Auteur: Maike

Categorieën
(On)begrepen burgers

Goed voornemen: meeluisteren aan de tel

Tiktokker die over DUO vertelt

Goed voornemen voor 2023: loop eens een dagje mee op je helpdesk.

Dit najaar liep ik twee keer mee met collega’s bij het KlantContactCentrum (KCC) van DUO. Op uitnodiging van mijn collega Maureen, die ik toevallig ergens tegenkwam. Ik heb me voorgenomen om dit elke twee maanden te doen, want echt, ik verbaas me er elke keer over hoeveel je leert van een paar uurtjes meeluisteren.

In dit blog wat ik dan leer en – hopelijk – een aanmoediging voor jullie om komend jaar ook mee te luisteren op je eigen KCC, werkplein, helpdesk, telefoonunit, ach, hoe je het ook noemt in jouw organisatie.

9 uur, melden bij de receptie

Het KCC van DUO is in een ander gebouw waar ik geen pasje voor heb. Lisa haalt me op, ik loop vandaag met haar mee. We halen koffie en zij start alle applicaties op de computer op. Wanneer je een helpdesk belt en de medewerker kijkt ‘even in het systeem’… Nou, dat systeem blijkt wat uitgebreider te zijn dan het beeld dat ik er altijd bij had.

Ik krijg een headset zodat ik mee kan luisteren met het gesprek. Ik kan niet meepraten, ik sta op mute. Lisa logt in op het belsysteem en de telefoon begint te knipperen.

“Ik had gehoord dat ik tegemoetkoming kan krijgen vanwege corona. Ik kom in aanmerking maar nog niet ontvangen. Ik doe mbo, niveau 4 en kon toen geen stage lopen dus mijn studie duurt langer.”

Beller 1

Lisa kijkt op duo.nl/corona en vergelijkt de voorwaarden met de gegevens van de beller die ze erbij heeft gepakt. Helaas voldoet de beller toch niet aan alle voorwaarden. Ze had bijvoorbeeld haar diploma voor augustus 2021 moeten halen maar zit nu pas in jaar 3. De beller baalt er toch wel van, ‘is er niet nog iets mogelijk?’

Een tweede beller

“Ik heb een vraag over lesgeld. Als ik me voor februari uitschrijf, moet ik dan wel het hele bedrag betalen? Ik wil namelijk overstappen naar een andere opleiding, denk ik.”

Beller 2

Lisa doet de identiteitscheck met de beller, zodat ze zijn gegevens zoals die bij DUO bekend zijn erbij kan pakken. Ze ziet dat hij al een paar opleidingen heeft gedaan maar ook dat hij geen aanvullende beurs krijgt. Eerst de lesgeldvraag maar.

“Wil je even meegaan naar duo.nl en dan op ‘inschrijven en betalen opleiding’ klikken? Stoppen omdat je een opleiding niet leuk vindt, is niet een reden om het lesgeld te verlagen. En als je een andere opleiding gaat doen, moet je daar ook lesgeld voor blijven doorbetalen.”

Lisa

Na het gesprek vertelt Lisa me dat ze het idee kreeg dat hij zelf ook nog niet zo goed wist wat hij wilde. “Aan de hand van mijn antwoorden, gaat hij zijn keuze bepalen.” Dat lijkt me best lastig in hoe je advies geeft. Lisa vertelt dat ze regelmatig met collega’s praat hoe je daarmee omgaat en objectief advies kunt geven. 

“Ik zie ook dat je geen aanvullende beurs krijgt van ons. Wist je dit? Dit komt omdat we het inkomen van een van je ouders niet hebben.”

Lisa

Lisa legt de beller uit wat hij moet doen om dit te regelen en rond het gesprek vervolgens af.

Door naar beller nummer 3

“Ik heb van een vriend gehoord dat je tegemoetkoming van corona kan krijgen. Is het ook voor mij van toepassing?”

Beller 3

Dit is de tweede vraag over corona. Wat gek is, vertelt Lisa me, want die regeling was eigenlijk vorig jaar heel populair. De meeste mensen die recht hebben op die tegemoetkoming hebben hem al aangevraagd. Tijdens het meeluisteren, bellen er nog een paar mensen over deze regeling. We zien de wachttijd oplopen: er hangen flink wat bellers aan de lijn.

Na een uurtje komt Maureen, met wie ik de vorige keer meeliep, langs om even een praatje te maken. Zij vertelt dat er een TikTokfilmpje rondgaat die jongeren oproept om te bellen over corona. Aha!

Maar, Lisa en ik kijken elkaar aan, al deze jongeren die belden, en niet voor de coronatoeslag in aanmerking kwamen, hebben we wel kunnen helpen. Doordat Lisa in het systeem keek, kon ze zien dat een aantal van hen bijvoorbeeld geen aanvullende beurs hadden aangevraagd, of een betaalachterstand hadden. Dat konden we direct met hen aanpakken en regelen. Het was eigenlijk heel goed dat ze contact met DUO hadden.

@daisypiras

#aanhechten met @Daisy Piras €1500 Corona vergoeding!

♬ origineel geluid – Daisy Piras
@daisypiras op tiktok over de coronavergoeding van DUO

Is zo’n TikTokfilmpje dan vervelend, omdat het onze planning in de war schopt, of juist een goede extra motivatie en voorlichting voor onze doelgroep?

Zo gaat het nog een tijdje door. Ik zie Lisa terwijl ze aan de lijn hangt met studenten door schermen klikken, berichten erbij pakken, even in de werkinstructie kijken hoe het precies zit en ondertussen vriendelijk uitleggen hoe iemand iets het beste kan regelen, of het geldt voor de beller, en hen extra herinneren of iets op het hart drukken om te regelen.

Ik heb in de afgelopen jaren aan een aantal van de applicaties gewerkt die ik nu in actie op het scherm van Lisa langs zie komen. Ik schud af en toe mijn hoofd omdat het toch anders uitpakt in de praktijk dan hoe we het ontworpen hadden, ai.

Drie redenen waarom meeluisteren zo leerzaam is

De eerste reden. Je hoort waar mensen over bellen, direct met toon, context, en alles erbij. Bij een gesprek werd de partner even ingebeld om de uitleg ook te horen, bij een ander gesprek zat er een moeder op de achtergrond die vragen door het gesprek heen riep en bij weer een ander gesprek werd de beller boos en verdrietig.

Reden 2: je ziet hoe medewerkers hiermee omgaan. Je ziet alles bij elkaar komen. Het is heel verleidelijk als je aan applicaties werkt om te denken dat het om dat ene ding draait, maar naast Lisa zie je hoe alles samenwerkt (of niet). In onze organisaties zijn afdelingen gescheiden, soms wel tot verschillende directies aan toe, maar aan de telefoon komt alles samen.

Derde reden: je hoort de verhalen van Lisa en collega’s tussen de bedrijven door. Of situaties vaker voorkomen, of incidenteel zijn. Hoe je met moeilijke vragen omgaat en waar zij zaken repareren omdat die eerder in de processen misgaan. “Hier kijken we eigenlijk altijd naar, omdat dat gewoon niet goed werkt in het proces. Dus dan kunnen we mensen even extra herinneren.”

Goed voornemen

Daarom, begin het nieuwe jaar met het voornemen om in 2023 een ochtend of middag mee te luisteren naar de gesprekken die je doelgroep met je organisatie hebben. 

Wie je ook bent in de organisatie, de baas, de icter of de jurist, het maakt niet uit: meeluisteren is leuk en je leert er veel van.

Categorieën
(On)begrepen burgers

Foutcode onbekend

Een middag meelopen op een IDO om eens te zien met welke vragen mensen over de digitale overheid aankloppen. IDO staat voor Informatiepunt Digitale Overheid. Dit is een laagdrempelig loket met info over de digitale overheid mét mensen die je op weg helpen als je iets lastig vindt om te regelen.

In dit blog wat ik meemaakte op het IDO bij mij in de buurt en wat ik daarover leer over de digitale overheid.

De foto’s maakte ik van de boeken in de bieb om ons heen. Geheel op gevoel vormen ze een poëtische samenvatting. De titel ‘foutcode onbekend’ omdat we toch frustrerende onbekende foutcodes tegenkwamen tijdens het uitzoeken.

De setting

Ik liep een middag mee, op donderdag van 1 tot 4, met 2 medewerkers van het IDO. Midden in de bieb stond een hippe picknickbankachtige constructie. Twee laptops aan de ene kant en een stapel informatiefolders. Aan de andere kant plek voor iemand om aan te schuiven en een vraag te stellen of samen iets op de laptop op te zoeken.

Toen ik kwam waren er al 2 mensen met een vraag. Ik bleef beleefd een beetje wachten maar werd er al snel bijgetrokken door een van de medewerkers. Ik maakte kennis met de andere medewerker en ook de man met de vraag vond het prima dat ik meeluisterde. Uiteindelijk hebben we bijna 2 uur met hem van alles uitgezocht. Daarna bleef ik tot het eind en hoorde ik de medewerkers uit over hun ervaringen.

Wat als dit het is? De beschavingen.

De casus

Tijd: nog voor 13.00u. Er was een wat oudere meneer met een brief van zijn woningstichting. Hoe het precies zat weet ik niet want ik schoof wat later aan. Ook de medewerker kreeg het verhaal niet helemaal duidelijk geloof ik, maar het kwam op het volgende neer:

Als je kans wilt maken op een huurhuis via de sociale huur moet je ingeschreven staan bij Woningnet, een gezamenlijk regionaal platform van woningstichtingen. Wie het langste ingeschreven staat, heeft de meeste kans op een huis. Je moet die inschrijving dus ook elk jaar verlengen. Dit kan automatisch, als je dat aan hebt staan.

Van die inschrijving was geen spoor.

Meneer woonde al 20 jaar in een huis bij dezelfde woningstichting, spaarde hij dan al 20 jaar? Hij dacht van wel, maar Woningnet bestaat nog niet zo lang. ‘Maar hij had eerder toch eens iets met Woningnet van doen gehad?’ Na bellen met Woningnet (door de medewerker van IDO) kwamen we erachter dat hij niet in het systeem stond. Of dit ooit wel zo was, ‘kon niemand meer weten’.

Je begrijpt, meneer zat hoog in zijn stress. Niet alleen omdat hij weinig ervaring had met zaken digitaal regelen, maar ook omdat hij graag de optie wilde om later misschien naar een seniorenwoning te verhuizen.

Goed, doel voor de middag: een nieuwe inschrijving bij Woningnet mét automatisch verlengen.

Dit moet niet te moeilijk zijn, dacht ik.

Een poppenspel?

