Categorieën
De begripvolle ambtenaar

Cees-Jan als begripvolle ambtenaar

Hoe wordt de wet omgezet in ‘het systeem’? Met veel collega’s sprak ik hier al over, maar nog niet eerder zo concreet als met Cees-Jan. Hij is bedrijfsregelanalist bij DUO en heeft meegewerkt aan het nieuwe systeem Studiefinanciering, en dus ook het vertalen van de nieuwe wet Studiefinanciering uit 2015 naar dat computersysteem.

Tot nu toe kende ik alle collega’s die ik foto-interview al. Maar Cees-Jan ontmoette ik voor het eerst aan de keukentafel, tijdens het gesprek. Via via kreeg ik zijn naam door als iemand die alles wist over bedrijfsregels en computerbesluiten.

Jurist, met ICT-kennis

Cees-Jan begon 18 jaar geleden als beleidsmedewerker bij Registers & Examens, waar ook Mirjam werkt. Daarvoor had hij Rechten gestudeerd, tijdens zijn studie onderzocht hij hoe de algemene bestuurswet toegepast werd, onder andere bij DUO. Na een paar jaar ambtenaren, ging hij voor een ICT-detacheerder werken. Toen DUO aan de slag ging met het Basisregister Onderwijs (BRON) zochten ze een jurist met ICT-kennis en kwam Cees-Jan weer terug bij DUO. Hij werd verantwoordelijk om te controleren of de wet goed toegepast werd in het systeem.

In 2006 werd de wet Inburgeren onder Rita Verdonk ingevoerd. DUO werd de uitvoering gegund. Voordat de wet in 2006 ingevoerd werd, kwam DUO een paar jaar eerder al in actie. Cees-Jan: “Er kwam een programma om het systeem te bouwen. Er was nog geen wetgeving, dat ging gelijk op met het bouwen van het systeem. Dat vond ik een van de leukste klussen bij DUO. Toen de uitvoering begon, en het systeem ‘af’ was, was het voor mij ook klaar.”

De afgelopen jaren heeft hij meegewerkt aan het nieuwe systeem van Studiefinanciering. Nu werkt hij als analist/ adviseur mee aan het Bedrijfsregel Management Systeem.

Cees Jan over zijn werk bij DUO.

Een catalogus met bedrijfsregels

“Een bedrijfsregel is de vertaling van de wet naar een regel tekst die je kunt toepassen. Het heeft een vaste zinsconstructie, bijvoorbeeld ‘een persoon heeft aanspraak op studiefinanciering indien hij aan alle volgende voorwaarden voldoet, etc etc’. Een goede bedrijfsregel is neutraal, consistent en eenduidig. Bij elke regel staat op welk stukje van de wet het gebaseerd is. Wanneer een bedrijfsregel geschreven is, wordt die afgestemd met een functioneel ontwerper, iemand van het Kennis & Leercentrum, een analist en een beleidsmedewerker.”

Cees-Jan wil van bedrijfsregels geen ICT-feest maken. “Bij goed bedrijfsregelmanagement maakt het niet uit wie met de bedrijfsregels verder gaat. Het maakt niet uit of je ze nu gaat programmeren of er een werkinstructie voor collega’s van maakt. Bedrijfsregels zijn voor alle toepassingen hetzelfde.”

Als je bedrijfsregelmanagement goed toepast, kun je sneller aanpassingen maken in je systemen. Bijvoorbeeld bij wijzigingen in het beleid. Je kunt je opdrachtgever (het ministerie) van te voren een goede uitleg geven wat er te verwachten is, bijvoorbeeld de kosten van een verandering. Je kunt beslissingen die DUO maakt goed uitleggen, op welke manier die ook genomen zijn: door een mens of een computer.

“Vaak wordt bij het maken van beleid al nagedacht over wat je kunt automatiseren. Daarom wil je dat bedrijfsregels in dialoog ontstaan. Hoe gaan we de wet implementeren en welke invloed heeft automatisering op de wet zelf? Dat is ook moreel relevant. Welke beslissingen laat je de computer doen en welke beslissingen hebben een menselijke blik nodig?”

