebruiken in je organisatie? Hier een aantal criteria om je te helpen kiezen. 

Meet het model wat je wilt weten? 

Komen de competenties erin terug waar je als organisatie mee aan de slag wilt gaan? Het heeft geen zin om een model te gebruiken dat iets anders meet dan wat je wilt weten. Er zit enige nuance tussen de modellen. Sommige focussen meer op datagedreven werken, zijn commercieel en vinden marketing aspecten belangrijk, of focussen juist meer op cultuur in de organisatie. Ik zou een model kiezen die begint bij de kwaliteit van je dienstverlening en van daaruit de ‘ui afpelt’. Die ui-metafoor heb ik van Jasper van Kuijk die het zo voorstelt in zijn proefschrift Managing Product Usability (2010). 

Op welk organisatieniveau wil je het gebruiken? 

Individueel, per team, per directie-eenheid of op het hoogste organisatieniveau? In de meeste modellen zit groei van operationeel naar tactisch en strategisch, maar het is desalniettemin goed om te kijken waar en hoe je het model wilt inzetten. Op de website van de NN-Group kun je zien hoe je per team of als organisatie het model kunt gebruiken. De ISO-standaard kijkt dan bijvoorbeeld weer alleen op organisatieniveau. 

Is het een wetenschappelijk model of ook praktisch inzetbaar? 

Je wilt een model dat goed gevalideerd is (bij voorkeur dus wetenschappelijk) maar ook handig te gebruiken is in de organisatie. Ik zag via LinkedIn een aantal prachtig vormgegeven modellen in workshop-format, maar met weinig validatie. Tegelijkertijd kan het artikel van MacDonald et al (2021) wat lastig te verteren zijn als je die uitdeelt in je team. Het CXPA/Forrester model is super handig in de praktijk (en er zijn veel partijen die dit model aanbieden om in de organisatie uit te rollen) maar het is volgens mij nog niet wetenschappelijk gevalideerd. De NN-Group is mijn favoriet op dit vlak. Lekkere scan om in te vullen, er zijn achtergrondartikelen met uitleg, en Nielsen en Norman zijn wetenschappelijke reuzen die al begin jaren 80 hun eerste UX-bijbels publiceerden. 

Zijn de criteria helder per niveau? 

Is het helder wat elke volwassenheidsstap inhoudt en hoe je daar komt? Ook de overheid heeft niet altijd evenveel ‘doenvermogen’ om te handelen en te groeien, dus het moet super helder zijn wat elke stap inhoudt. De modellen uit mijn lijstje scoren hier prima op.

Is het toepasbaar op de overheid? 

De overheid is geen commerciële dienstverlener en wij hebben geen klanten met keuze. Overheidsdienstverleners hebben naast de ervaringen van burgers, ook de democratische input via de Tweede Kamer of de gemeenteraad. De meeste modellen zijn niet specifiek gemaakt voor de overheidssector en houden geen rekening met deze dynamiek. Dit is de conclusie van mijn eerste wetenschappelijke publicatie waar ik laatst deze blog over schreef. En waar ik nu dus Klip-Veltman et al (2023) als bron bij kan geven – what is up! 

Sommige modellen zijn heel specifiek commercieel, en hebben in het groeimodel ook commerciële dynamieken opgenomen, zoals marketingstrategieën. Ook al lijken de meeste elementen uit deze modellen met een beetje creativiteit toepasbaar in de overheidscontext, er schuilt een fundamenteler risico. Onbewust neem je dynamieken mee die niet bij het karakter van de overheid (horen te) passen. Mijn advies zou zijn om een zo min mogelijk commercieel model te kiezen. 

Hoe te gebruiken: intern of extern gericht? 

Cijfers en rankings doen het altijd goed, want managers willen natuurlijk niet onderaan de lijst bungelen. Met deze extern gerichte aanpak is niets mis, maar nog waardevoller vind ik de interne aanpak. Dit is het moment om naar je navel te mogen staren! Eerst als organisatie goed begrijpen wat volwassenheid in goede dienstverlening eigenlijk inhoudt, hoe je daar komt en welke stappen jouw organisatie moet zetten. Dan kun je daarna…

Wil je benchmarken met andere organisaties?