Dit gebeurde er

13.18. De medewerker ging naar de website van Woningnet. Samen met meneer maakte ze een account aan. Ze vulden een aantal persoonlijke gegevens zoals naam en adres in op een formulier. Meneer koos een wachtwoord. Om het account echt af te maken, komt er dan via mail een bevestiging waar je op moet klikken. Dit was geen probleem, want de mail kwam op zijn telefoon binnen, top.

Dan de betaling. Inschrijven bij Woningnet kost 2 tientjes, jaarlijks verlengen kost 11 euro. Die verlenging zet je aan met een machtiging voor een automatische incasso in je account. Betalen voor de inschrijving kan makkelijk via Ideal of ook met een machtiging.

13.32. We turen op het telefoonschermpje van meneer naar de betaalopties (want via de accountbevestiging kwamen we op deze betaalpagina). Betalen via Ideal heeft meneer nog nooit gedaan, dus we proberen de machtiging uit. Het scherm laadt en dan zitten we in de betaalomgeving van de bank.

Maar meneer heeft eigenlijk ook geen internetbankieren. Of tenminste… een week geleden heeft hij een E.dentifier gekregen want hij was het zat om steeds naar de geldautomaat te lopen om zijn saldo te bekijken. Hij heeft hem alleen nog niet uitgeprobeerd.

De medewerker doet de flap van de mobielhoes voorzichtig dicht zodat het betaalscherm op de telefoon blijft. Mobiel in de zak en meneer gaat met zijn brommer thuis de E.dentifier ophalen.

De onschuldigen

Alle it-ers die deze blog lezen, weten denk ik al wat er nu komt.

Die betaalsessie verloopt natuurlijk na een aantal minuten. Wanneer meneer tegen 14.00 terugkomt en we met de E.dentifier proberen te betalen lukt het niet.

Eerst is dat nog omdat de gebruiksvriendelijkheid van die betaalomgeving te wensen laat. We komen er namelijk pas na 3 keer het rekeningnummer invoeren achter dat je niet je hele IBAN moet invoeren maar alleen het rekeninggedeelte. Het pop-up plaatje waar dit uitgelegd wordt, heeft veel te kleine letters om op mobiel te kunnen lezen. En in plaats van goede feedback krijgen we steeds ‘foutcode onbekend’ als we op ‘ga door’ klikken.

Maar ook de vierde keer lukt het niet. Dat mobielschermpje zat, besluit de medewerker samen met meneer de laptop weer in te zetten. Inloggen bij Woningnet en nu die betaaltaak opzoeken.

Maar die staat er niet meer. Tenminste… hij staat er wel, met de status ‘wacht op betaling’.

En nu dan?

in vrije val.

14.17. Weer bellen met Woningnet. In de wacht natuurlijk. Op het IDO hebben ze geen speciale doorkiesnummers, medewerkers staan ook gewoon in de wacht.

14.42. De dame die opneemt bij Woningnet weet het ook niet zo goed. ‘Het systeem wacht inderdaad op betaling.’ Wanneer dit gereset wordt, weet zij ook niet. ‘Het is nu wachten.’

Wel vertelt ze dat meneer ook voor een incasso kan kiezen per brief. Inmiddels – ik kon me niet inhouden – had ik dat ergens op de website van Woningnet ook gevonden. Maar die optie wordt niet standaard aangeboden in het proces, daarvoor moet je bellen. Maar ook dat kon ze nu het systeem aan het wachten was niet vast regelen.

Kortom: meneer mag de donderdag erop weer op zijn brommer naar het IDO.

Wen er maar aan,

Wat ik hiervan leer

Pff… waar te beginnen? Er gebeurde zoveel. Van die simpele dingetjes als een time-out van een systeem, zonder duidelijke nieuwe route die je dan kunt bewandelen. Foutcodes die niet goed feedback geven. Hulptekstjes die wegvallen of niet leesbaar zijn.

Waarom is een acceptgiro per post een stiekeme derde keuze en staat hij niet gewoon in het rijtje? Dit is natuurlijk in het belang van de organisatie die geld wil besparen en niet in het belang van de gebruiker die graag een stukje service wil, nee, nodig heeft.

Op een abstracter niveau: waarom hebben we in Nederland bedacht dat organisaties zich verenigen in steeds grotere platformen met allerlei onderliggende data-uitwisselende systemen met dit soort slechte dienstverlening, en bedenken we als oplossing een informatiepunt waar je heen kunt met vragen over die complexe digitale netwerken? Waarom maken we die dienstverlening niet beter?

Vervolgens geven we de mensen op dat IDO niet een snel doorkiesnummer. Hoezo moeten zij ook minuten in de wacht staan om iemand te helpen terwijl zij juist de gaten dichtlopen?

Game over!

Waar eindigt de publieke dienstverlening en begint de zelfredzaamheid?

Dit is natuurlijk voor iedereen anders. 

De meeste mensen vinden het handig om via Ideal te betalen, ik ook. Een heleboel mensen snappen het mentale model dat je van de omgeving van Woningnet naar de bank gaat en weer terug, of ze hebben dat al meerdere keren op hun telefoon zien gebeuren wanneer ze iets online bestelden. Ze hebben daarmee een beetje gevoel voor hoe systemen verbonden zijn en met elkaar communiceren. Dat soort mentale modellen helpen om je weg digitaal te vinden. Dus ja, ik snap het idee van cursussen en informatiepunten om digitale vaardigheden te vergroten.

Maar de medewerkers vertelden mij dat de meeste mensen niet bij hen aankloppen met vragen over hoe de digitale overheid werkt. Nee, ze willen iets regelen en dat moet nu eenmaal digitaal. Ze willen een ander huis, ze moeten inkomstenbelasting doen, ze willen wat extra geld, bijvoorbeeld huurtoeslag. En daarvoor moeten ze door een parcours van online formulieren, DigiD, bevestigingsmails, wachtwoorden en onbekende foutcodes.

Medewerkers van het IDO zijn niet zozeer informatie óver de digitale overheid aan het geven, ze zijn de digitale overheid tijdelijk aan het fixen.

Categorieën
Een begripvolle toekomst Niet gecategoriseerd

Maak plaats

Grace Hopper die de boys even womansplained hoe COBOL werkt

Toen ik gisteren het zoveelste manel (panel met witte mannen) op een foto op twitter langs zag komen, een panel waar verdorie ik zelf tussen had kunnen staan, was ik boos. Ik appte kwaad m’n vriendinnen en ging toen 10km rage roeien in de gracht van Groningen.

Je moet nooit direct boos bloggen, altijd een nachtje eroverheen laten gaan maar als je daarna nog steeds boos bent, dan mag het.

Dus hier gaan we.

In deze blog waarom het zo verdrietig is dat manels bestaan en hoe ik zelf probeer om een podium te maken waar ik kan delen. Omdat we bij het maken van de digitale overheid verhalen en ervaringen in alle soorten, vormen en kleuren nodig hebben.

Eerst nog over dat plaatje op twitter. Het ging om deze.

Het blijft een mannenwereld als je de rest niet uitnodigt.

Wat IBestuur zich niet realiseert is dat het heel demotiverend is voor (jonge) vrouwen en mensen van kleur om zo’n foto te zien. Hier worden zaken besproken, de agenda bepaald en wij mogen luisteren. Niet vertellen.

Het steekt me extra omdat ik in de weken ervoor het programma in de gaten hield. Het thema van de conferentie was ‘digitalisering en de menselijke maat’. Een onderwerp waar ik alleen nog maar m’n hele carrière mee bezig ben. Waarom stond ik daar niet?

Ja, dat zeg je natuurlijk niet hardop. Maar onzeker gingen de volgende gedachten door me heen:

  • kennen ze me niet?
  • vinden ze me geen goede spreker?
  • o god, ze vinden m’n blog stom!
  • had ik of mijn werkgever moeten sponsoren?
  • had ik mezelf gewoon brutaal moeten uitnodigen?
  • ja maar als ik dat doe, vinden ze me dan niet veel te gehaaid?

En dus deed ik niets.

En ging ik er ook niet heen. Want ondanks dat het thema ‘menselijke maat’ had, zag het programma er vooral klassiek icterig uit. Jammer, want als ik er wel heen was gegaan had ik misschien leuke mensen ontmoet, kennis kunnen delen en nieuwe dingen kunnen leren. En was er toch 1 vrouw meer geweest, al was het maar in het publiek.

Kennen jullie Margaret Hamilton? Zij schreef de software voor NASA’s Apollo programma

De eerste keer dat ik dacht ‘ik wil ook iets vertellen’.

Het was jaren geleden, 2017. Met een paar collega’s van DUO was ik in Londen op een conferentie van de Government Digital Service. Lou Downe vertelde over service design en ik vond hen geweldig. In een casual sportbroek vertelde hen hoe je overheidsdiensten maakt die goed zijn voor mensen. Met humor, style en op een manier dat ik dacht ‘zulke diensten kan ik ook maken’.

Tijdens de pauze begon ik dit blog. Ik wilde opschrijven en bewaren wat ik leerde als junior onderzoekende ambtenaar. Misschien hadden anderen er ook wel wat aan?

Door dit schrijven leerde ik Karin den Bouwmeester kennen. Zij organiseerde meet-ups voor user researchers waar ik steeds vaker naar toe ging. In kleine zaaltjes vertelden we aan elkaar hoe we ons werk deden, bijvoorbeeld over usability onderzoek samen met Aegon. Later mocht ik op UX insight op een podium (met lampen!) mijn eerste praatje doen. Ik hield een presentatie van tien minuten over de inburgeringswet en het onderzoek dat ik daarvoor had gedaan. Ik had de hele tien minuten uit m’n hoofd geleerd en ondanks dat ik vlak ervoor van de stress nog stond te kotsen op de wc ging het aardig goed.

Ada Lovelace ontwierp al computersoftware voordat het cool was – love the dress by the way

Een paar jaar later begon ik aan een nieuwe opleiding waar ik in gesprek moest met experts. In online artikels kwam ik Marije van den Berg tegen. Een wereld ging voor me open: zo kon onze democratie ook zijn als we het samen met burgers organiseren. Met een grote bos bloemen, trillende knieën en een vriendin voor mentale ondersteuning liep ik door Leiden. Het was natuurlijk een superleuk gesprek en inmiddels hebben we samen een podcastaflevering gemaakt en zit zij op mijn speeddial voor vragen over de overheid, het leven en geluk in het algemeen.