Een menselijk besluit

Ik vertel Cees-Jan over het proefschrift van Marlies van Eck over computerbesluiten bij de overheid. Hij kent het al. Marlies noemt onder andere het verschil tussen juridische taal en computertaal. De computer kent alleen ja of nee, 1 of 0. Als dit, dan dat. De wet wordt geschreven met ruimte voor uitzonderingen in het achterhoofd. Die dubbelzinnigheid haalt Cees-Jan eruit met zijn werk door juridische taal te vertalen naar mogelijke computertaal.

“Bij DUO kun je herleiden hoe zo’n besluit genomen is. De optelsom van een besluit is bedrijfsregels, gebaseerd op de wet + toepassing in een uitvoering, bijvoorbeeld een computersysteem of een werkinstructie + de persoonlijke gegevens van de student om wie het gaat. Bijvoorbeeld: ik heb een studieschuld bij DUO (mijn gegevens) en wil een ‘jokerjaar‘ inzetten (wet). Ik regel dit via MijnDUO waar ik dit met een formulier kan aanvragen en direct feedback van het systeem krijg dat het geregeld is (toepassing op basis van de bedrijfsregels).

Soms gaat het niet zo makkelijk. Bijvoorbeeld als de gegevens niet compleet zijn, als ik als gebruiker niet goed overweg kan met het systeem en hulp nodig heb, of als de beslissing zo complex of moreel gevoelig is dat we dat niet willen overlaten aan een computer. “In het proces doen we dan een ‘uitworp’. We programmeren dat zo dat er dan een seintje komt dat deze beslissingen door een beslissingsambtenaar genomen moet worden. Meestal is dat wanneer er bewijsstukken opgestuurd moeten worden door de klant. Bijvoorbeeld bij ‘weigerachtige ouders‘. Wanneer de ambtenaar dan een beslissing genomen heeft, wordt die beslissing geregistreerd en gaat het weer ‘de fabriek’ in.”

En soms weet je het niet van te voren. Heb je iets geprogrammeerd, maar had het toch een menselijke blik nodig. Cees-Jan: “Dan gaan we ervan uit dat de klant in actie komt.”

Cees Jan over de onderdelen die tot een beslissing leiden.

De afweging tussen een ‘uitworp’ en ‘de klant in actie’ lijkt me ingewikkeld. Bij een uitworp leg je de last bij DUO neer, in het tweede geval leg je die bij de student neer. “In principe leggen we de last zoveel mogelijk bij onszelf neer. Maar je kunt het niet altijd weten.”

Mijn beeld van bezwaar maken naar de overheid was altijd vrij negatief, een welles-nietes-discussie die je toch niet wint. Cees-Jan noemt bezwaar maken juist hèt middel om in gesprek te gaan met de overheid. “Maar dat moet de ander dan wel kunnen. En dat vind ik wel erg, dat je steeds vaker hoort dat mensen dat niet kunnen bij de digitale overheid. Dat vind ik echt erg.”

Niet alleen wat, maar ook waarom vertellen

Cees-Jan zou graag een stap verder willen gaan en de bedrijfsregels toegankelijker maken voor de student. “Bedrijfsregels zijn een soort beslisboom. Er komt aan het einde een antwoord uit, bijvoorbeeld ‘je hebt geen recht op studiefinanciering’. Elke stap in de beslisboom kun je inzichtelijk maken. Dan zie je niet alleen het antwoord, maar ook waarom dat zo is. En wat je eventueel zou kunnen aanpassen in je leven om wel in aanmerking te komen. Ik vind het belangrijk dat mensen snappen waarom ze iets niet krijgen. En dat ze weten wat ze moeten doen om het eventueel wel te krijgen. Als je een grote mond hebt, lukt het wel. Maar mensen die niet goed voor zichzelf  kunnen opkomen, mogen we nooit vergeten.”