Dan kan het lonen om voor hetzelfde model te kiezen als andere (overheids)dienstverleners. De vraag is wel wat je ermee opschiet? Wat heb je er werkelijk aan om te weten of je het beter of slechter doet dan, zeg, de Belastingdienst? Het is net als vroeger op school: leuk dat je een voldoende hebt, maar de kwalitatieve feedback is veel interessanter. Hoe kun jij je verbeteren?

En als het je om uitwisseling gaat: wordt er dan ook actief kennis en ervaring uitgewisseld met andere organisaties en hoe helpt dit je groei?

Slotadvies

Met bovenstaande criteria als gids kun je niet echt een verkeerde keuze maken, denk ik. Vooral als je een groeimodel niet als doel ziet maar als een hulpmiddel. Hulpmiddelen zijn niet in beton gegoten, je gebruikt ze en als je uitgegroeid bent, of de jas past toch niet helemaal, dan kun je een andere kiezen. Doe dat vooral!

Het doel is niet om compliant te zijn aan een groeimodel. Het doel is groeien: je dienstverlening verbeteren zodat mensen hun weg vinden bij de overheid en hun doelen kunnen bereiken. Dat is een proces en dat is nooit af. 

Wil je mijn onderzoek naar hoe je overheidsdiensten maakt die goed zijn voor mensen volgen? Abonneer je dan op mijn nieuwsbrief.

Verder lezen

  • MacDonald, C. M., Sosebee, J., & Srp, A. (2022). A Framework for Assessing Organizational User Experience (UX) Capacity. International Journal of Human–Computer Interaction, 38(11), 1064-1080.
  • ISO. (2021). ISO 24082 – Service excellence – Designing excellent service to achieve outstanding customer experience. Geneva, Switzerland, International Organization for Standardization.
  • Klip-Veltman, M., van Kuijk, J., and Kleinsmann, M.(2023). More than the process, exploring themes in Dutch public service design practice through embedded research, in De Sainz Molestina, D., Galluzzo, L., Rizzo, F., Spallazzo, D. (eds.), IASDR 2023: Life-Changing Design, 9-13 October, Milan, Italy.
  • Van Kuijk, J. I. (2010). Managing Product usability: How companies deal with usability in the development of electronic consumer products. Delft University of Technology, Delft.
Categories
Promoklip

Het proces vertrouwen is niet genoeg

Een bekende uitspraak onder ontwerpers is trust the process. Sinds ik 10 jaar geleden bij de overheid ging werken, heb ik als ontwerper van (digitale) overheidsdiensten voor burgers inderdaad vaak gehoord en gezegd dat je het proces moet vertrouwen. In deze blog vertel ik je waarom dat niet genoeg is als het gaat om overheidsdienstverlening.

Dit blog is een samenvatting van mijn eerste wetenschappelijke artikel ‘More than the process: exploring themes in Dutch public service practice through embedded research’. Dit artikel is gepubliceerd op IASDR2023 en je kunt hem hier downloaden. Wil je mijn onderzoek naar overheidsdiensten die goed zijn voor mensen volgen? Abonneer je dan op mijn nieuwsbrief.

Over overheidsdiensten

In veel westerse democratische landen is het de taak van de staat om te zorgen voor gezondheidszorg, onderwijs, veiligheid en sociale zekerheid. Dit doen we door wetten en beleidsmaatregelen te vertalen in publieke diensten. Het klassieke beeld van een overheidsdienst is een ambtenaar met een stempel achter een loket, maar tegenwoordig zijn diensten steeds meer gedigitaliseerd. Dit heeft de overheid als organisatie en de interactie met de overheid flink veranderd (Bovens & Zouridis, 2002).