Van Marije leerde ik ook waarom delen zo’n belangrijk onderdeel is van je werk. Zij legde me met deze blog van Harold Jarche uit dat mensen die veel zoeken, daar kaas van weten te maken en dat vervolgens uitdelen heel waardevol zijn. Dat zijn fijne mensen om te volgen, mee samen te werken en we hebben ze hard nodig om de goede verhalen te vertellen. Zo wilde ik ook gaan bloggen.

Na Marije kwamen er meer van dat soort gesprekjes. Bijvoorbeeld met Marlies van Eck. Ik had haar promotieonderzoek naar rechtsbescherming en ketenautomatisering als belangrijk fundament voor mijn onderzoek naar begrip bij de digitale overheid gebruikt. Ik had zelfs een hele blog aan haar gewijd (hahaha de ultieme fanblog – ik schaam me niet). Toen ik anderhalf jaar later eindelijk de moed vond om haar een mailtje te sturen, ging het als de gesmeerde bliksem. Ze vroeg me om samen een lezing bij de NSOB te geven en te helpen in een project om algoritmes te onderzoeken.

Waar zit het trapje?

Toen ik begon met schrijven en vertellen had ik niet zo veel voorbeelden hoe je dit moest doen. Ik kende geen andere ambtenaren die blogden. Die hun kaas uitdelen.

Op de grote podia stonden, ja, eigenlijk net als gisteren dus, witte mannen in pak. De regels van hun spel kende ik niet. Ik had ook geen pak. Ik herken(de) me totaal niet in die wereld. Ik had geen idee waar het trapje voor zo’n podium zat.

Dus tikte ik vrolijk door op mijn blog.

Soms na het posten van een blog kreeg ik stress over de reacties. Collega’s die het niet integer vonden. Doe ik het wel goed? Bij wie kan ik afkijken? Ik hoorde eens in een podcast van Haagse Zaken dat je dit soort dingen helemaal niet hoort te doen als ambtenaar. Dat de ‘Oekaze Kok’ zegt dat je niet met journalisten of kamerleden mag praten. Nou, ja, dat deed ik niet. Niet direct. Ze lazen mijn blog vast niet.

Waarom wilde ik alweer dingen vertellen als ik er zoveel stress van kreeg?

Grace Hopper die de boys even womansplained hoe COBOL werkt.

Voor wie mijn onderzoek De begripvolle ambtenaar niet kent: ik onderzocht samen met mijn collega’s bij DUO welke plek begrip voor burgers hoort te hebben wanneer wij de digitale overheid maken. Hoe zijn wij begripvolle ambtenaren en wat betekent dit? Waar in de estafette van wet naar loket moet dit eigenlijk een plek krijgen?

Ik begon met dit onderzoek omdat ik me vaak niet gehoord voelde. Ik ging naar scholen en buurthuizen en kwam terug met verhalen van studenten en vluchtelingen, maar het proces was al af, de architectuur al bedacht en over beleid gingen we bij DUO niet. Voor de verhalen van deze studenten en vluchtelingen had ik andere podia nodig. Plekken om te vertellen waar mensen die wel over beleid over architectuur en processen zaten.

Ja, dan kom je automatisch op plekken van mensen met meer macht dan jij. Soms een klein beetje meer, soms veel meer.

Ik merkte dat deze verhalen, zoals ik op UX Insight over de inburgeringswet vertelde, daar niet vaak verteld werden. Begrip voor burgers is iets voor de klantenservice, niet voor de ICT of voor de sturing. Menselijke maat was toen nog niet zo cool als nu.

Inmiddels is het wel cool en weten we dat we bij de overheid systemen hebben gemaakt die niet goed zijn voor mensen. De mensen die daar last van hebben zijn meestal hele andere mensen dan wijzelf. Ze hadden geen stem toen we die systemen bedachten. We kenden ze niet, we hoorden hun verhalen niet en we zochten er ook niet naar.

Kennelijk is dat op sommige plekken nog steeds zo als ik de foto van het IBestuurcongres van gisteren zie.

De slimste koppen kraakten de geheime oorlogscodes van de Duitsers tijdens de Tweede Wereldoorlog.

Terwijl ik deze blog tik, realiseer ik me dat Lou, Karin, Marije en Marlies allemaal bloggen, schrijven, organiseren, podcasten en vertellen wat zij vinden dat de wereld moet horen. Ik weet niet of ik nu nog steeds had geblogd als ik niet dit soort voorbeelden had gehad (ik denk het niet).

Zij maken hun eigen podium en delen die vervolgens met anderen. Ze weten dat we zo allemaal meer leren omdat we dan stemmen horen die anders geen ruimte krijgen. Ze zijn niet bang of er wel genoeg plek over blijft. Ze bedenken dan wel weer nieuwe podia waar nog meer ruimte is voor diversiteit.

Dus, witte man in pak, stel je wordt gevraagd voor een manel, wat kun je doen?

Is het genoeg om vanaf het podium te zeggen dat het je ongemakkelijk maakt? Nee. Maak plaats. Stap dat podium niet op en als je er per ongeluk toch op staat, loop er dírect weer af. Dat is dan even ongemakkelijk voor dat kleine groepje witte mannen naast je, maar voor de rest was het toch al ongemakkelijk.

Maak plaats, er is plek genoeg.

Categorieën
A compassionate future Not part of a category

Make room

Grace Hopper die de boys even womansplained hoe COBOL werkt

When I saw yet another manel (panel of white men) in a photo on twitter yesterday, a panel that I myself could have been among, I was angry. I angrily texted my girlfriends and then went off to rage row 10km in the canal of Groningen.

You should never blog angry right away, always let a night pass over it but if you’re still angry after that, it’s okay.

So here we go.

In this blog why it is so sad that manels exist and how I myself try to make room on stage that I can share. Because in designing digital government, we need stories and experiences of all kinds, shapes and colors.

First, about that picture on twitter. It was about this one.

It’s still a man’s world if you don’t invite the rest.

What IBestuur does not realize is that it is very demotivating for (young) women and people of color to see such a picture. This is where issues are discussed, the agenda is set and we get to listen. Don’t tell.

It stings me extra because I was watching the program in the weeks before. The theme of the conference was “digitization and the human dimension. A subject I have only been working on my entire career. Why wasn’t I standing there?

Well of course you don’t say that out loud. But insecurity hit me and the following thoughts ran through me:

  • Don’t they know me?
  • They don’t think I’m a good speaker?
  • Oh god, they think my blog is stupid!
  • Should I or my employer have sponsored?
  • Should I have just boldly invited myself?
  • But if I do that, won’t they think I’m way too cunning?

And so I did nothing.

And didn’t go there either. Because even though the theme was “human dimension,” the program looked mostly classically IT. Too bad, because if I did go there I might have met nice people, shared knowledge and learned new things. And there had been one more woman anyway, if only in the audience.

Do you know Margaret Hamilton? She wrote the software for NASA’s Apollo program

The first time I thought ‘I want to tell something too’.

It was years ago, 2017. With some colleagues from DUO, I was in London at a Government Digital Service conference. Lou Downe talked about service design and I thought they were great. In casual sports pants, they told how to make government services that are good for people. With humor, style and in a way that I thought ‘I can make such services too’.

During the break, I started this blog. I wanted to write down and preserve what I learned as a junior researching civil servant. Maybe others had some use for it as well?

Through this writing, I got to know Karin den Bouwmeester. She organized meet-ups for user researchers that I attended more and more often. In small rooms we told each other how we did our work, for example about usability research together with Aegon. Later, at UX insight, I got to do my first talk on a stage (with lights!). I gave a ten-minute presentation on the Integration law and the research I had done for it. I had memorized the entire ten minutes and despite the fact that I was throwing up on the toilet from stress just before, it went pretty well.

Ada Lovelace was designing computer software before it was cool – love the dress by the way

A few years later, I started a new course where I had to talk to experts. In online articles, I came across Marije van den Berg. A world opened up to me: this is how our democracy could be if we organize it together with citizens. With a big bunch of flowers, trembling knees and a friend for mental support, I walked through Leiden. Needless to say, it was a super fun conversation and we have since made a podcast episode together and she is on my speed dial for questions about government, life and happiness in general.

From Marije, I also learned why sharing is such an important part of your work. She explained to me, withthis blog by Harold Jarche, that people who research a lot, know how to make sense out of it and then share it, are very valuable. These are fine people to follow, to work with and we desperately need them to tell the good stories. That’s how I wanted to start blogging, too.

After Marije, there were more conversations like that. For example, with Marlies van Eck. I had used her doctoral research on legal protection and chain automation as an important foundation for my research on empathy in digital government. I even had a whole blog dedicated to her (hahaha, it is the ultimate fan blog – I am not ashamed). When I finally found the courage to send her an email a year and a half later, it went like lightning. She asked me to give a lecture together at the NSOB and to help in a project to research algorithms.

Where is the stair step?

When I started blogging and sharing, I didn’t have so many examples of how to do this. I didn’t know any other civil servants who blogged. Who shared their sense-making.

On the big stages were, yes, actually like yesterday, white men in suits. I didn’t know the rules of their game. I didn’t have a suit either. I don’t recognize myself in that world at all. I had no idea where the steps for such a stage were.

So I happily tapped away on my blog.

Sometimes after posting a blog I would get stressed about the reactions. Colleagues who thought it lacked integrity. Am I doing it right? Who can I imitate? I once heard in a podcast of Haagse Zaken that you are not supposed to do this kind of thing at all as a civil servant. That the “Oekaze Kok” says you can’t talk to journalists or chamber members. Well, yes, I didn’t. Not directly. They probably didn’t read my blog.

Again, why did I want to tell things when it stressed me out so much?

Grace Hopper who briefly womansplained to the boys how COBOL works.

For those unfamiliar with my research The Compassionate Civil Servant: I researched with my colleagues at DUO what place understanding citizens should have when we make digital government. How are we compassionate civil servants and what does this mean? Where in the law-to-counter relay should this actually have a place?

I began this research because I often felt unheard. I went to schools and community centers and came back with stories from students and refugees, but the process was already finished, the architecture already conceived, and policy was not what we were about at DUO. For the stories of these students and refugees, I needed other venues. Places to tell where people who did have policies about architecture and processes sat.

Yes, then you automatically end up in places of people with more power than you. Sometimes a little bit more, sometimes a lot more.

I noticed that these stories, as I told on UX Insight about the citizenship law, were not often told there. Understanding citizens is something for customer service, not IT or governance. The human dimension was not as cool then as it is now.

By now it is ‘cool’ and we know that in government we have created systems that are not good for people. The people who suffer from this are usually very different people from ourselves. They had no voice when we came up with those systems. We didn’t know them, we didn’t hear their stories and we didn’t look for them.

Apparently that is still the case in some places when I see the photo from yesterday’s IBestuur conference.