Hoe ver ga je? De digitale overheid zou bij uitstek de mogelijkheid kunnen bieden om complete transparantie tussen overheid en burger te bieden. Een tijd terug las ik een essay van Bas Haring waar hij transparantie als een kleine cassetterecorder beschrijft.

“Mijn leraar aardrijkskunde op de middelbare school was een bijzonder grillig man. Zei hij dat we geen huiswerk hadden voor de volgende les, dan gaf-ie soms toch een schriftelijke overhoring. Ziedend waren we dan. Hij had nog zó gezegd dat we niks hoefden te leren. Zelfs als iedereen bij hoog en laag verklaarde dat we geen huiswerk opgekregen hadden durfde hij nog steeds te beweren dat we ons vergisten. ‘Hadden we maar een kleine cassetterecorder’, hebben we weleens gedacht, ‘dan hadden we kunnen registreren dat hij ernaast zat.’ Maar zo’n recorder hadden we niet. En dat is frustrerend. Dermate frustrerend dat ik het me nog herinner.


Transparantie gaat over deze frustratie: het gevoel hebben dat de verkeerde beslissing genomen is, maar op geen enkele manier kunnen achterhalen hoe die beslissing tot stand is gekomen. Het lijkt alsof ICT zaken ondoorzichtiger maakt: ‘Volgens de software komt u niet in aanmerking voor een vergunning, excuses!’ Maar het tegenovergestelde is eerder het geval. ICT is immers zo’n kleine cassetterecorder, of zou dat kunnen zijn.”

Bas Haring en anderen, uit: Essay Estafette, reflecties op de toekomst van de digitale overheid.

Een begripvolle ambtenaar dus?

Ik vind het heel interessant wat Cees-Jan me vertelt. Maar hij zit natuurlijk aan mijn keukentafel om te bespreken hoe ik hem als begripvolle ambtenaar ga fotograferen. “Ik zou mezelf niet per se als begripvol omschrijven.” Die opmerking verbaast me. Wat Cees-Jan mij vertelt over mensen die niet bezwaar kunnen maken, vind ik juist heel begripvol en inlevend. “Ik adviseer alleen. Ik beslis niet.” Cees-Jan koppelt begrip aan verantwoordelijkheid, hm, interessant.

Aan de andere kant snap ik ook weer wel dat Cees-Jan zichzelf zo omschrijft. Eerder deed ik een deep dive naar de nadelen van empathie, dat zijn er nogal wat. Bedrijfsregels halen die nadelen uit onze dienstverlening. Beslissingen hoeven juist niet meer gemaakt te worden op persoonlijke empathie. Dat is goed, want bedrijfsregels zijn niet willekeurig en empathie is dat wel.

Cees Jan over zijn begrip en of dat nodig is.

Cees-Jan kiest in zijn foto voor een roze achtergrond. Hij wil staan en gewoon vertellen. “Schiet maar door.” Hij kiest voor veel licht, dat staat voor openheid. Hij vertelt dat hij altijd van het goede in de ander wil uitgaan. Een mensbeeld op basis van vertrouwen.

Wanneer ik achteraf de foto’s bekijk, valt me nog iets op. Er zit veel tegenstelling in de foto. In kleur, blauw op roze. Maar ook in hem. Hij plukt aan z’n baard, kijkt bedenkend rationeel, maar vertelt juist over vertrouwen en menselijkheid. Zijn bril en zijn bloes hebben hetzelfde gestructureerde patroon, maar zijn haar is lang en los. Ik hou van al deze paradoxen. Het kan samengaan. Net als een overheid die een machine is en toch menselijk. Ik denk dat het kan.

Categorieën
De lerende overheid Hoe doe je onderzoek? Werken met beeld

De rol van DUO, hoe vind je die?

Over de rol van DUO zijn veel meningen. Studenten hebben bepaalde verwachtingen. De maatschappij verwacht een rol van ons, aangewakkerd door beelden uit de media. En medewerkers van DUO hebben er zelf ook ideeën bij. De afgelopen weken ben ik samen met collega’s aan de slag gegaan om die rol van DUO concreter te maken en vooral ook praktisch toepasbaar. In deze blog de stand van zaken.