Publieke dienstverleners zijn aan zet om de overheid (en haar wetten en beleid) te verbinden met burgers (met hun eigen behoeften). Een publieke dienstverlener kan 100% overheid zijn of zelfs helemaal commercieel, of iets daartussen. In mijn onderzoek ligt de focus op dienstverleners die echt overheid zijn: overheidsdienstverleners.

Mijn onderzoek doe ik in Nederland. Hier gebruiken we het woord ‘de uitvoering’ om deze organisaties aan te wijzen, maar sinds een paar jaar is er een verandering aan de gang. Na jaren bezuinigen en een paar dienstverleningsschandalen klinkt de roep om meer menselijke maat luid. Dit leidt tot allerlei veranderingsprogramma’s naar publieke dienstverlener binnen deze organisaties.

Een bewezen manier voor het leveren van mensgerichte (publieke) diensten is om deze mensgericht te ontwerpen. Met de opkomst van digitale diensten is wereldwijd in veel overheidsorganisaties een mensgerichte ontwerppraktijk ontstaan. Maar het toepassen van deze nieuwe competentie gaat niet zonder slag of stoot. Dat schrijven bijvoorbeeld Bason (2010), Clarke (2020), Downe (2020) en Greenway & Terrett (2018).

Wat is mensgericht ontwerpen?

Mensgericht ontwerpen is een vakgebied dat decennia teruggaat. Er zijn inmiddels zelfs ISO-standaarden voor excellente dienstverlening (ISO, 2021) en hoe je deze ontwerpt (ISO, 2019). Een belangrijk onderdeel hiervan is de ervaring van de gebruiker van de dienst. In welke mate kan die de service effectief, efficient en naar tevredenheid gebruiken?

Er zijn allerlei ontwerpmodellen om goede diensten te maken. De gemene deler: een combinatie van divergent en convergent denken, een iteratieve manier van werken en gebruikers betrekken bij het ontwerpproces.

Zeven jaar bloggen in de mix

In 2017 tikte ik mijn eerste blog over mijn werk om mensgerichte diensten te maken bij de overheid. In het archief vind je nu een lange lijst met blogs.

Samen met mijn promotoren Maaike Kleinsmann en Jasper van Kuijk nam ik al deze blogs onder de loep. We vroegen ons af wat we kunnen leren van al deze praktijkervaringen. Welke dynamieken zien we die invloed hebben op hoe overheidsdiensten gemaakt worden?

Onze onderzoeksopzet zag er zo uit schematisch:

Schematische onderzoeksopzet

We verdeelden alle blogs in vier projecten die elkaar (deels) opvolgden. Ik ga ze een voor een langs.

Project 1: het opzetten van een UX research praktijk bij DUO

Ik schreef de eerste blog over mijn werk bij DUO in 2017, en toen ik het team verliet in 2021, maakte ik een samenvatting van alle 98 blogs tot dan toe: de structuur van onderzoek.

Ik merkte dat de impact van gebruikersonderzoek laag bleef. Het proces was eigenlijk vaak al klaar wanneer het gebruikersonderzoek werd uitgevoerd, de website was al zo’n beetje af, het systeem kon niet worden veranderd en beleid had altijd voorrang.

Gebruikersonderzoek paste niet in de manier van werken van ontwikkelteams. Er was geen overkoepelende regie op feedback van gebruikers en er waren geen instrumenten zoals klantreizen om ontwikkelteams houvast te geven. Om dit bottom-up te veranderen was een flinke onderneming en het was niet prioriteit om de governance hiervan beter te structureren.

De positie van het UX-onderzoeksteam in de context van de organisatie zie je in deze tekening:

Schematische weergave van de structuur van de organisatie en de positionering van het UX research team.

Voor het leveren van diensten die voldoen aan de behoeften van de gebruiker, moest er veel eerder in het proces rekening moest worden gehouden met de perspectieven van de gebruikers, merkte ik. Zo ontstond het volgende project.