The smartest minds cracked the Germans’ secret war codes during World War II.

As I type this blog, I realize that Lou, Karin, Marije and Marlies are all blogging, writing, organizing, podcasting and telling what they think the world needs to hear. I don’t know if I would still be blogging now if I hadn’t had these kinds of examples (I don’t think so).

They create their own stage and then share it with others. They know we all learn more that way because we hear voices that otherwise don’t get space. They are not worried about whether there will be enough room left. Then again, they do invent new stages where there is even more room for diversity.

So, white man in suit, suppose you are asked for a manel, what can you do?

Is it enough to say up from the stage that it makes you uncomfortable? No. Make way. Don’t get on that stage and if you do accidentally get on it, walk right off. That would be equally uncomfortable for that small group of white men next to you, but it was uncomfortable for everyone else anyway.

Make room, there is plenty of room.

Categorieën
(On)begrepen burgers Een begripvolle toekomst Niet gecategoriseerd

Dit gaat niet over maatwerk

‘Mooi dit verhaal over maatwerk, maar dat kan toch nooit voor iedereen?’ Dat was de eerste vraag uit de zaal die ik laatst kreeg toen ik een lezing gaf bij een overheidsorganisatie over De begripvolle ambtenaar en de relatie die burgers met de overheid hebben. Ik was in de war. Ik had het niet over maatwerk gehad dacht ik. Ik krijg dat soort vragen trouwens wel vaker.

Waarom denken mensen steeds dat ik over maatwerk praat als ik vertel over meer empathie bij de overheid?

Daarom dit blog, die dus NIET over maatwerk gaat. Oké, een beetje dan. Maar hij gaat vooral over standaard dienstverlening die goed is voor mensen want het is beter daar vol op in te zetten dan op maatwerk.

Wat is maatwerk?

Als je het mij vraagt, zeg ik ‘alles wat afwijkt van het proces omdat de situatie daarom vraagt’. Een heel menselijk en fijn proces hoeft geen maatwerk te zijn als dat altijd is hoe het gaat.

Bij maatwerk wordt er echt afgeweken van de standaard. De medewerker bij de overheid maakt bijvoorbeeld een beslissing waardoor iemand toch iets krijgt of mag doen ook al heeft die er volgens de regeling geen recht op. Of er wordt door een medewerker (of soms een heel team) apart samen met de persoon naar de situatie gekeken om uit te zoeken wat er aan de hand is terwijl in het normale proces daar niet de tijd voor is. Er wordt een uitzondering voor iemand gemaakt.

Dit is direct ook het lastige aan maatwerk, want je moet de beslissing toch ook verantwoorden. In sommige regelingen is er daarom een hardheidsclausule die een juridische grondslag biedt voor uitzonderingen. Evengoed moet je kunnen uitleggen waarom de uitzondering terecht is, want anders gaan de buren klagen ‘hoezo kreeg zij het wel, en ik niet’. Ongelijke gevallen moet je gelijk ongelijk behandelen, zeg maar. Hoe je dat doet is best lastig en kan ook een grote mentale druk op de beslissende ambtenaren leggen.

Ik begon met ‘als je het aan mij vraagt’, want er is bij de overheid nog geen officiële definitie van maatwerk. We zijn er wel mee bezig, maar op dit moment hanteert iedere organisatie, en misschien ook wel ieder team – je weet hoe dat gaat – zijn eigen definitie. Dat maakt het moeilijk om hier een goed gesprek over te voeren, vind ik.

In plaats van te focussen op maatwerk, wil ik het liever hebben over maatwerk’s tegenpool: de standaard dienst. Wanneer we flink investeren in overheidsdiensten die zo al goed zijn voor mensen heb je niet per se maatwerk nodig. De dienst kan zelf al klasse zijn.

Liever een goed standaard proces dan maatwerk.

Dat vinden burgers ook fijn, want niemand vind het leuk om de uitzondering te zijn en extra gedoe mee te maken (maatwerk is ook voor burgers meer gedoe dan wanneer het direct gepast had).

Wat is een standaard dienst?

Ik teken de stappen die er meestal in zitten.

Een voorbeeld. Je wilt studiefinanciering aanvragen want je gaat studeren. Je zoekt naar informatie, online, via school, via je pa. Uiteindelijk log je in bij MijnDUO en vul je het digitale formulier in. Je krijgt een bevestigingsmail en een tijdje later de stufi op je rekening.

Het is geen rocket science. Overheidsdiensten zijn vaak informatie zoeken, formulieren invullen, eventueel met bewijsstukken en dan afwachten tot je ‘het ding’ waar het je om gaat (geregeld) hebt, eventueel met een bevestiging. Soms ga je hiervoor naar een balie, maar meestal is het loket online op een website.

Nog een voorbeeld. Je kunt erover twisten of het nu echt dienstverlening is maar goed: je krijgt een boete van het CJIB. Die begint op je mat (of eigenlijk op de weg toen je de overtreding begon). Je zoekt misschien nog wat extra informatie en betaalt. Klaar.

Als ontwerper van dienstverlening noem ik deze voorbeelden de happy flow. Hoe iemand dit ervaart, kun je een klantreis noemen (maar ik heb een beetje haat aan dat woord bij de overheid). Je kunt dit schema uitbreiden met de kant van de overheid erbij en het werkproces erachter laten zien. Dat noem je een service blue print, een schematische opzet van een dienst vanuit het perspectief van de afnemer (burger) en de leverancier (overheid). Bijvoorbeeld zo.

Wil je een veel uitgebreidere versie zien dan deze schets? Ik heb een keer een maand bijgehouden wat ik allemaal bij de overheid deed en vervolgens de kant van de overheid om dat te regelen in kaart gebracht. Ik maakte er een grote schematische tekening van.

Je zou dit nog kunnen uitbreiden met de standaardstappen die de overheid aanbiedt voor als je het er niet mee eens bent. Je kunt in bezwaar gaan tegen de beslissing, bijvoorbeeld als je de boete onterecht vindt, en daarna zelfs in beroep. Allemaal standaard.

Wanneer dan maatwerk? Als deze happy flow niet werkt?

Nee, nog niet.

Er zijn in het beleid ook uitzonderingen bedacht waarom iets misschien niet werkt. Daar zijn dan extra regelingen voor en die kun je verwerken in een standaard dienst. Een soort variant op de happy flow.

Bijvoorbeeld bij de studiefinanciering. Stel je wordt tijdens je studie ziek, fysiek of mentaal. Je studie komt op een lager pitje en je loopt vertraging op. Aan het einde van je studie kom je in de knel, want je hebt in principe recht op een x aantal jaar stufi en die is op, maar je studie is nog niet af. Met een brief van je decaan of huisarts kun je een extra jaar studiefinanciering aanvragen. Geen maatwerk! Is gewoon een regeling die een zijtak van de happy flow is.

Een voorbeeld van het CJIB dan. Je krijgt een boete, maar de brief is nog naar je oude adres verstuurd. Daar woont je ex, jullie zijn uit elkaar en je ex heeft de boete niet doorgestuurd. Heel vervelend allemaal en nu is het opgelopen door de aanmaningen tot een veel groter bedrag. Je belt het CJIB, legt de situatie uit en het CJIB zegt ‘als jij het oorspronkelijke bedrag betaalt is het in orde’. Dit moet wel maatwerk zijn.

Nee hoor, deze situatie komt vaker voor en in de werkinstructie voor medewerkers van het CJIB staat hoe ze dit mogen oplossen. (Ik kan me wel voorstellen dat dit ooit maatwerk was en dat het CJIB dit vervolgens opnam in de werkinstructie toen het geen incident bleek te zijn – hoera voor het CJIB).

Wat we van het CJIB leren is dat je diensten gewoon kunt aanpassen. Op basis van feedback van burgers via de tel, de website, sociale media of op allerlei andere manieren, kun je leren, interventies toevoegen in je proces en je dienst dus steeds beter maken. Je standaard perfectioneren. Love it.

Je merkt het al. Dit zijn standaard diensten. Medewerkers hoeven niet zelf de afweging te maken of het wel rechtmatig en niet willekeurig is. Die afweging is al gedaan door het in de standaard dienst – voor iedereen – op te nemen. Onderdelen van dit soort diensten kan de overheid zelfs aan computers overlaten zodat je als burger direct de bevestiging krijgt dat het voor mekaar is en niet hoeft te wachten tot er een ambtenaar kijkt.

Maar het probleem bij de overheid is dat de meeste diensten niet gemaakt zijn vanuit het perspectief van de gebruiker.

De happy flow die de overheid bedenkt maakt mensen niet per se happy. De overheid bedenkt diensten die vooral goed voor de overheid zelf zijn.

Processen moeten zo efficient mogelijk en worden volledig aan computers uitbesteed. Voor wijzigingen moet eerst een business case komen, liefst om te kunnen bezuinigen. KPI’s (succesmetingen) gaan over of mensen er zelf uit kunnen komen en vooral Niet Bellen. Om daarbij te helpen richten we punten in biebs in om mensen digitaal vaardiger te maken (o de ironie).

Organisaties voeren regelingen uit die zij als wettelijke taak hebben en hoe dit kruist met andere regelingen van andere organisaties… ja, daar gaan zij niet over. En dat iemand in 1 klap iets bij meerdere organisaties zou kunnen regelen, en je niet van site naar site moet, of dat de overheid pro-actief meedenkt ‘van goh dit heeft dan ook gevolgen voor je huurtoeslag als je dit bij ons aanvraagt’… hou maar op.

En dus komen mensen in de knel en in de krant. Iedereen boos, de Tweede Kamer boos: de maatschappelijke pendule slaat uit naar Meer Menselijke Maat. Wij raken dik in de stress en roepen: ‘oké, we lossen het op met maatwerk’.

Dat hoeft niet als we beginnen met diensten die goed zijn voor mensen.

Hoe je goede diensten maakt? Dat is voor andere blogs. Of je leest vast Good services van Lou Downe (of deze samenvatting daarvan die ik eerder schreef).

Categorieën
(Un)understood citizens A compassionate future Not part of a category

This is not about customization

‘Nice this story about customization, but surely that can never be done for everyone?’ That was the first question I got from the audience the other day when I gave a lecture at a government organization about The Compassionate Civil Servant and the relationship citizens have with government. I was confused. I hadn’t mentioned customization in services I thought. I get questions like that a lot, by the way.

Why do people keep thinking I’m talking about customization when I talk about more empathy in government?

Hence this blog, which is NOT about customization. Okay, a little bit then. But it is mostly about standard services that are good for people because it is better to go full steam ahead with that than with customization.