“Je ouders worden je vrienden. En DUO wordt soort van je ouder. Je Ome DUO.” Student Milo noemde dat terloops in een interview. Die opmerking was de aanleiding voor een experiment met een klas studenten. Wat is de rolverdeling tussen DUO, je ouders, school, de media, maatschappij, je vrienden en jijzelf? De meeste studenten zagen zichzelf als slachtoffer en DUO, eventueel in combinatie met hun ouders, moesten hen redden. Is dat een gezonde rolverdeling, vroeg ik me af.

Tegelijkertijd deed ik ook een experiment met collega’s. Met een touw en twee studenten vroeg ik collega’s hoever zij van de student af stonden. Ik wilde weten hoe ze zich inleefden in studenten en vroeg wat voor keuzes ze zelf zouden maken in het leenstelsel. Of hoe wilden ze dat hun kinderen wel of niet gingen lenen. De uitkomst was zo divers als wat: iedereen had een eigen idee over hoe de relatie met studenten moest zijn en of lenen goed of fout is.

Als iedereen binnen DUO zijn eigen kijk heeft op de relatie met studenten en dus ook op wat onze rol hoort te zijn, zit er dan nog wel 1 lijn in? Iedereen maakt beslissingen in zijn werk. Wanneer we dat niet vanuit 1 gezamenlijk referentiekader doen, maar vanuit onze eigen beste bedoelingen (die dus onderling nogal kunnen verschillen), wat merken studenten daar dan van? In het onderzoek dat ik eerder met studenten van de HanzeHogeschool deed, merkte ik dat veel studenten zich schuldig voelen over hun lening. Op welke waardes baseren ze dat? Welke rol speelt onze communicatie daarin? Een ding komt goed naar voren: van DUO verwachten ze vooral duidelijkheid.

Eerst overzicht

Samen met collega’s van verschillende afdelingen (communicatie, sociale media, klantinteractie, webredactie en UX onderzoek) startten we, zoals ambtenaren doen, een werkgroep. We begonnen met het maken van een overzicht van alle communicatiemomenten en -middelen gecategoriseerd naar de levensfase van een student rond het thema lenen. Welke informatie moet je weten als je 17 bent en je oriënteert op je studie? Welke middelen zetten we daarvoor in? Welke kanalen vormen de verbinding wanneer je studeert tot aan wanneer je aan het werk gaat en je studieschuld moet aflossen?

Door het af te zetten tegen de levensfases van de student zagen we direct waar we veel communiceren en waar weinig. We zagen twee soorten communicatie: de procescommunicatie (bijvoorbeeld: je vraagt studiefinanciering aan en je krijgt een bericht terug dat het geregeld is) en zendcommunicatie (DUO houdt een webinar over de gevolgen van lenen). Bij de een ligt het initiatief bij de student, bij de ander neemt DUO het initiatief.

De toon van onze middelen

Om inzicht te krijgen in hoe we onze middelen maken en welke rol en toon er nu in verwerkt zitten, gebruikte ik het De-scription canvas van de toolkit Ethics for designers. In deze oefening pel je een communicatiemiddel af van ‘wat is het’, naar ‘hoe wordt het gebruikt’ tot ‘waarom bestaat het’. We merkten dat de middelen sterk van toon verschilden. De een was bijvoorbeeld jovialer en zei ‘Geen paniek!’ in het bericht. De ander was veel neutraler en feitelijker. Dit kan een paar redenen hebben:

  • het karakter van het kanaal. Facebook leent zich meer tot emotietaal dan een officiële brief van DUO. In een webinar waar een medewerker van DUO vertelt is het automatisch al meer invoelend dan op de website van DUO waar de toon veel neutraler en zakelijker is.
  • middelen die op verschillende afdelingen gemaakt werden, hadden vaak een andere toon. Dit deed me denken aan de oefening met het touw waar ook verschillende uitkomsten uitkwamen. We stoppen toch wat van onszelf in de communicatie die we maken.
  • het belang van de klant is soms in strijd met het belang van de organisatie. DUO wil liever dat studenten zo veel mogelijk digitaal zelf regelen en dus niet bellen. Om het bellen te voorkomen, duiken we vaak in de rol van ouder om via zendcommunicatie zoals Facebook, mailings en brieven te voorkomen dat er vragen ontstaan onder het mom van “we weten al welke vragen ze hebben voor ze er zelf mee bezig gaan.” Maar is dit bedrijfsmodel ook een gezonde relatie met studenten op de lange termijn? Of blijven we zo altijd achter onze eigen staart aanhollen?