Project 2: De begripvolle ambtenaar

Dit was mijn master onderzoek naar de rol van begrip voor burgers bij makers van de digitale overheid, ook bij DUO. De uitkomsten van dit onderzoek deelde ik eerder op debegripvolleambtenaar.nl en de totstandkoming kun je uitgebreid lezen in het archief van dit blog (2018 – 2020).

Ik gebruikte fotografie om samen met collega’s te reflecteren. Zo ging dat:

Ik had vier belangrijke inzichten:

  1. Participanten weten niet waar de verantwoordelijkheid van de burger eindigt en die van de overheid begint. Hierdoor komen ze dilemma’s tegen waar ze niet goed mee om weten te gaan. Bijvoorbeeld: moet een lening voor jonge studenten heel toegankelijk zijn online of juist hordes bevatten?
  2. Participanten ervaren geen ruimte voor hun eigen menselijkheid. Ze moeten neutraal zijn en de wet gewoon uitvoeren, maar maken wel van alles mee wat impact heeft op hen: reorganisaties, politieke wisselingen, onduidelijke communicatie en eigen onzekerheid. Reflectieve gesprekken blijven hierdoor achter.
  3. Participanten hebben geen overzicht hoe de burger de service ervaart en kennen daardoor ook niet hun aandeel in het geheel. Processen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Ieder doet zijn stukje en geeft het estafettestokje door aan de volgende zonder precies te weten hoe het verder gaat.
  4. Participanten hebben niet de vaardigheden of voelen niet de vrijheid om te handelen naar de feedback van burgers. Als ambtenaar werk je voor de minister en wordt het al snel politiek, denken ze. De hiërarchie gaat van boven naar beneden: het ministerie maakt samen met het parlement de wet; de uitvoering voert uit.

Deze vier inzichten spelen op verschillende momenten in de estafette van wet naar loket een rol, zoals je in deze tekening kunt zien:

Schematisch overzicht waar de vier inzichten impact hebben op de estafette van wet naar loket.

Project 3: de CoronaMelder app

Voor de app deed ik een deel van het gebruikersonderzoek bij het Ministerie van Volksgezondheid. Via de tag coronamelder kun je alle blogs teruglezen.

De corona-app koos ik als voorbeeld hoe het wél kan. Het ontwerp- en bouwteam kwam op een bijzondere manier bij elkaar en gebruikte de crisisomstandigheden om bij elke iteratie gebruikers te betrekken. Deze succesvolle manier van werken werd onder andere door het Adviescollege ICT-toetsing (2022) bevestigd.

Maar het succes glanst minder wanneer je de app niet op zichzelf bekijkt, maar als interactiepunt in de hele dienst, namelijk bron- en contactonderzoek. De verantwoordelijkheden om het coronavirus te bestrijden waren verdeeld over het ministerie en regionale organisaties (GGD’s). De dynamiek tussen deze organisaties leidde tot een minder effectieve app en dit had weer impact op de totale service.

Ook al is er dus veel ontwerpvrijheid en worden gebruikers vanaf het begin goed betrokken, hoeft dat nog geen succesvolle dienst op te leveren. Er is meer nodig. Apps en diensten maken deel uit van een groter eco-systeem, zoals deze tekening laat zien:

Schematische weergave van de verhouding tussen het ministerie, de 26 GGD’s, de gebruiker en het ontwerpteam.

Project 4: een maand uit mijn eigen relatie met de overheid

Dat grotere eco-systeem verkende ik door op een grote kaart een maand mijn eigen interacties met de overheid bij te houden en daar uitgebreid de kant van de overheid bij in kaart te brengen. Dit project vormde het startpunt voor mijn promotie-onderzoek. Je kunt zelf door de kaart gaan op dit Miro-bord.

Flink versimpelde schematische weergave van mijn eigen relatie met de overheid.

Ik leerde dat wetten en diensten voor de overheid altijd bulk zijn en een collectief karakter hebben. Voor burgers is het altijd persoonlijk. De totale interactie telt op, stress dus ook, en burgers verliezen al snel het overzicht. Je moet immers wel een totale nerd zijn om zo’n kaart te willen/ kunnen maken :).