What is customization?

If you ask me, I say ‘anything that deviates from the process because the situation calls for it’. A very human and fine process does not have to be customized if that is always how it goes.

Customization involves a real deviation from the standard. For example, a government employee makes a decision that allows someone to get or do something even though they are not entitled to it under the regulation. Or a staff member (or sometimes an entire team) looks at the situation separately with the person to figure out what is going on when in the normal process there is no time for that. An exception will be made for someone.

This is directly also the tricky thing about customization, because you have to justify the decision anyway. Therefore, in some regulations there is a hardship clause that provides a legal basis for exceptions. But even then you should be able to explain why the exception is justified, because otherwise the neighbors will complain ‘how come she got it, and I didn’t’. Unequal cases should be treated equally unequally, so to speak. How you do that is quite tricky and can also put a lot of mental pressure on the deciding officials.

I started with ‘if you ask me’, because there is no official definition of customization in the Dutch government yet. We are working on it, but right now each organization, and perhaps each team – you know how it goes – uses its own definition. That makes it difficult to have a good conversation about this, I think.

Instead of focusing on customization, I prefer to talk about customization’s antithesis: the standard service. When we invest heavily in government services that are already so good for people you don’t necessarily need customization. The service itself can be good.

Rather a good standard process than customization.

Citizens like that too, because no one likes being the exception and going through extra hassles (customization is also more hassle for citizens than if it had been appropriate right away).

What is a standard service?

I draw the steps that are usually in there.

An example. You want to apply for student loans because you are going to start studying. You search for information, online, through school, through your dad. Finally, you log in to MyDUO and fill out the digital form. You get a confirmation email and a while later the student finance in your account.

It is not rocket science. Government services often mean: seeking information, filling out forms, possibly with supporting documents and then waiting for you to ‘get the thing (settled)’ you are concerned about, possibly with confirmation. Sometimes you go to a counter for this, but usually the counter is online at a website.

Another example. You can argue about whether it is really a service but fine: you get a fine from the CJIB, the Dutch debt collection centre. Which starts on your door mat (or actually on the road when you started the offense by going beyond the speed limit maybe). You may be looking for some additional information and pay. Done.

As a service designer, I call these examples the happy flow. How someone experiences this can be called a customer journey (but I kind of hate that word ‘customer’ in government). You can expand this diagram to include the government side and show the work process behind it. This is called a service blue print, a schematic of a service from the perspective of the customer (citizen) and the provider (government). For example, like this.

Want to see a much more elaborate version than this sketch? I once tracked for a month everything that I was doing with the government and then mapped out the government’s side of things as well as my own. I made a big schematic drawing of it.

You could add to this the standard steps the government offers for when you disagree. You can appeal the decision, for example, if you think the fine is unjustified, and then even go to court. All standard.

So when then customization? If this happy flow doesn’t work?

No, not yet.

The policy has also come up with exceptions as to why something might not work. There are then additional arrangements for that and you can incorporate them into a standard service. A kind of variation on the happy flow.

For example, with student loans. Suppose you become ill during your studies, physically or mentally. Your studies are not going that good anymore and you get delayed. At the end of your studies, you get into a jam, because you are basically entitled to x number of years of student finance and it runs out, but your studies are not finished. With a letter from your dean or doctor, you can apply for an additional year of student loans. No customization! It is just a regulation that is a side branch of the happy flow.

An example from the CJIB then. You receive a fine, but the letter is still sent to your old address. That’s where your ex lives, you broke up and your ex didn’t forward the fine. Very annoying and now it has accumulated to a much larger amount due to the reminders. You call the CJIB, explain the situation, and the CJIB says ‘if you pay the original amount, it’s fine’. This must be customized, surely.

No, it’s not, this situation happens more often and the work instruction for CJIB employees tells them how to resolve it. (I can well imagine that this was once a custom process and then CJIB included it in the work instruction when it turned out not to be so incidental – hooray for CJIB).

What we can learn from CJIB is that you can adjust services. Based on feedback from citizens through the telephone, the website, social media or in many other ways, you can learn, add interventions in your process and thus make your service better and better. Perfecting your standard. Love it.

You might already notice. These are standard services. Employees do not have to make their own consideration of whether it is lawful and not arbitrary. That consideration has already been done by including it in the standard service – for everyone. Parts of these types of services can even be left to computers by the government so that you, as a citizen, get instant confirmation that it is in order and do not have to wait for an official to look.

But the problem in government is that most services are not created from the user’s perspective.

The happy flow that the government comes up with does not necessarily make people happy. The government invents services that are mostly good for the government itself.

Processes must be as efficient as possible and are outsourced entirely to computers. Changes require a business case first, preferably for savings. KPIs (success metrics) are about whether people can deal with it on their own and most importantly Don’t Call. To help with that, we are setting up points in libraries to make people more digitally proficient (oh the irony).

Organizations carry out regulations that they have as a statutory duty and how this intersects with other regulations of other organizations… well, that’s not their responsibility now, is it? And that someone could arrange something with multiple organizations in one fell swoop, and they won’t have to go from site to site, or that the government proactively thinks along: ‘oh gosh, this will also affect your rent allowance if you apply for this with us’… Wouldn’t that be something?

And so people get into trouble and in the newspapers. Everyone angry, the House of Representatives angry: the social pendulum is swinging toward More Human Size. We get high on stress and exclaim: ‘okay, we’ll solve it with customization.’

We don’t have to if we start with services that are good for people.

How to make good services? That’s for other blogs. But you can read Good services by Lou Downe to get a start (or this summary of it I wrote earlier).

Categorieën
Hoe doe je onderzoek? Werken met beeld

Visueel interviewen

Tijdens een workshop bij DUO over datavisualisatie.

Ik gebruik steeds vaker schema’s, tekeningen en infographics wanneer ik iemand interview. Sinds corona interview ik vaak digitaal. Dit vond ik eerst heel onhandig en onpersoonlijk, maar ik ontdekte ook de voordelen. Juist omdat het digitaal is kun je heel makkelijk samen tekenen en informatie schematisch ordenen.

In deze blog wat voorbeelden hoe ik het visueel interviewen aanpak en wat tips om zelf aan de slag te gaan. Het lijkt me leuk om eens een workshop of meetup hierover te organiseren, dus ik hoor graag of daar animo voor is.

Samen tekenen

‘Ik kan helemaal niet tekenen’ is de eerste zin die bij veel mensen eruit rolt als ik deze werkwijze voorstel. Tot we aan de slag zijn en de geïnterviewde loskomt en steeds makkelijker vertelt en meetekent. En aan het eind: ‘nu is het voor mezelf ook veel duidelijker’.

Ik noem het visueel interviewen, samen tekenen, een schematisch gesprek, beeldpraten… bedenk een leuke naam. Het houdt in dat we terwijl we praten direct visualiseren hoe het in mekaar zit. Dat kan bijvoorbeeld door samen een mindmap te maken, een tijdlijn of een andere handige ordening. Tijdens het gesprek zet je alle informatie direct op de juiste plek en dat helpt beide gesprekspartners om tot de kern te komen en direct te zien of het verhaal compleet is.

En ja, je mag ook gewoon tekst gebruiken tijdens het tekenen.

Een paar voorbeelden

Janet Ramesar en ik maakten samen een tijdlijn. Die ging tien jaar terug tot nu. Op de tijdlijn plaatsen we haar ervaringen met de kinderopvangtoeslag. Je zag het overtijd steeds ingewikkelder worden. Door het zo op een rij te zetten zag je heel duidelijk oorzaak en gevolg. Het gaf ons houvast om in korte tijd het verhaal globaal te kunnen vastleggen. De hele tijdlijn maakten we in een zoomsessie van 1 uur. Janet vertelde, ik deelde mijn scherm en plaatste wat zij vertelde direct op de tijdlijn. Als ik het verkeerd plaatste, corrigeerde ze me: ‘nee, dat moet eerst. Die moet meer naar rechts’. Het gaf ons allebei houvast.

Een stukje uit de tijdlijn die Janet en ik samen maakten over haar ervaringen met de kinderopvangtoeslag.

De tijdlijnopzet gebruikte ik later zelf toen ik een maand uit mijn relatie met de overheid in kaart bracht. En ik paste hem toe in een project voor Werk aan Uitvoering waar ik samen met Maureen Hermeling iemand van Loket Geldzaken van de Gemeente Den Haag interviewde (op mijn blog noemde ik hem Puzzelaar Patrick). Met z’n drieën brachten we zo complexe casuïstiek rond schulden in kaart.

Een stukje uit de tijdlijn van Puzzelaar Patrick en meneer N.

Bij de Ombudsman gebruikte ik tijdens een serie interviews met collega’s niet een tijdlijn maar een tekening van de organisatie. De hamvraag was ‘hoe moeten we onze eigen activiteiten organiseren om meer effect te hebben op de overheid?’ In elk interview maakten we samen een nieuwe tekening van onze ideale organisatie. Tijdens het maken van die tekening stelde ik steeds waarom-vragen. Wat ik leerde van die gesprekken beschreef ik in de blog over een professionele luisterstandaard. Dit is de basistekening die ik gebruikte als start voor de gesprekken (dus voordat iedereen ermee begon te schuiven en een nieuwe tekening maakte):

Aan het begin van de coronacrisis mocht ik een tijdje meewerken met het team dat de corona-apps maakte bij het ministerie van Volksgezondheid. Van Jasper, mijn man had ik toen net een Ipad gekregen. Ik nam hem mee tijdens mijn bezoeken aan de GGD en schetste samen met GGD-medewerkers het bron- en contactonderzoek en de knelpunten die ze ervaarden. We maakten bijvoorbeeld dit soort schetsen:

Laatste voorbeeld, ook bij de Ombudsman. In een korte brainstorm over signalen en klachten als input voor onderzoeksonderwerpen tekenden we ze zodat je direct de omvang van de signalen kon zien en de overlap met de rest van de onderwerpen. Dit was een eerste schets die we later konden uitwerken.

Waarom het werkt

Samen tekenen werkt gewoon lekker. Ook in gesprekken op locatie heb je zo een flipover erbij gepakt: ‘zal ik het even uittekenen?’ en de spraakverwarring verdwijnt als sneeuw voor de zon.

Digitaal kan dat net zo makkelijk. Je deelt je scherm, je tekent hoe je het voor je ziet en de ander kan direct reageren: ‘nee, je hebt het helemaal verkeerd, het moet juist zo’.

Samen maken betekent samen ordenen en samen structuur aanbrengen aan het verhaal. Het is direct tastbaar. Je ziet het voor je. Je vangt de woorden in beeld voordat ze wegglippen.