We waren het niet altijd eens met elkaar of de toon bij het middel klopte. De noodzaak om met een gezamenlijke rol aan de slag te gaan was duidelijk.

Hoe bedenk je de rol van DUO?

En dan zijn we uiteindelijk toch bij die rol van DUO. Ik vond dit de moeilijkste stap. Hoe bedenk je de rol van DUO? Hoe zorg je ervoor dat iedereen het hierover eens is? Niet alleen collega’s, maar juist ook de studenten. Niets is zo veranderlijk als een relatie, dus die rol moet ook nog eens flexibel zijn. En praktisch toepasbaar zodat we bij het maken van een communicatieboodschap duidelijk weten wat we moeten doen, hoe we moeten communiceren en dus niet op ons buikgevoel hoeven af te gaan. Het moet ook nog eens niet alleen in 1 boodschap zijn, maar een rode draad vormen in al onze communicatie (en dat is nogal veel).

Hoe begin je? Hoe moet je denken?

In 2011 maakte de Reframing Studio in opdracht van het ministerie Binnenlandse Zaken een visie op het ontwerpen van publieke diensten. Reframing the relation between citizen and government noemen ze het. In hun relatiemodel zetten ze de intentie van de overheid (van perspectief bieden voor het individu tot het creëren van een sociaal collectief) af tegen de staat waar de burger zich in bevindt (van afhankelijk tot onafhankelijk). De Nederlandse wetten zijn in te delen in de vakken die dan ontstaan. Bijvoorbeeld de Bijstand, die is er om afhankelijke burgers perspectief te bieden. De APK is er voor het sociale collectief, maar we zijn als burgers wel afhankelijk. Per combinatie hoort een rol bij de overheid en het belang van de burger. Die rol bepaalt de toon waarop we met elkaar omgaan.

Dit invullen voor DUO is nog best lastig. Onze doelgroep kan zowel afhankelijk als onafhankelijk zijn, aan de hand van de eigen situatie of levensfase. En wij, ja, aan de ene kant willen we perspectief bieden en studenten helpen om hun studentenleven te betalen. Daarvoor zijn de ov-kaart, de aanvullende beurs en meer regelingen er. Aan de andere kant is het leenstelsel juist bedacht voor het sociaal collectief en niet per se in het voordeel van die ene student. Hoe moeten wij als DUO dit framework gebruiken?

Ik maakte een leeg canvas van het model zodat we hem zelf konden invullen. We bedachten een soort schaal. Het leenstelsel is er voor het sociale collectief. Maar… er zijn binnen het leenstelsel ook regelingen die studenten perspectief kunnen bieden. Tussen deze twee intenties moeten wij schakelen. In beide gevallen is de student redelijk afhankelijk van ons.

Onze rol als flexibele schaal

We kwamen uit op een schaal van betrokkenheid. Aan de meest rechtse kant zijn we neutraal betrokken. Onze toon is duidelijk en transparent. We vertellen hoe het zit. Dat betekent geen dubbele boodschappen. Nu is dat soms wel het geval. Bijvoorbeeld dat we op de site wel zeggen dat je studieschuld een rol kan spelen bij je hypotheek, maar niet welke rol en hoe het zit.