Door het gebrek aan overzicht is het voor burgers moeilijk om hun relatie met de overheid te managen (Keizer, et al, 2019). Overheidsorganisaties houden hier geen rekening mee want iedere organisatie heeft zijn eigen processen, structuren en financiële stromen. Er is geen overkoepelende verantwoordelijkheid over de hele relatie met de burger.

De specifieke dynamieken van overheidsdiensten

Wat kunnen we leren van deze projecten uit de praktijk van overheidsdienstverlening?

  1. Er is spanning tussen collectieve en individuele waarden. Wat publieke waarde is, wordt gedefinieerd en besproken door politieke partijen, in het publieke debat en in het parlement. Project 2 en 4 laten zien dat het aan de overheidsdienstverlener wordt overgelaten om die collectieve waarde te vertalen naar individuele ervaringen, zonder dat ze de vaardigheden of richtlijnen heeft om dit te doen.
  2. Publieke diensten moeten inclusief zijn voor iedereen. Niet elke burger heeft dezelfde mogelijkheden om de relatie met de overheid te managen. Commerciële organisaties willen ook inclusief zijn, maar de overheid heeft een monopolie. Kom je er als burger niet uit, kun je nergens anders heen. Ontwerpen voor inclusie betekent een grote verscheidenheid aan gebruikers betrekken bij het ontwerpproces, maar zoals project 1 laat zien, is dit geen standaardpraktijk. Gelukkig laat project 3 zien hoe dit wel kan.
  3. Een top-down, hiërarchische cultuur belemmert focus op de gebruiker. Overheidsorganisaties opereren in een politieke context (met politieke afrekening). Lees: je werkt voor de minister en minder voor burgers. Project 1 laat zien dat UX-inzichten alleen op operationeel niveau werden toegestaan en geen invloed hadden op strategische beslissingen van de organisatie. Deze dynamiek wordt verder uitgelegd in project 2. Project 3 laat zien, vanwege de teamsamenstelling en de aard van de Covid-crisis, dat deze politieke cultuur een kleinere rol speelde.
  4. Feedback van gebruikers strijdt met beleidsimplementatie en ICT-wijzigingen. Wijzigingen rond beleid en ICT worden steevast hoger geprioriteerd dan de ervaring van burgers met de dienstverlening. In project 1 zie je weinig ruimte voor gebruikersfeedback in de werkwijze van de organisatie. Dit wordt verder gestimuleerd door de focus op het juridische aspect van beleid, zoals blijkt uit project 2. Project 3 laat juist zien dat met de juiste capaciteiten en prioriteiten, gebruikersfeedback een essentiële rol kan spelen in de werkwijze van een team.
  5. Overheidsdienstverleners zijn deel van een groter diensten eco-systeem. Organisaties maken deel uit van een samenspel van beleidsdepartementen en andere dienstverleners, waarvan sommige zelfs zijn geprivatiseerd. In project 4 zie je hoe elke organisatie zijn eigen vertaling van de wet (of delen daarvan) maakt naar diensten en geen verantwoordelijkheid neemt voor de impact van het geheel op burgers. De cultuur hierachter wordt uitgelegd in project 2. In project 3 zie je dit in de dynamiek tussen het ministerie en de GGD’s.

Twee buitenkanten

Leggen we de uitkomsten van de projecten naast de literatuur over goede dienstverlening, dan zie ik zeker kansen voor meer menselijke maat in overheidsdienstverlening. Maar dit is makkelijker gezegd dan gedaan.

De theorie over (het maken van) goede dienstverlening knelt in de praktijk van overheidsorganisaties. De politieke hiërarchie staat bijvoorbeeld haaks op het eerste principe van excellente dienstverlening (ISO; 2021): “manage de organisatie van buiten naar binnen”.