De input is de output. Je hebt direct na het gesprek de basis voor het resultaat en de documentatie al klaar staan. Na het gesprek met Janet had ik zelf nog maar een uurtje extra nodig om alles netjes te maken en de steekwoorden uit te schrijven. Na een check van haar was het af.

Digitaal praten is op deze manier veel minder onpersoonlijk. Je bent samen aan de slag. Je hoeft elkaar helemaal niet per se te zien, want je deelt je verhaal evengoed en bent samen creatief bezig. Dat activeert ook al zit je beide achter een scherm op afstand. En als extra bonus hoef je na afloop niet nog eens een stapel post-its of flip-overs uit te tikken.

Dit heb je nodig

  • een digitale tekentool. Ik gebruik Miro, maar je kunt bijvoorbeeld ook je Ipad aansluiten op je laptop, meetekenen en je scherm delen. Of een ander digitale tool gebruiken, er zijn er zat.
  • een basisarchitectuur. Bedenk van te voren hoe je het gaat opzetten. Maak je een tijdlijn? Een schematische opzet van de organisatie? Een mindmap van vragen en antwoorden? Of nog iets anders? In Miro heb je handige kant-en-klaar templates die je kunt gebruiken.
  • Skills om te schetsend visualiseren. Het hoeft niet in 1x perfect. Hardop nadenken ‘hmm hoe zal ik dit uitbeelden’ is prima. De ander helpt dan ook mee, en je geeft de ander de kans om samen te maken. In een masterclass van Stefanie Posavec (bekend van Dear Data) leerde ik de basistechnieken om visueel te werken. Ik schreef er deze blog over en gaf later deze workshop erover bij DUO.
  • programma om te videobellen en je scherm te delen

Voor gevorderden:

  • de ander ook bewerkrechten geven in je programma. Neem dan tijd voor een korte intro en leg uit hoe het tekenprogramma werkt. Ik trek hier zeker 10 minuten voor uit en oefen samen wat. Soms is het lastig en werkt het makkelijker als ik zelf teken en vragen stel. De ander denkt dan mee en geeft mij tekeninstructies. Daarom noem ik het ook visueel interviewen, want je helpt de ander zijn verhaal in beeld of schematisch te vertellen.

Aan de slag

Enthousiast om ook samen te tekenen met je collega’s of degene die je interviewt? Ik hoop dat je hier wat aan hebt. Leuk om te zien hoe jij het aanpakt, dus deel je resultaat ook met mij (en anderen!).

Categorieën
Hoe doe je onderzoek? Niet gecategoriseerd Werken met beeld

Hoe we een computerbesluit kunnen zien

Nu steeds vaker wordt gesproken over toezicht op algoritmen is het belangrijk om te weten hoe een onderzoek naar algoritmen door derden uitgevoerd kan worden bij de overheid. Het liefst op zo’n manier dat de dagelijkse uitvoeringsprocessen niet verstoord worden maar volgens het principe dat de overheid zichzelf laat zien.

Sinds januari ben ik samen met een hele leuke groep aan de slag om hier een werkmethode voor te ontwerpen. Het gaat dan vooral om de vaste, ‘domme’ algoritmen en nog niet zelflerende algoritmen. In dit blog een blik achter de schermen van onze aanpak, eerste observaties en twee vragen voor jullie.

https://open.spotify.com/episode/61MQ5s4ce95L0bMGHiotnF?si=b6a251a59fc040f3

Ik kan het gewoon zien

Toen ik net klaar was met het onderzoek De begripvolle ambtenaar zat ik samen met Marlies van Eck op een terras in Utrecht te proosten. Ze vertelde dat ze een vervolgidee had op haar proefschrift (over de rechtsbescherming bij geautomatiseerde ketenbesluiten). Haar hoofdconclusie was dat ze als jurist niet kon zeggen of de burger genoeg beschermd was omdat ze de algoritmen niet in kon zien. De overheid was een black box en hoe kun je dan toetsen of de beslissingen die zij maakt goed zijn?

Over mijn biertje zei ik ‘maar, wat raar, want bij DUO kan ik het gewoon zien’. Ik begon uiteraard direct aan mezelf te twijfelen toen ik dat zei, maar ik pakte het foto-interview van Cees-Jan erbij die vertelde over beslisregels waar de code vervolgens van afgeleid wordt. En ik vertelde dat we ook bezig waren om de rekenhulpen op duo.nl af te leiden van deze beslisregels zodat je als student kunt simuleren hoe de computer in de toekomst beslist hoe je je studieschuld aflost.

Openmaken en bekijken

Ik moet aan ons terrasgesprek regelmatig terugdenken want ‘het algoritme kunnen zien’ staat centraal in dit onderzoek.

Marleen Stikker schrijft in haar boek Het internet is stuk dat je pas echt eigenaar van iets bent als je het kunt openmaken om het te repareren of veranderen. Als dat niet kan, zoals bij de meeste hedendaagse technologie, dan bezit het apparaat jou. Kunnen wij de overheidscomputer openmaken en zien hoe zij beslist en dat eventueel veranderen als dat nodig is?

Dit terrein is nog vrij onbekend. De Belastingdienst heeft een methode ontwikkeld waarmee algoritmen toetsbaar en uitlegbaar gemaakt kunnen worden. De Auditdienst Rijk en accountantskantoren zijn zich aan het voorbereiden op deze nieuwe taak. De Algemene rekenkamer heeft een toetsingskader ontwikkeld. Recent heeft de Raad van State een rapport uitgebracht over o.a. geautomatiseerde wetsuitvoering.

Maar wat geschikt is voor een financiële deskundige, werkt misschien niet voor een onderzoeker die een juridische check wil doen. Ook is het voor een uitvoeringsorganisatie vervelend als verschillende disciplines en organisaties zich op verschillende momenten over het gebruik van de algoritmen buigen en de uitvoering belasten met vragen. Zowel voor onderzoekers, als voor uitvoeringsorganisaties is een meer integrale aanpak belangrijk.

Say no more. Met een groep waar ik spontaan imposter syndrome van krijg, zijn we dus in januari begonnen om hier experimenterend een methode voor te ontwerpen. De groep: Marlies van Eck, Steven Gort, Abram Klop, Robert van Doesburg, Mariette Lokin, Carlijn Oldeman, Giulia Bössenecker en ik. Collega’s van DUO en de SVB werken mee en bieden ons hun computerbesluiten als proefmateriaal om de methode op te ontwerpen.

Wat we willen bereiken

Allright. We willen een werkmethode ontwikkelen voor het doen van onderzoek door derden naar het gebruik van algoritmen door een overheidsorganisatie. Daarvoor hebben we een denkschema geformuleerd:

  • We bestuderen hoe het gebruik van algoritmen gelijktijdig juridisch, financieel en modelmatig onderzocht kan worden [topic]
  • omdat we willen weten welke discipline welke onderzoeksvragen beantwoord zou willen zien [rationale]
  • zodat we begrijpen wat de minst belastende aanpak is voor een multidisciplinaire en integrale beoordeling [significance].

Om het onderzoek voldoende concreet maar ook behapbaar te houden, stellen we voor dat de werkmethode aan de volgende vier doelstellingen moet voldoen:

  • de werkmethode stelt een jurist in staat een uitspraak te doen over de rechtmatigheid en behoorlijkheid van het systeem,
  • de werkmethode stelt een data scientist /informatiekundige in staat een uitspraak te doen over de kwaliteit van het systeem,
  • de werkmethode stelt een accountant of interne controller in staat een uitspraak te doen over …[nog in te vullen, zie ook hulpvraag op het einde van dit blog],
  • de werkmethode is geschikt voor herhaald gebruik in verschillende publieke organisaties.

De methode ontwerpen

In een aantal maakdagen op locatie gaan we samen met een overheidsorganisatie aan de slag. Voor mij geluk: de eerste 2 maakdagen zijn bij DUO in Groningen.

Om tot een werkmethode te komen die binnen een aantal maanden op zichzelf kan staan, gaan we embedded en iteratief te werk. Maar we moeten niet vergeten om onszelf ook weer uit de methode te ontwerpen en dus onze bias kritisch tegen het licht houden. We leren door te doen: we duiken een algoritme in en leggen ons proces vast. Vervolgens reflecteren we op ons proces en maken we dit expliciet. Wat hieruit komt, is potentieel de methode die we willen ontwikkelen.

Het maakproces geven we zo vorm:

Schets van het ontwerpproces verdeeld over de 4 maakdagen en tussenliggende acties

We kozen samen met DUO een paar computerbesluiten die bij het grote besluit horen of je als student wel of geen studiefinanciering krijgt: de nationaliteitstoets, de leeftijdstoets en de partnertoets. Van te voren kregen we de setjes beslisregels van deze drie toetsen om vast te bestuderen.

We besloten om vanuit drie perspectieven of abstractieniveau’s te kijken. Per perspectief zijn andere vragen belangrijk.

Perspectief 1 is het algoritme zelf. Hoe komt het besluit tot stand?

  • Wat zijn de beslisregels die over de nationaliteitstoets gaan?
  • Op welke wetonderdelen zijn de beslisregels gebaseerd?
  • Hoe zijn de beslisregels geprogrammeerd?
  • Hoe zijn ze in de werkinstructie opgenomen?
  • Welke data is nodig en wat zijn bronnen?
  • Hoe wordt het besluit uitgelegd aan de student (user) in persoonlijke en algemene communicatie?
  • Welke interactie heeft een student (user) met het algoritme en hoe beinvloedt dit het besluit?

Perspectief 2 is de makers van het algoritme. Hoe komt het algoritme tot stand?

  • Wie (welke rollen en ook personen) zijn betrokken bij de totstandkoming van het algoritme?
  • Welke afwegingen zijn er gemaakt bij de totstandkoming van de beslisregels?
  • Op basis waarvan maken deze personen deze afwegingen? Welke persoonlijke bias is er?
  • Is er documentatie van deze totstandkoming, en zo ja, wat wordt hier vastgelegd en waarvoor?
  • Wat is hier impliciet en moeilijk expliciet te maken? Oftewel: wat weten we (nog) niet of kunnen we niet (meer) weten? Hoe komt dit?

Perspectief 3 is wijzelf, de toezichthouders zeg maar. Hoe komt de methode tot stand?

  • Hoe gingen we te werk? Welke vragen stelden we? Wat werkte goed en wat werkte niet?
  • Welke vragen horen bij welke discipline (jurist, accountant en informatiekundige)? Zit er overlap? Hebben alle disciplines hun antwoorden kunnen krijgen? Hoe versterken ze elkaar?
  • Welke kennis en expertise hebben wij waardoor we deze vragen kunnen stellen?
  • Kunnen we ons proces de volgende keer herproduceren? Wat zouden verschillen zijn?