Meer naar links op de schaal kunnen we meer betrokken worden. Eerst door te helpen met kiezen. Ga je wel of niet lenen? Onder welke regels wil je terugbetalen? Kies je een week of weekend-ov? Voor mbo’ers jonger dan 18, laat je je stufi wel of niet eerder ingaan zodat je vast gratis kunt reizen? We helpen de student te kiezen door waardevrij de opties op een rij te zetten. En door te adviseren hoe je hulp kunt vinden. Zoals mijn collega Henk zei: “waarom zetten we niet gewoon op de site: lenen is een moeilijke keuze, vraag je pa om advies!” Een beetje menselijk meedenken zonder zelf te adviseren.

Helemaal links zijn we maximaal betrokken. Studenten die zo diep in de schulden zitten dat de deurwaarder op de stoep komt; dat kunnen we voor zijn. We kunnen hen pro-actief wijzen op betalingsregelingen en alles vast voor ze klaarzetten om hier gebruik van te maken.

De trigger

Wanneer schakel je van de ene naar de andere categorie van betrokkenheid? Standaard horen we in de meest rechtse rol. Door een trigger vanuit de student gaan we schuiven naar meer betrokkenheid. Dat kan zijn doordat de student zelf contact zoekt (de meest duidelijke trigger) en een vraagt stelt, maar het kan ook doordat we in het gedrag van een student een trigger zien, bijvoorbeeld een student die voor de 2e keer zijn betalingsregeling heeft geannuleerd door niet te betalen. Wat triggers zijn en naar welke betrokkenheid we dan moeten gaan, moeten we verder uitwerken.

1 brief naar iedereen

Als we een brief sturen, gaat die gelijk naar duizenden studenten. De informatie op duo.nl is voor iedereen gelijk. Hoe kun je daar die verschillende mate van betrokkenheid in verwerken? Hier moeten we nog veel uitwerken, maar wat we nu al weten is dat:

  • de procescommunicatie voor iedereen gelijk kan zijn. Hier neemt de student het initiatief om iets bij ons te regelen. Je vraagt stufi aan en krijgt een bevestiging. Dit is de eerste fase van betrokkenheid (+). Wij zijn neutraal. De toon is zakelijk. Informatie waarbij elk overbodig woord is weggesneden. We zijn duidelijk en transparant. We zeggen hoe het is.
  • de zendcommunicatie net iets anders moet, namelijk afgestemd op de trigger die we krijgen. De triggel bepaalt of de doelgroep ook echt op deze communicatie zit te wachten. Aan de hand van de trigger schakelt DUO over naar fase ++ of +++ moet en worden we pro-actief. Hierbij zal het type kanaal ook meespelen: op facebook communiceer je anders dan in een brief. De ‘voice’ is hetzelfde, zakelijk, objectief en duidelijk, maar de ‘tone’ kan variëren, op basis van onderwerp en doelgroep.

De toolkit

Om de betrokkenheid van DUO en de toon die daarbij hoort goed te kunnen toepassen in de communicatiekanalen en -middelen gaan we een toolkit ontwikkelen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

  • SEO. Procescommunicatie is gebaseerd op zoekwoorden. Als de SEO goed is, doet de content het werk.
  • nudges ontwerpen en op de juiste momenten inzetten. Als de klantreis soepel verloopt en we bewaken alle touchpoints, dan is het niet nodig om te nudgen. Waar het niet soepel gaat, daar kunnen we het inzetten.
  • dataprofielen maken om triggers te ontdekken om eventueel in actie te komen met zendcommunicatie
  • keuzehulpen rond levensfases, bijvoorbeeld op onze website voor mbo’ers die jonger dan 18 zijn
  • experimenten om te testen of we de juiste toon en de juiste mate van betrokkenheid bij de juiste doelgroep in het juiste middel hebben
  • het de-scriptie canvas en de andere hulpmiddelen uit de toolkit Ethics for designers
  • en zo vast nog meer

Hoe doe jij dit?

Wij hebben dus nog een flinke bak werk liggen deze zomer. Ik ben ook benieuwd hoe andere (overheids)-organisaties hiermee omgaan. Is jullie rol duidelijk? En hoe verwerk je die in de relatie met je doelgroep? Hoe communiceer je met hen? En klopt dit ook met de verwachting die je doelgroep ervan heeft?