Je zou dan zeggen dat we een 180-graden omslag nodig hebben bij de overheid, maar dat doet geen recht aan het democratische karakter van publieke organisaties. Voor overheidsdienstverleners is het dus de uitdaging om zowel de organisatie van buiten naar binnen te managen als verantwoording af te leggen binnen de democratische context, en dus te luisteren naar twee buitenkanten. Zo ziet dat eruit:

Schematische weergave van het service eco-systeem waarbinnen overheidsorganisaties opereren, inclusief de twee buitenkanten.

Conclusie

Als we echt mensgerichte overheidsdiensten willen maken dan moeten we mensgericht ontwerpen op strategisch niveau omarmen in organisaties (project 1). Een organisatiecultuur die dit mogelijk maakt is daarbij essentieel (project 2). Maar zelfs wanneer de organisatie over de vereiste capaciteiten beschikt (project 3), betekent dit niet dat de hele dienstverlening goed voor mensen is, aangezien overheidsorganisaties deel zijn van een service eco-systeem (project 4).

Om dienstverleningsstandaarden en ontwerpprocessen toepasbaar te maken op de context van overheidsdienstverlening, moeten we ze aanpassen om met de specifieke dynamiek van de overheid te kunnen omgaan.

Wanneer we dit doen, stelt dit overheidsdienstverleners hopelijk in staat om burgers te helpen hun doelen in het leven te bereiken, zelfs als ze verschillende diensten van verschillende organisaties nodig hebben. De overheid als geheel moet voorbij silo’s werken, en beginnen met het orkestreren van de ervaring met overheidsdienstverlening voor burgers.

Hoe verder?

Deze standaarden en ontwerpprocessen verder ontwikkelen is natuurlijk een schone taak voor mij in mijn promotieonderzoek.

De komende tijd wil ik eerst een aantal concepten verder aanscherpen. Ik gebruik de term overheidsdienstverlener, maar de specifieke eigenschappen hiervan kunnen we nog wel wat meer uitdiepen. Ik ga er vanuit verschillende perspectieven naar kijken: vanuit de bestuurskunde, de service literatuur en vanuit het design veld. Ik zie het voor me als een schaal die je vanuit verschillende dimensies kunt gaan definiëren:

Dit najaar werk ik aan dit conceptuele kader. Daarna maak ik een onderzoeksopzet om in de praktijk te onderzoeken hoe Nederlandse nationale overheidsdienstverleners hun dienstverlening leren verbeteren.

Wil je hier vast meer over weten, lees dan verder in deze blogs over:

Referenties

Bason, C. (2010). Leading public sector innovation (Vol. 10). Bristol: Policy Press.

Bovens, M., & Zouridis, S. (2002). From street‐level to system‐level bureaucracies: how information and communication technology is transforming administrative discretion and constitutional control. Public administration review, 62(2), 174-184.

Clarke, A. (2020). Digital government units: what are they, and what do they mean for digital era public management renewal?. International Public Management Journal, 23(3), 358-379.

Downe, L. (2020). Good Services: How to design services that work. BIS Publishers.

Greenway, A., Terrett, B., Bracken, M., & Loosemore, T. (2018). Digital transformation at scale: Why the strategy is delivery: Why the strategy is delivery, London Publishing Partnership.

Keizer, A. G., Tiemeijer, W., & Bovens, M. (2019). Why knowing what to do is not enough: A realistic perspective on self-reliance (p. 157). Springer Nature.

ISO. (2019). ISO 9421-210 – Ergonomics of human-system interaction – Part 210: Human-centred design for interactive systems. Geneva, Switzerland, International Organization for Standardization.

ISO. (2021). ISO 23592 – Service excellence – Principles and model. Geneva, Switzerland, International Organization for Standardization.

ISO. (2021). ISO 24082 – Service excellence – Designing excellent service to achieve outstanding customer experience. Geneva, Switzerland, International Organization for Standardization. 

Adviescollege ICT-toetsing. (2022). Evaluatie Ontwikkelproces CoronaMelder. Den Haag, Adviescollege ICT-toetsing.

Alle 43 referenties die ik in het artikel gebruikt heb, vind je hier.