‘Wat zit DUO gek in elkaar’

De eerste maakdag was heerlijk chaotisch. We vlogen alle kanten op, stelden allerlei vragen en Jean en Cees-Jan van DUO waren oneindig geduldig om alle vragen te beantwoorden. Soms belandden we in verhitte discussie over de manier waarop DUO georganiseerd was, om na een uur te concluderen dat dat helemaal niet zou moeten uitmaken voor de methode. Of zoals Steven zo treffend opmerkte: ‘het kan me kreunen hoe DUO in elkaar zit’. :’)

Na deze maakdag schreef Marlies een eerste blog met haar observaties en maakte ik voor de begeleidingscie en de klankbordgroep een filmpje.

Filmpje met de ervaringen van de eerste maakdag bij DUO.

De tweede maakdag ging al een stuk gestructureerder. Ter voorbereiding maakte ik op een digitaal bord alle stappen van wet naar besluit inzichtelijk. Ik vroeg aan Cees-Jan of hij van een ander besluit (de partnertoets) alles in kon vullen. Dat was nog niet zo simpel want de informatie en docs moesten uit allerlei hoeken en gaten van de organisatie komen.

Ik printte wat ik kreeg (of liet een stap open) en legde de stappen op de grond. Eronder legde ik 3 lange vellen papier voor de vragen die de jurist, accountant of ontwikkelaar kon stellen. Zie daar perspectief 1 en 3 onder elkaar liggen. We namen de hele middag de tijd om ze in te vullen en te kijken of we direct de antwoorden van Cees-Jan en collega’s konden krijgen (perspectief 2).

Een impressie hoe dat eruit zag:

Over twee weken hebben we maakdag 3 bij de SVB. Dat wordt voor mij onbekend terrein, leuk! We gaan kijken naar de leeftijds- en partnertoets bij de AOW.

Als voorbereiding digitaliseerde ik het grote bord dat we op de grond maakten bij DUO. Het werd een versie met vragen en een lege versie die de collega’s van de SVB zelf kunnen invullen. Dit prototype gaan we testen en zien hoever dit al een hulpmiddel is voor een self-assessment om als organisatie te laten zien hoe je algoritme tot stand komt en een beslissing maakt.

Via dit mirobord kun je beter inzoomen op het prototype. Je kunt hier ook comments plaatsen, en feedback ontvangen we graag!

Prototype van de werkmethode die we binnenkort met de SVB gaan testen

Twee vragen

Je kunt zien dat het perspectief van de accountant nog geen vragen bevat. Hier stoeien we nog. Auditors zijn heel druk rond februari en maart vanwege het afronden van het vorige jaar. We hebben dus nog weinig input uit die kant kunnen betrekken. Weet jij hier meer van of ken je iemand die kan helpen, let me know.

En natuurlijk: feedback in het algemeen. In dit blog beschrijf ik ons maakproces en laat ik het prototype zien. Ik ben benieuwd wat je daarvan vindt en hoe dit zou werken in jouw organisatie. Na maakdag 3 willen we ons prototype bijwerken en delen met organisaties om deze zonder ons te gebruiken voor een self-assessment. Van jullie bevindingen willen we dan ook weer leren.

Wil je hierbij helpen, stuur me dan een bericht. Dat kan via maike @ klipklaar.nl of de andere bekende wegen. Dank!

Categorieën
How do you do research? Not part of a category Visual working

How we can see an automated decision

With increasing talk of algorithm supervision, it is important to know how a third-party study of algorithms can be conducted in government. Preferably in such a way that day-to-day implementation processes are not disrupted but according to the principle that government shows itself.

Since January, I have been working with a very nice group to design a work method for this. We focus mainly on the fixed, ‘dumb’ algorithms and not yet on self-learning algorithms. In this blog, a behind-the-scenes look at our approach, initial observations and two questions for you.

https://open.spotify.com/episode/61MQ5s4ce95L0bMGHiotnF?si=b6a251a59fc040f3

I can just see it

When I had just finished the study The compassionate civil servant, I was sitting with Marlies van Eck on a terrace in Utrecht toasting. She mentioned that she had a follow-up idea to her dissertation (on legal protection in automated chain decisions). Her main conclusion was that, as a lawyer, she could not say whether citizens were sufficiently protected because she could not see the algorithms. The government was a black box, so how can you test whether the decisions it makes are right?

Over my beer I said “but, how weird, because at the Executive Agency of Education, where I worked, I can just see them’. Of course, I immediately began to doubt myself when I said that, but I looked up the photo interview of Cees-Jan talking about decision rules from which the code is then derived. And I mentioned that we were also working to derive the calculation tools on duo.nl from these decision rules so that, as a student, you can simulate how the computer will decide in the future how to pay off your student debt.

Opening and viewing

I am reminded of our conversation frequently because “being able to see the algorithm” is central to this research.

Marleen Stikker writes in her book The Internet is Broken that you only really own something when you can open it up to fix or change it. If you can’t, as with most contemporary technology, the device owns you. Can we open up government’s computers and see how they decide and possibly change that if necessary?

This area is still relatively unknown. The Dutch Tax Service has developed a method for making algorithms testable and explainable. The State Audit Office and accounting firms are preparing for this new task. The General Audit Office has developed a review framework. Recently, the State Council issued a report on automated law enforcement, among other things.

But what is suitable for a financial expert may not work for a researcher who wants to do a legal check. It is also tedious for an implementing organization when different disciplines and organizations consider the use of algorithms at different times and burden the implementation with questions. Both for researchers, and for implementing organizations, a more integrated approach is important.

Say no more. So with a group that I spontaneously get imposter syndrome from, we started in January to experimentally design a method for this. The group: Marlies van Eck, Steven Gort, Abram Klop, Robert van Doesburg, Mariette Lokin, Carlijn Oldeman, Giulia Bössenecker and me. Colleagues from the Executive Agency of Education and the Social Secutiry Bank are cooperating and offering us their automated decisions as trial material to design the method on.

What we want to achieve

Allright. We want to develop a working method for conducting third-party research on a government organization’s use of algorithms. To this end, we have formulated a thought scheme:

  • We study how the use of algorithms can be examined simultaneously legally, financially and model-wise[topic].
  • because we want to know which discipline would like to see which research questions answered[rationale].
  • so that we understand the least burdensome approach to a multidisciplinary and comprehensive assessment[significance].

To keep the research sufficiently concrete but also manageable, we propose that the working method should meet the following four objectives:

  • the working method allows a lawyer to make a judgment on the legality and propriety of the system,
  • the working method allows a data scientist/ information scientist to make a judgment about the quality of the system,
  • the working method enables an accountant or internal controller to make a judgment about …[to be completed, see also help question at the end of this blog],
  • the working method is suitable for repeated use in various public organizations.

Designing the method

In a series of on-site making days, we will work with a government organization. Lucky for me: the first 2 making days are at the Executive Agency of Education in Groningen where I live.

To arrive at a working method that can stand on its own within a few months, we take an embedded and iterative approach. But we must remember to design ourselves out of the method as well, and thus critically examine our bias. We learn by doing: we dive into an algorithm and record our process. Then we reflect on our process and make it explicit. What comes out of this is potentially the method we want to develop.

This is how we shape the creation process:

Outline of the design process divided into the 4 making days and intermediate actions

Together with the Executive Agency of Education, we chose a few automated decisions that are part of the big decision whether or not a student will receive a student loan: the nationality test, the age test and the partner test. Beforehand, we were given the sets of decision rules of these three tests to study firmly.

We decided to look from three perspectives or levels of abstraction. Different questions are important for each perspective.

Perspective 1 is the algorithm itself. How does the decision come about?

  • What are the decision rules dealing with the nationality test?
  • What sections of the law are the decision rules based on?
  • How are the decision rules programmed?
  • How are they included in the work instruction?
  • What data is needed and what are sources?
  • How is the decision explained to the student (user) in personal and general communication?
  • What interaction does a student (user) have with the algorithm and how does this influence the decision?

Perspective 2 is the creators of the algorithm. How does the algorithm come about?

  • Who (what roles and also individuals) are involved in the creation of the algorithm?
  • What considerations were made in the creation of the decision rules?
  • On what basis do these individuals make these trade-offs? What personal bias is there?
  • Is there documentation of this creation, and if so, what is recorded here and for what purpose?
  • What is implicit and difficult to make explicit here? In other words, what do we not know (yet) or cannot know (anymore)? How does this come about?

Perspective 3 is ourselves, the supervisors so to speak. How does the method come about?

  • How did we proceed? What questions did we ask? What worked well and what didn’t?
  • Which questions belong to which discipline (lawyer, accountant and information scientist)? Is there any overlap? Were all disciplines able to get their answers? How do they reinforce each other?
  • What knowledge and expertise do we have that allows us to ask these questions?
  • Can we reproduce our process next time? What would be different?

‘How crazy it is here’

The first day of making was wonderfully chaotic. We were flying in all directions, asking all kinds of questions, and Jean and Cees-Jan from the Executive Agency of Education were infinitely patient to answer all questions. Sometimes we ended up in heated discussion about the way the organization was organized, only to conclude after an hour that that shouldn’t matter at all for the method. Or as Steven so aptly noted, “I couldn’t care less how it is put together.” :’)

After this day of making, Marlies wrote a first blog with her observations and I made a video for the scientific guidance committee and the sounding board group.

Video (in Dutch) showing the experience of the first day of making at the Executive Agency of Education.

The second day of making went a lot more structured. In preparation, I visualized on a digital board all the steps from law to decision. I asked Cees-Jan if he could fill in everything from another decision (the partner test). This was not so simple because the information and docs had to come from all sorts of nooks and crannies of the organization.

I printed what I got (or left a step open) and put the steps on the floor. Underneath I put 3 long sheets of paper for the questions the lawyer, accountant or developer could ask. Perspective 1 and 3 are below each other. We took all afternoon to fill them out and see if we could get answers directly from Cees-Jan and colleagues (perspective 2).

An impression of what that looked like:

In two weeks we will have make day 3 at the Social Security Bank. That will be uncharted territory for me, fun! We are going to look at the age and partner test in the state pension.

In preparation, I digitized the large board we made on the ground at the Executive Agency of Education. It became a version with questions and a blank version for the Social Security Bank colleagues to fill in themselves. We are going to test this prototype and see if this is already a tool for self-assessment to show as an organization how your algorithm comes about and makes a decision.

Through this miro board, you can better zoom in on the prototype. You can also post comments here, and feedback is welcome!

Prototype of the working method we will soon test with the Social Security Bank

Two questions

You can see that the accountant’s perspective has no questions yet. Here we are still searching. Auditors are very busy around February and March because of wrapping up the previous year. So we haven’t been able to include much input from that side. Do you know more about this or know someone who can help, let me know.

And of course: feedback in general. In this blog, I describe our making process and show the prototype. I’m curious what you think of this and how it would work in your organization. After design day 3, we would like to update our prototype and share it with organizations to use without us for self-assessment. So we want to learn from your findings in turn.

If you would like to help with this, please send me a message. You can do so through maike @ klipklaar.nl or the other known ways. Thanks!

Categorieën
(On)begrepen burgers Een begripvolle toekomst Niet gecategoriseerd

Drie lessen die ik leerde bij de Nationale ombudsman

Samen met een deel van team Gaswinning van de Nationale ombudsman op bezoek in Groningen. Fotograaf Hans Roggen.
https://open.spotify.com/episode/2zATVGOBlWhBtmmKIHKyxh?si=b59c42b20578456b

Mijn laatste weekje bij de Ombudsman gaat in. Een jaar geleden begon ik met allerlei nieuwe vragen die ik wilde leren. De belangrijkste: wat zie je als je een tijdje niet door de oogkleppen van de overheid maar echt vanuit het perspectief van de burger kijkt? In dit blog drie lessen die ik afgelopen jaar leerde.

Oogkleppen af is meer zien

Wanneer je bij de overheid werkt, heb je onbedoeld oogkleppen op. Dat is niet expres, het gebeurt vanzelf. Het is ontzettend moeilijk om de kaders en afspraken die je zo goed kent als ambtenaar, niet in je achterhoofd te hebben als je verhalen van anderen hoort.

Wanneer je de oogkleppen afdoet is het vertrekpunt niet de regeling of de uitvoering ervan, maar de vraag: wat voor samenleving willen we zijn? Wat voor perspectief willen burgers? In welke context speelt hun leven zich af? En dan pas: welke plek heeft de overheid waaronder mijn kleine stukje dienstverlening in dat verhaal?

Een van mijn vragen een jaar geleden was: hoe werken je ervaringen met de overheid door in het leven dat je leidt en het vertrouwen dat je hebt in je toekomst? Waardoor raakt vertrouwen verloren en hoe kan de overheid vertrouwen herstellen?

Ik dook onder andere in de wereld van de gaswinning: scheuren in muren, een discussie over wat veilig is en een gebrek aan perspectief en vertrouwen in instanties. Ik zat bij Groningers in de tuin die hun verhaal deden, stapte in de auto bij mensen die een rondleiding door hun dorp gaven en sloot aan bij cursussen voor zaakbegeleiders en sociaal werkers in het aardbevingsgebied.

Samen met de Nationale ombudsman op werkbezoek in ’t Zandt. Fotograaf Hans Roggen.

Het ging meestal niet over specifieke procedures, soms wel, maar vaker over het vertrouwen in de toekomst. Over kinderen die opgroeien zonder zich prettig te voelen thuis. Over niet weten of je nu wel je huis moet verbouwen, of toch niet. Over achterlopen met onderhoud, misschien wel willen verhuizen, maar kun je het huis nog wel kwijt? Je leven die door een trage overheid in de wachtstand komt. Gemeenschappen die niet alleen te maken hebben met de gevolgen van gaswinning, maar ook met krimp, vergrijzing, sociale problemen en hoge energieprijzen. Maar ook zeker niet alleen kommer en kwel, het leven gaat door. Er worden baby’s geboren, mensen krijgen een nieuwe baan of relatie, zetten zich in voor de buurt en ondertussen wonen we, ja, ik woon er ook, op een van de mooiste stukjes uitgestrekt Nederland.

Als je overheidsdiensten maakt, is het super moeilijk om je te laten leiden door die hele context. Maar ik vond het bevrijdend om de oogkleppen af te doen en vrij naar verhalen te luisteren. Zonder oogkleppen was mijn blik opener en zag ik meer.

Ik durf niet te zeggen dat ik nu een pasklaar antwoord heb op hoe je vertrouwen herstelt. Wel hoe je het kwijt raakt.

Toen ik in maart in Valkenburg was zei een van de bewoners die door de overstromingen dakloos was geworden: “Misschien naïef, maar tijdens de overstromingen kwamen Rutte, de Koning, Grapperhaus hier, en ‘de overheid sprong in de bres’, beloofden ze. Ik geloofde het en dacht ‘we pakken het aan’. Maar nu is er gedoe over wie de rekening betaalt en of de waterschade door horizontaal of verticaal water komt. Ondertussen wil hier nog geen aannemer aan het werk.”

Zo raak je vertrouwen kwijt.

Camille wijst richting De Geul die vorig jaar overstroomde. Zijn huis is nog steeds onbewoonbaar en er lijkt geen schot in de zaak te zitten dat dit binnenkort verandert.

Door erheen te gaan, hoor je de echte verhalen. Je ziet de gevolgen van een beslissing die tot nieuwe problemen leidt die je niet had voorzien. Je leert dit in de praktijk en niet achter je bureau. Luisteren zonder oogkleppen betekent je eigen aannames ter discussie stellen. Niet van te voren altijd de onderzoeksvraag bepalen, maar met een open mind die kant op.

Ik heb er bij DUO eens mee geoefend. Ik vroeg studenten kaartjes te schrijven wat zij vonden dat wij moesten weten. Terug naar kantoor met die kaartjes kreeg ik een ongemakkelijk gevoel. Wat moest ik er nu mee? Over het meeste ‘gingen we niet’. Dat brengt me bij mijn tweede les.

Vanuit het perspectief van de burger is het bij de overheid ruzie en chaos

Bij DUO was ik deel van het systeem, bij de Nationale ombudsman stond ik aan de zijlijn. Je hebt direct beter overzicht, want je kunt het hele veld in een blik overzien. Je ziet direct ook wat een kluwen van spelers en regels het is. Dus of je nu echt goed overzicht hebt, wil ik ook weer niet zeggen.

De overheid is versnipperd en opgeknipt in allerlei losse brokken. Ieder stuk heeft een afgebakende taak of opdracht. Binnen die organisaties is ook van alles opgeknipt en afgebakend. Vanuit organisatieperspectief begrijp ik dat, want je moet ergens structuren maken en grote klussen opknippen zodat het werk behapbaar wordt op het niveau van teams en medewerkers.

De context van de burger is dan wel steeds moeilijker in te passen. De geldstromen waaronder de eigen financiering van organisaties lopen langs die kniplijnen en daarmee ook de verantwoording voor het succes of falen van de opdracht. Die rijke context van de leefwereld van burgers sneuvelt. Want wie kan daar verantwoordelijkheid voor nemen? Of moet ik zeggen: durft?

Het Groninger Gasberaad maakte in 2020 dit overzicht van alle instanties betrokken bij de gevolgen van de gaswinning. Het is inmiddels al weer anders.

Afgelopen jaar sprak ik met allerlei lagen van de overheid. Met medewerkers van verschillende uitvoeringsinstanties die samen in ketens werken, met bestuurders en ook met een paar ministers. Superleuk om zoveel verschillende perspectieven te horen, maar ook verdrietig om te zien hoeveel spraakverwarring er onderling is. En hoeveel wantrouwen er tussen de organisaties is.

Bijvoorbeeld tussen de lokale overheden en het Rijk. Moeilijke problemen worden als hete aardappels heen en weer geschoven. Dat is geen houdbare manier van samenwerken. Hoe moet dat terwijl grote maatschappelijke veranderingen juist vragen om een gezamenlijke aanpak? Zoals bij de energietransitie waar burgers in grote problemen komen met hun energierekening en niet meekunnen in verduurzaming. Of om de generatie die met schulden opgroeit, geen kans maakt op goed wonen en vast werk toch perspectief te geven? Wanneer de klimaatschade straks echt losbarst en fysiek voelbaar is voor de meeste mensen?

Dan hebben we een overheid nodig die goed samenwerkt, goed luistert en openstaat voor feedback van burgers en van elkaar.

Ik ben hier echt van geschrokken.

De overheid heeft ruzie met zichzelf en jij woont nog steeds in je garage. Een bewoner uit Meerssen vertelt hoe hij in de knel raakt met de Wts (Wet tegemoetkoming schade) na de overstromingen vorig jaar.

Ik had het zelf ook niet zo door als Rijksoverheidsmedewerker. Ik vertelde het laatst aan een vriendin van mij die in Groningen bij de gemeente werkt. Ze zei al eens dat ze kon merken aan mijn blogs dat ik bij het Rijk werkte. Haar reactie: ‘goh, je bent wel laat op het feest’. Zij en haar collega’s hadden dat allang door. Dat was dus mijn blinde vlek!

Ik sta liever niet aan de zijlijn

Deze les leerde ik over mezelf. Ik wilde de oogkleppen af en meer leren over het perspectief van de burger, maar vervolgens miste ik inzicht in de dilemma’s van de overheid zelf. Na het maken van aanbevelingen uit onderzoek wilde ik aan de slag. Maar ja, daar ging ik dit keer niet over. Daar is de ombudsman niet van, daar is de overheid zelf aan zet. Terecht, maar jammer voor mij.

Ik wil zelf aan de slag met die ‘wicked problems’. Wicked problems zijn problemen die genetwerkt zijn, waarvan de context continu verandert en die met allerlei tegengestelde belangen te maken hebben. Deze kunnen we alleen aanpakken wanneer we zowel vanuit het perspectief van de burger beginnen om vervolgens vanuit een sterke publieke samenwerking aan de slag te gaan. Het is en en, we hebben beide nodig.

Screenshot uit een presentatie over De energierekening. Dit is het verhaal van Ellen die contact met ons zocht. Ik fotografeerde haar thuis en arceerde in haar beeldverhaal geel hoe ‘haar energietransitie’ eruit ziet.

De laatste weken werkte ik bijvoorbeeld samen met collega’s aan een verhaal over het burgerperspectief in de energietransitie (nog niet online). Voor een goed werkbaar narratief is daar ook het verhaal van de overheid bij nodig en niet alleen van de burger. Het gaat tenslotte om de interactie tussen beiden.

Het gaat erom hoe je vanuit brede maatschappelijke vragen en feedback regelingen ontwerpt, op elkaar laat aansluiten, hoe je beleid daarop kunt afstemmen en zo cyclisch samen met burgers ontwerpt. Eigenlijk hoe wij samen de overheid ontwerpen.

Dat vind ik toch het leukst.